Корпоративная библиотека делает чтение доступным каждому

Сотруднику не надо покупать книгу и переживать муки выбора. В библиотеке уже собрано то, что полезно и пригодится в работе.

Корпоративная библиотека - первый шаг к системе обучения

В нашей компании у каждого сотрудника есть индивидуальный план развития. Там прописано, каких целей он должен достичь через месяц и квартал. Книги - один из инструментов их наряду с внутренним обучением и менторством.

Корпоративная библиотека ускоряет процесс получения знаний

Если компания нацелена на рост и развитие, вы просто обязаны быстро накапливать, осваивать и передавать знания. Регулярное чтение книг позволяет создать атмосферу, в которой постоянное обучение и самообразование - естественный процесс.

С чего начать

1. Соберите первую полку

Скорее всего, это получится стихийно. Расскажите о ней сотрудникам, проследите за их реакцией. Предложите несколько , которые точно заинтересуют наиболее деятельных работников.

У нас всё началось с того, что мы стали собирать в кабинете отдела HR раздаточные материалы с тренингов, которые проводились в компании. Со временем людей, которые заходили за материалами и спрашивали дополнительную литературу, становилось всё больше. Мы поняли, что пора собирать собственную библиотеку.

2. Назначьте ответственного за проект - куратора библиотеки

Мы назначили сотрудника отдела HR. Разумеется, это не основная его деятельность, но если книгами заведует один специалист, то со временем он становится настоящим экспертом и может подобрать книгу любому сотруднику под любые цели.

3. Определите основные рубрики библиотеки

Как правило, они соответствуют роду деятельности компании. Собирайте обратную связь, выясняйте, каких книг не хватает, прислушивайтесь к мнению сотрудников. Сначала в нашей библиотеке были исключительно книги по интернет-маркетингу. Со временем там стало всё больше изданий по менеджменту, управлению процессами, саморазвитию и .

4. Выделите бюджет на закупку книг

Важно учитывать, что некоторые книги стоят 300 рублей, а некоторые, например по программированию или англоязычные по менеджменту, - до 1,5–2 тысяч без учёта доставки.

Список новинок для закупки формируют сами сотрудники: рассказывают куратору, как та или иная книга поможет в работе им и коллегам. А дальше куратор расставляет приоритеты по закупке в рамках бюджета.

5. Организуйте место для хранения книг

Все книги мы выдаём на руки, отдельного помещения под читальный зал не требуется. Поэтому компактные стеллажи расположены вдоль стены в кабинете HR и . Плюс такой организации в том, что куратор, специалист по обучению и развитию персонала, в свободное от работы с библиотекой время занимается своими делами вместе с коллегами из HR.

Как автоматизировать процесс

1. Введите учёт книг, даже если библиотека небольшая

Куратор должен отслеживать срок нахождения книги у сотрудника и отправлять напоминание: «Не забудьте сдать книгу». В небольшой компании рассылку с просьбой оставить отзыв также можно отправлять вручную, главное - вести эту работу системно. Первое время наша библиотека существовала только офлайн. Нужно было прийти, выбрать книгу, а сотрудник библиотеки (куратор) делал отметку в Excel.

2. Будьте готовы к росту библиотеки и усложнению системы

В 2011 году у библиотеки появилась технологическая оболочка - аналог электронного каталога с системой учёта. Мы создали новый раздел на корпоративном портале - систему, с помощью которой автоматизировали процесс заказа и отслеживания книг, привязали её к базе данных всех изданий. Как только новый экземпляр прибывает в библиотеку, ему присваивают идентификатор и заносят в реестр и базу данных. Затем книга появляется на главной странице корпоративного портала в разделе новинок. Туда же попадают , которые мы закупаем, если бумажные слишком дорогие или редкие.

3. Организуйте очередь на книги

Свободна - куратору приходит письмо, что книгу надо отправить сотруднику в один из офисов. Нет - сотрудник попадает в электронную очередь и ждёт, пока книга освободится.

Организовать очередь на книги можно в Excel или « », но это будет сложнее. В небольшой компании сотрудники сами могут договариваться, кому передать книгу после прочтения. Главное, чтобы о смене читателя сообщали куратору. Можно ввести лист ожидания по наиболее популярным книгам, куда сотрудники сами будут вписывать имена и вычёркивать их перед сдачей книги.

