Справка из пенсионного фонда о стаже работы. Как сделать выписку из трудовой книжки, для чего ее берут
Выписка из трудовой книжки - это документ, который содержит ксерокопию либо написанную от руки копию первого (титульного) листа трудовой книжки и других страниц с необходимой информацией. Ее отличие от копии трудовой книжки в том, что выписка содержит копии не всех страниц, а только тех, которые нужны работнику.
Процедура ее получения следующая: выписка выдается на основании заявления работника и приказа руководителя. Выписка из трудовой книжки составляется сотрудником отдела кадров, ответственным за хранение, ведение и выдачу трудовых книжек на фирменном бланке организации.
Как составить выписку из трудовой книжки
Вверху посередине листа пишем наименование документа:
ВЫПИСКА
из трудовой книжки
Ниже указываем следующую информацию о сотруднике, которому выдается выписка:
- серия и номер трудовой книжки;
- фамилия, имя, отчество (полностью);
- дата рождения;
- образование;
- профессия (специальность);
- дата заполнения трудовой книжки.
Затем переходим к заполнению таблицы, в которой указываем в хронологическом порядке сведения о предыдущих местах работы за необходимый период в соответствии с записями в трудовой книжке: дату (число, месяц, год), сведения о приеме на работу, переводе либо увольнении (со ссылкой на статью закона) и основание (документ, его дата и номер).
После записи о приеме на должность в вашу организацию в конце таблице укажите, что работник работает у вас на указанной должности в настоящее время.
Оформление выписки из трудовой книжки
Выписка из трудовой книжки, причем каждый ее лист, заверяется подписью должностного лица с указанием его должности, ФИО и даты, а также печатью организации, которая ее выдала. Листы выписки нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью на прошивке и заверяются подписью сотрудника отдела кадров, который составил данный документ.
Выписка из трудовой книжки - образец заполнения ее можно найти ниже - выдается по требованию работника при необходимости. При этом предпочтительнее выдавать заверенную копию книжки или подготовить выписку из нее, хотя в некоторых случаях сотруднику требуется получить и оригинал.
Ответственность за трудовые книжки
Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, отражены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Руководство оформляет книжку на сотрудника, устроенного на работу на основное место и проработавшего не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Данное правило действует, если ранее документ отсутствовал. Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).
Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала .
В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.
Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника
В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования на новом месте работы и т. д.
Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки . Срок ее выдачи ― не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.
Подробнее о том, как правильно оформить трудовую, можно прочесть в материале .
В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в ПФ для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0.
Образец выписки из трудовой книжки
Получение выписки из трудовой книжки (образец ее разрабатывается фирмой самостоятельно) должно сопровождаться предварительным заявлением работника. Обязательно указание в выписке реквизитов документа, данных сотрудника (Ф. И. О., образование, профессия, год рождения). Затем в хронологическом порядке заносятся сведения о трудовой деятельности ― наименование работодателей, даты приема и увольнения.
Образец выписки из трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.
Итоги
Учитывая, что законодательство не запрещает выдачу оригиналов книжек, однако ответственность в случае потери документа ложится на работодателя, мы рекомендуем, по возможности, выдавать работникам выписки из трудовых. Заверенные должным образом, они дублируют информацию подлинных книжек.
Сотрудникам предприятия иногда могут потребоваться дубликаты документов о трудоустройстве.
Отдел кадров выдает копию трудовой книжки, или выписку, на основании заявления работника и резолюции руководства. Данный бланк предоставляет информацию не о всей трудовой деятельности, а об ее определенном периоде.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
(Москва)
(Санкт-Петербург)
(Регионы)
Это быстро и бесплатно !
Законодательное подспорье
Выписку предоставляют в нескольких случаях:
- для оформления банковского займа или ипотеки (вместе со справкой о доходах);
- для расчета и начисления пенсионных выплат;
- для оформление загранпаспорта.
Российское законодательство регламентирует выдачу документа согласно ст. 62 Трудового Кодекса, по которой он оформляется в трехдневный срок .
В некоторых случаях служащий может не уведомлять работодателя о том, для каких целей нужны сведения. Право работника на доступ к информации о своем трудоустройстве (копия документов) указана в ст. 89 Трудового Кодекса. Согласно п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также Трудовому кодексу, выписка предоставляется бесплатно по заявлению сотрудника.
Составление документа
Копия данных о трудоустройстве за определенный период времени выдается на фирменном бланке предприятия, заверенном печатью. На нем указываются следующие данные:
- название компании (как полное, так и сокращенное);
- юридический адрес организации с почтовым индексом;
- номер налогоплательщика, присвоенный предприятию;
- контактная информация – телефоны, факс и адрес электронной почты.