4. Заказывайте дополнительные экземпляры популярных книг

Если на какую-либо книгу постоянно большая очередь (не только в первые месяцы после её заказа), нашему куратору приходит уведомление. При наличии большого числа положительных отзывов, если книга действительно полезна, заказываются дополнительные экземпляры.

Как поддерживать эффективную работу библиотеки

Самого наличия библиотеки недостаточно. Все сотрудники должны о ней знать, видеть постоянные обновления, понимать, что коллеги читают, обмениваются опытом.

1. Организуйте систему отзывов

Как только сотрудник вернул книгу, он получает письмо с благодарностью и просьбой оставить отзыв. Отзывы от людей со схожим информационным полем позволяют другим понять, насколько полезна для них эта книга. Можно задать вопросы автору рецензии, уточнить детали или обсудить уже прочитанное издание.

2. Обсуждайте прочитанные книги

При отсутствии корпоративной электронной площадки введите правило регулярно встречаться и обсуждать прочитанные книги. Конкретные издания могут быть указаны в плане развития сотрудника либо рекомендованы для того или иного отдела.

3. Рассказывайте о новостях библиотеки

У нас для информирования в ежемесячном дайджесте новостей есть специальный раздел. Там публикуются новинки, подборки самых востребованной литературы или обзоры по версии одного из сотрудников. Иногда персональные подборки сотрудников попадают в корпоративный блог.

4. Оформите стеллажи библиотеки

Так, чтобы хотелось полистать книги и поговорить с куратором. Самые актуальные рубрики разместите на уровне глаз - специально для тех, кто зашёл в кабинет HR по своим делам, чтобы человек наверняка не прошёл мимо популярных изданий. Расставьте на полках яркие мелочи: привлекайте внимание, пусть сотрудник задержится подольше, полистает и выберет книгу.

5. Учитывайте риски

Книги часто задерживают, даже если дать на прочтение минимум месяц. Напоминания нужно отправлять и специалистам, и топ-менеджменту. Если не работают стандартные уведомления, то куратор библиотеки пишет сообщения лично спустя пару месяцев. Иногда книги рвутся, реже сотрудники теряют их. Это значит, что популярную книгу надо будет заказать вне очереди.

Если ничего не упустить, библиотека, производимый ею эффект и достигаемые результаты будут подобны снежному кому: с одной стороны, компания инвестирует в обучение, создаёт среду для развития сотрудников, с другой - сотрудники вкладывают силы и время в саморазвитие, стремятся к новому и подают пример другим коллегам.

Многие компании, вне зависимости от численности сотрудников, все больше внимания уделяют корпоративной культуре. Руководство организует досуг работников, корпоративы, тимбилдинги, проводит психологические тренинги, образовательные семинары, курсы по повышению квалификации. Однако пока незаслуженно мало внимания уделяется созданию корпоративных библиотек, а ведь они решают множество задач: повышение профессионального уровня сотрудников, опосредованное внедрение корпоративных стандартов,оптимизация затрат компании на обучение персонала, стимулирование самообразования, формирование обучающей среды, отбор лучших профессиональных практик и технологий, помощь сотрудникам в реализации новых бизнес-проектов и т. д. Корпоративная библиотека – крайне эффективный и при этом недорогой инструмент развития персонала и бизнеса в целом.

Существует два пути создания такой библиотеки: в «бумажном» и электронном виде. Отметим, однако, что для классической «бумажной» библиотеки необходимо найти место, да и бизнес-книги в традиционном формате сейчас – не самое дешёвое удовольствие. Другой способ – организовать для компании корпоративную библиотеку с электронными изданиями. Это решение представляется более современным и удачным ввиду удобства и скорости формирования библиотеки, лёгкости доступа персонала к контенту и отсутствия необходимости поиска дополнительной офисной площади для размещения всего массива информации, а также более бюджетным – электронные книги стоят существенно, порой в разы дешевле обычных.

Однако при формировании электронной библиотеки организация может столкнуться с определёнными сложностями. Многие компании заблуждаются, считая, что, покупая электронный контент, они получают право распространять и предоставлять его в пользование своим сотрудникам. Это прямое нарушение Гражданского кодекса (ГК) РФ, предусматривающего ответственность за нарушение авторских прав на используемые произведения.

В соответствии со статьями 1225 и 1259 ГК РФ литературное произведение является объектом авторских прав и охраняется законом. Статья 1270 ГК РФ предоставляет право использовать произведение только самому автору или лицу, которому были переданы такие права посредством лицензионного договора. Более того, отсутствие запрета не считается согласием или разрешением правообладателя на использование произведения. Использование произведения, если оно осуществляется без согласия правообладателя, является незаконным и влечет за собой ответственность.

Разъясним это на простом примере. Предположим, что сотрудник компании скачивает файл с литературным произведением на свой ПК и далее размещает его, к примеру, на локальном диске компании, к которому имеют доступ и другие сотрудники, или рассылает его на электронные адреса коллегам. Само по себе скачивание и хранение файла с электронной книгой не является правонарушением, т. к. считается использованием для личных целей. Однако предоставление доступа к такому файлу другим пользователям уже будет нарушением авторских прав. Ответственность же за такое незаконное использование будет нести компания. Согласно ст. 1068 ГК РФ юридическое лицо возмещает вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей. Поэтому важно помнить, что, скачивая то или иное произведение без заключения договора, вы не приобретаете права на дальнейшее распространение или тиражирование этого произведения, а можете использовать его только в личных целях.

Закон допускает без согласия автора или иного правообладателя воспроизведение, осуществляемое только гражданином и только в личных целях, под которыми по смыслу статьи 1273 ГК РФ понимается последующее некоммерческое использование соответствующего экземпляра для удовлетворения собственных потребностей или потребностей обычного круга семьи этого гражданина. В Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 19.06.2006 N 15 разъясняется, что при отнесении того или иного лица к обычному кругу лиц семьи необходимо учитывать родственные отношения и личные связи, периоды общения, характер взаимоотношений и иные обстоятельства. Таким образом, гражданин может для собственной надобности и потребностей близкого круга лиц, не связанных с коммерческой деятельностью, сделать копию произведения в любой форме, в том числе и в электронной.

Зачастую руководство компании, давая специалисту команду «накачать» из Сети электронных книг по списку, даже не задумывается, что тем самым нарушает закон. Однако ситуация с полученными таким образом электронными книгами совершенно аналогична использованию нелицензионного софта – сейчас уже каждый понимает, что, устанавливая «ломаную» копию MicrosoftOffice, он тем самым нарушает интеллектуальные права. Меж тем правообладатель результата любой интеллектуальной деятельности, будь то литературное произведение, компьютерное программное обеспечение или кинофильм, имеет право на вознаграждение за использование его третьими лицами.

Более широкими полномочиями свободного использования произведений ст. 1275 ГК РФ наделяет общественные библиотеки, архивы и образовательные организации. Так, публичные библиотеки и архивы при условии отсутствия цели извлечения прибыли вправе без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения предоставлять во временное безвозмездное пользование оригиналы или экземпляры произведений, правомерно введенные в гражданский оборот. При этом экземпляры произведений в электронной форме могут предоставляться во временное безвозмездное пользование только в помещении библиотеки или архива при условии исключения возможности дальнейшего создания копий произведений в электронной форме.

Для того чтобы правомерно использовать литературные произведения, организация должна иметь на это соответствующие права. Существуют несколько законных способов приобретения таких прав корпоративными клиентами.

Самым очевидным способом для компании представляется заключение лицензионных договоров с обладателем авторских прав (часто такими правообладателями выступают издательства). Договор предполагает передачу определенных прав на использование объектов интеллектуальной собственности (в нашем случае литературных произведений) с выплатой вознаграждения правообладателю. Однако у этого способа есть один существенный недостаток: компании придется заключать договоры с несколькими правообладателями, а это процесс достаточно трудоемкий и длительный.

Однако есть и более простые способы легального использования литературных произведений. Существуют интернет-сервисы, специализирующиеся на агрегации легального литературного контента от многих издательств. Подобные сервисы обладают всеми правами на представленные в их каталогах произведения и предлагают своим клиентам различные варианты использования электронного контента.