Внизу прописывается дата, ставится пометка «копия верна» .
Форма выписки – стандартная для всех предприятий:
- название документа указывается по центру бланка;
- после него прописывается серия и номер книжки;
- следующие записи (в столбик, с новой строки) – ФИО сотрудника, дата рождения, образование, занимаемая должность;
- реквизиты компании (или печать) указываются в верхнем углу справа;
- под записями данных о сотруднике указывается дата выдачи копии документа о трудоустройстве;
- после них – таблица, аналогичная графам в трудовой. В нее вписывают данные, нужные работнику. Нельзя нарушать хронологический порядок дат приемов и увольнений. Обязательно условие – наличие номеров и дат приказов об увольнении с должности и приеме на работу. При необходимости указываются поощрения и взыскания.
В последней строке текста нужно указать «работает по настоящее время» . Если документ имеет несколько листов, каждый из них нумеруется и заверяется оригинальной печатью компании. Готовая выписка заверяется личной подписью работника кадрового отдела и печатью.
Порядок оформления
- Для начала сотрудник организации пишет заявление на имя руководителя. Тело документа – это текст, в котором должна быть высказана просьба о выдаче выписки. При необходимости сообщается, зачем она нужна. Обязательно указывается ФИО работника, отдел, где он работает, дата и подпись. Заявление передается руководителю организации.
- Согласие последнего выдается только после рассмотрения просьбы. В зависимости от внутреннего регламента предприятия согласие/несогласие указывается в письменном виде на самом заявлении или в виде печати.
- При положительном ответе на просьбу на заявлении указывается дата ознакомления с ним и подпись вышестоящего руководства. Резолюция предусматривает назначение исполнителя распоряжения руководителя. Чаще всего эти функции исполняет сотрудник отдела кадров, ответственный за учет и хранение трудовых.
- Для этого представителями делопроизводства составляется приказ. Его номер устанавливают в порядке очередности, а дату – днем, когда выдается выписка. Распорядительная часть документа предусматривает полное наименование должности, ФИО работника отдела кадров, выдающего бумагу. Приказ подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью и передается в кадровый отдел.
Юридические тонкости
Сотрудник компании, получивший выписку, должен проверить правильность ее заполнения:
- на каждой странице документа имеется подпись работника кадровой службы, его фамилия и инициалы, а также дата выдачи;
- на каждой из страниц находится печать компании;
- все страницы заверяются подписью начальника отдела кадров;
- обязательно указывается «копия верна»;
- на местах сшивания документа проставлена печать отдела кадров.
Копия данных о трудоустройстве может быть заполнена от руки или создана при помощи оргтехники. Документ действителен в течении одного календарного месяца . При увольнении сотрудника или при переводе его на другую должность выписка считается недействительной.
Выписка из трудовой книжки - образец заполнения должен помочь лицам, которым нужны только частичные данные о предыдущих местах работы. О том, какие требования необходимо выполнить при формировании выписки, и будет рассказано в этой статье.
Отличие выписки из трудовой книжки от ее копии
В делопроизводстве применяется ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введенный в действие 1 марта 2014 года. В нем раскрываются такие термины, как копия документа и выписка из него. Вот их определения:
- Копия - это экземпляр документа, воспроизводящий информацию подлинника.
- Выписка - это копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Важно! Если копия может быть обычной и заверенной, то выписка выдается только в заверенном виде.
Если работнику нужно предоставить кому-то информацию о своей трудовой деятельности, к примеру за последние три года, то полностью копировать трудовую ни к чему. Можно сделать из нее выписку, в которой будет охвачен нужный период.
Форма выписки из трудовой книжки - образец
Выписка должна оформляться на фирменном бланке компании, в которой работает сотрудник. Как уже говорилось выше, выписка заверяется. Делается это следующим образом. Если страница одна, то именно на ней ставит свою подпись лицо, имеющее полномочия оформлять кадровые документы, в том числе и выписку из трудовой, и печать компании.
Если листов получилось несколько, то они прошиваются и нумеруются, а подпись ставится на каждом листе. На последнем листе также делается надпись о количестве листов в выписке, там же ставится подпись заверителя, подкрепляемая печатью компании. Для более детального понимания вопроса о составлении выписки можно ознакомиться с образцами этого документа, размещенными в сети.
Содержание выписки
Скачать форму выписки |
В начале выписки обязательно должны присутствовать данные, содержащиеся на титульной странице трудовой книжки (те, что идут перед таблицей). Затем в выписку вставляется часть таблицы с теми периодами, которые необходимы работнику. Даже если работнику не нужны все записи, а только выборочно, то они должны идти в хронологическом порядке. Если в выписку попадает информация о текущем месте работы, в ней ставится пометка “работает по настоящее время”.