Некоторые из таких сервисов используют в работе с корпоративными заказчиками схему, схожую с привычной библиотечной. Заказчик заключает договор и получает доступ к базе литературных произведений, после чего ему предоставляются особые электронные читательские билеты, которые он передает своим сотрудникам. Работники через сайт или мобильные приложения сервиса, введя данные читательского билета, получают корпоративный доступ к базе литературных произведений сервиса и могут сами выбирать для себя актуальную литературу. Компания же оплачивает только те произведения, которыми сотрудники фактически воспользовались. Причем, оплачивая какое-либо литературное произведение, заказчик может предоставить его в пользование только одному сотруднику в один момент времени. Впоследствии другой работник сможет воспользоваться этой же книгой, и её не нужно уже будет оплачивать повторно. Если же это произведение необходимо одновременно нескольким сотрудникам, компания оплачивает необходимое количество одновременных доступов к данной книге. Такой вариант сотрудничества, к примеру, предлагает компания «ЛитРес ».

Существуют и подписные схемы, удобные для создания корпоративных библиотек. Например, MyBook предлагает заказчику неограниченный доступ ко всем деловым или художественным произведениям в каталоге (более 50 тысяч наименований) на конкретный промежуток времени за фиксированную стоимость. Цена подписки рассчитывается исходя из количества сотрудников компании, которые будут использовать корпоративную библиотеку Таким образом, компания один раз «покупает» библиотеку и легально использует её в течение всего срока подписки.

Таковы наиболее распространённые сегодня законные способы создания корпоративной библиотеки. Руководителям необходимо помнить, что за незаконное использование электронных книг Гражданский Кодекс РФ предусматривает ответственность в виде возмещения убытков или выплаты компенсации в размере от 10 тыс. до 5 млн рублей либо в двукратном размере стоимости права использования произведения. Будьте внимательны и обращайтесь за услугой создания корпоративной библиотеки к профессионалам.

Помощник юрисконсульта НП «АЗАПИ» Гаянэ Давтян

Находящаяся в распоряжении сотрудников компании библиотека, в которой систематизирована полезная для работы информация, может стать действенным инструментом управления персоналом (особенно в области повышения его профессионального уровня и личностного развития). Конечно, если к вопросу формирования и функционирования библиотеки подойти правильно…

После пятнадцатилетнего перерыва вновь появляется интерес к созданию корпоративных библиотек. С одной стороны, внимание к этой теме обусловлено логикой развития бизнеса: цель корпоративной библиотеки - сэкономить время и средства компании при поиске нужной информации. С усилением конкуренции роль интеллектуального капитала растет, в то же время при постоянной ротации кадров существует реальная угроза утери знаний. Одним из способов достижения стабильности в таких условиях становится информационно-аналитическое обеспечение деятельности организации, трансформация корпоративной библиотеки в информационный центр. Опора на собственную информационную базу дает компаниям возможность проводить маркетинговые исследования, анализировать специфику отрасли и требования рынка, развивать свой персонал. С другой стороны, происходит встречное интенсивное развитие рынков бизнес-информации, бизнес-литературы, бизнес-образования.

Удобные возможности для навигации в море информационных ресурсов, аналитической работы с огромным количеством данных и концентрации знаний появляются именно с созданием или расширением собственных информационных центров или библиотек. Вот почему многие компании и крупные корпорации выделяют это направление как одно из приоритетных в рамках работы по совершенствованию внутренних коммуникаций и развития персонала. Пожалуй, одним из самых показательных примеров является сеть Центров международной торговли (ЦМТ), представленных во всех странах мира, - в стандарт организационной структуры его филиалов обязательно включена библиотека.

Убеждать руководителей компаний в необходимости и полезности корпоративных библиотек уже не нужно, практически все только «за». Однако для того, чтобы «центр знаний» действительно стал инструментом - обучения и развития корпоративной культуры, следует отказаться от широко распространенных иллюзий (из-за которых можно разочароваться в хорошей идее).

Иллюзия первая: корпоративная библиотека - это несколько полок с хорошими книгами. Следует провести их опись, завести читательские формуляры и выдавать литературу сотрудникам по требованию. При таком отношении фонды расширяются, а вот с возвратом книг - проблема. Часто нужную информацию невозможно найти либо оперативно получить, «расползающееся» библиотечное имущество вернуть трудно, в результате энтузиазм и желание заниматься корпоративной библиотекой исчезают.

Иллюзия вторая: корпоративная библиотека - это несколько полок с материалами отраслевых семинаров и конференций, раздаточных материалов с тренингов и семинаров, в которых принимали участие специалисты компании. Действительно, материалы конференций - это стратегически важная информация, отражающая состояние отрасли. Но наряду с прочими трудностями формирования подобной коллекции отметим, что информация (особенно в наукоемких областях) быстро устаревает, поэтому спрос на литературу подобного рода невелик. Что касается раздаточных материалов тренингов и семинаров, то их востребованность ограничена рамками занятий по той или иной теме. Библиотека в таком случае превращается в фикцию.

Иллюзия третья: корпоративная библиотека - это современные базы данных, онлайновый доступ к которым предоставляет сотрудникам компании новые возможности для саморазвития и самосовершенствования.

Электронные базы данных - отличная идея, однако практика работы показала, что без разработки специальной навигации, продуманной организации доступа, наконец, без помощи администратора интерес сотрудников к такому информационному центру компании весьма невысок. Отдача, соответственно, тоже.

Какими же должны быть шаги навстречу настоящей корпоративной библиотеке - эффективному инструменту развития бизнеса? Первый шаг начинается с четкого определения задач . Как эти задачи могут быть сформулированы? Обратимся к примерам и опыту советских времен. В этот период, подзабытый взрослыми и неизвестный молодым работникам, в каждом НИИ, на крупном заводе, в организациях самого разного профиля библиотеки обязательно существовали как отдельные структурные подразделения. Мало того, в одной организации обычно было две библиотеки. Научно-техническая ориентировалась на технологические и управленческие аспекты деятельности, накапливала информацию о состоянии отрасли. В ее фондах хранились общие и отраслевые ГОСТы, СНиПы, патентная, нормативная, договорная документация и т. п. Как правило, работала еще и профсоюзная библиотека, которая помогала организовать досуг (как сказали бы теперь, поддерживала корпоративную культуру организации). В фондах профсоюзной библиотеки были широко представлены художественная литература, литература для досуга и самообразования, методические разработки пропагандистской направленности. К сожалению, в 90-е годы прошлого века в период реформ и конверсии большинство отечественных предприятий сократили финансирование научно-технических библиотек до уровня выживания, а многие профсоюзные библиотеки ликвидировали. Очевидно, логика оптимизации расходных статей бюджета для развития бизнеса требует передачи непрофильных подразделений, таких как досуговая библиотека, на аутсорсинг. Но что касается научно-технической библиотеки, то она компании необходима , поскольку обеспечивает важнейшие процессы: исследовательские, маркетинговые, образовательные.

Поэтому первым шагом при разработке концепции новой или реформирования старой библиотеки должен быть выбор направления деятельности (одного или нескольких). В рамках специализации определяются все основные параметры и принципы дальнейшего функционирования корпоративной библиотеки.

Принятие решения о создании нового информационного подразделения потребует своеобразной «инвентаризации» его функций для предупреждения возможного дублирования их другими отделами. Может оказаться, что отдел маркетинга, служба управления персоналом, департамент обучения уже давно собирают собственные библиотечки. В таком случае необходимо определить, стоит ли создавать библиотеку как новое подразделение, передавая ей часть функций и полномочий имеющихся «малых» библиотек, либо лучше укрепить ту информационно-аналитическую (по сути, «библиотечную») работу, которая уже проводится в функциональных подразделениях, и сделать «микрофонды» отделов доступными для всех сотрудников.

После того как выбор сделан, следует второй шаг : определение основных задач корпоративной библиотеки (информационного центра).

Задача первая (внутренняя): ресурсное обеспечение корпоративной библиотеки, что обычно связывают с комплектацией, предоставлением помещения и укомплектованием штата. Формирование фонда определяется целым рядом факторов. Прежде всего, подбор материала должен быть нацелен на решение задач компании. Поэтому требуется, чтобы тематическая литература обеспечивала информацией определенные направления работы (например, управленческие процессы, производство, сбыт, повышение конкурентоспособности продуктов или услуг), а не только служила ознакомлению руководства или сотрудников с новинками. Очевидно, составление плана комплектации корпоративного информационного центра требует знания современного книжного рынка и учета его особенностей.