Выписка из трудовой представляет собой копию части информации о том, где трудился сотрудник в определенное время. Сама выписка подлежит обязательному заверению, после чего выдается на руки сотруднику, который в ней нуждался.
При возникновении некоторых ситуаций, требующих подтверждения рабочей деятельности, работник имеет возможность запросить у работодателя соответствующее свидетельство его профессиональной активности. Указанный документ представляет собой своеобразную копию титульного листа рабочего удостоверения трудящегося, а также ее последующих страниц. При этом имеется определенное отличие, которое заключается в том, что в ней содержатся не все страницы, а только некоторые необходимые работнику. Как ее можно сделать, какие особенности и сроки будет рассмотрено далее.
Как сделать выписку из трудовой книжки — образец
Выписка из трудовой книжки имеет определенное оформление, форма которого законом не установлена, однако в 2017 году должна включать в себя следующую информацию:
- Наименование документа;
- Персональные данные работника;
- Серия, номер документа, дата заполнения;
- Информация о профессии и образовании;
- Таблица, в которой прописываются данные из книжки трудящегося с указанных в ней мест работы;
- Печать и подпись представителя, ответственного за оформление.
Важным требованием является указание в последней строке таблицы информации относительно того, что работник далее работает у соответствующего работодателя.
Где взять выписку из трудовой книжки? Сделать ее и получить можно у руководителя, у которого гражданин на данный момент работает. Для составления и последующей выдачи представленного документа наниматель должен получить от работника надлежащее заявление. После чего составляется приказ о выдаче и в последующие три дня отдел кадров обязан его предъявить владельцу.
Для чего нужна выписка из трудовой книжки?
Заверенная выписка из трудовой книжки в РФ может требоваться в разных ситуациях, таких как:
- Получение кредита;
- Трудоустройство на работу;
- Оформление выхода на заслуженный отдых;
- Для получения некоторых пособий;
- Оформление загранпаспорта;
- Оформление визы.
В этих случаях важным является предоставление необходимых сведений о работе гражданина. Предъявлять оригинал удостоверения трудящегося для этого не обязательно, а можно сделать должным образом дубликат документа, свидетельствующий о рабочей деятельности.
Выписка из трудовой книжки о последнем месте работы
Иногда выписка из трудовой книжки может понадобиться для предоставления информации о последнем месте службы. В этом случае бланк заполняется стандартным образом, включая все необходимые данные. Здесь следует учитывать, что информация о работе будет содержать только один пункт. Следует помнить, что для получения подобного документа в письменном обращении требуется указать причину, по которой по которой появилась необходимость оформить данное свидетельство.
Выписка из трудовой книжки для загранпаспорта
При намерении оформить загранпаспорт гражданин в качестве одного из документов должен предоставить трудовую книжку. Если он не работает, то с легкостью сможет это сделать. Однако, при трудоустройстве она находится на хранении у работодателя, поэтому здесь необходимо предоставление копии с указанием стажа работы за последние 10 лет. Представленный акт не будет необходим только тогда, когда документы подаются в электронном формате.
Выписка о трудовом стаже в Пенсионный Фонд
Главным критерием для расчета размера пенсии является сумма, поступающая на индивидуальный лицевой счет гражданина, официально работающего. Следует иметь в виду, что в данном процессе важны не только начисления от работодателя, но и страховой стаж, который был накоплен работником. Для этого одним из первостепенных документов для предоставления Пенсионный Фонд считается выписка, которая должна содержать полные сведения о рабочей деятельности сотрудника, входящей в его страховой стаж.
Срок действия выписки из трудовой
В первую очередь, чтобы копия имела законную силу, ее необходимо правильно оформить и заверить. В этом случае работник сможет ею воспользоваться в течение одного месяца. Срок ее действия также может сократиться ввиду неактуальности данных. Это связано с тем, что в оригинал документа могут быть внесены новые записи, которые сделают выписку из трудовой книжки неверной в связи с отсутствием полной информации.
Заявление на получение выписки из трудовой книжки
Заявление работника является основополагающей причиной для выдачи необходимых сведений о месте службы и общей профессиональной деятельности. Структура обращения должна соответствовать следующему алгоритму:
- Обозначается должность и ФИО работодателя, а далее сотрудника;
- Наименование документа;
- Просьба о выдаче копии, основываясь на ст. 62 ТК РФ ;
- Описание сведений, которые нужно включить;
- Дата и подпись.