По оценке экспертов, сегодня на рынке специализированных изданий и СМИ сохраняется высокая потребность в профессиональных изданиях, посвященных технологическим аспектам производства, при заметном их дефиците. В то же время рынок до такой степени переполнен профессиональными и популярными изданиями по управлению, что подбор литературы по данному направлению действительно потребует высокой квалификации, поскольку эти книги отражают противоречивые концепции и подходы.

К решению задачи ресурсного обеспечения корпоративной библиотеки отнесем также формирование реалистичного бюджета, учитывающего все направления деятельности, а также привлечение квалифицированных специалистов. Выход за рамки одной-двух полок с «информационными сокровищами» потребует введения отдельной должности (или нескольких), разработки «модели» фонда, выбора программного обеспечения для обработки информации и обслуживания посетителей. Расширение штата или перенос ряда функций в режим консультаций (на аутсорсинг) зависит от масштаба деятельности и задач, поставленных перед корпоративной библиотекой.

Как только направления деятельности нового структурного подразделения и принципы его организации будут определены, обязательно возникнет вопрос о кадровом обеспечении. Особенно остро вопрос о квалификации «информационных» специалистов встает перед организациями, впервые приступающими к реализации проекта создания информационно-аналитической службы. Однако нередко проблемы переподготовки кадров возникают и в случае реорганизации уже имеющейся библиотеки.

В нашем обществе до сих пор существует устойчивый стереотип, что информационный поиск, анализ и сервис не требуют специальной квалификации. Нередко на новые вакансии специалистов «по информации» претендуют секретари, референты или делопроизводители (люди с филологическим и другим гуманитарным образованием). Опыт показывает, что такого уровня квалификации, как правило, недостаточно. Для работы в информационном центре сотрудники обязаны владеть специальными знаниями в области отраслевого анализа, современных технологий поиска информации, информационного сервиса. Они должны организовать работу корпоративной библиотеки, поэтому при подборе специалистов следует учесть особенности квалификационных требований и предусмотреть целевую подготовку или переподготовку работников.

Комплектация библиотечных фондов требует колоссальных усилий, но этим работа не ограничивается. Не менее важные задачи информационного центра - поиск, сбор, систематизация и хранение информации, обслуживание посетителей и организация доступа к данным.

Задача вторая (внешняя): информационное обслуживание. В его основе лежит организация системы доступа к информации, определение количественных показателей эффективности труда. Разработка такой системы включает выбор целевых групп, определение очередности и приоритетности в предоставлении информационных сервисов.

Стоит отметить, что система организации доступа к информации всегда неразрывно связана с вопросом обеспечения стратегической безопасности компании. Содержащаяся в корпоративной библиотеке информация является материалом для аналитической деятельности, основой для принятия управленческих решений и организационного развития. Поскольку эти данные могут содержать коммерческую тайну, доступ к ней в полном объеме для внешних пользователей должен быть закрыт, а для сотрудников - ограничен в соответствии с установленным правом доступа.

Хочу обратить внимание на важность «разведения» задач информационного центра на внутреннюю и внешнюю. Прежде всего, это необходимо, чтобы читатели и все заинтересованные специалисты понимали: вопросами комплектации и хранения фонда как такового организация работы библиотеки не исчерпывается. И снова возвращаемся к принципиальному вопросу: пока компания не определит назначение и статус своего информационного центра, говорить о методах его наполнения преждевременно.

Есть еще одна особенность работы корпоративной библиотеки: качество ее функционирования в первую очередь оценивается качеством предоставляемого сервиса . А ставка на сервис требует разработки четких процедур, стандартизации услуг, хорошего технического оснащения. И, конечно же, рабочих рук, усилий, желания.

Для того чтобы полки с книгами превратились в корпоративную библиотеку и работали на результат - повышение конкурентоспособности компании, рост ее активов - потребуется многое продумать и подготовить: определить приоритеты, поставить задачи, сформулировать требования к технологическому, содержательному, организационному наполнению, подготовить персонал… Только в результате реализации комплексного проекта книгохранилище и базы данных компании станут реальным инструментом для бизнеса.

• Кадровая политика, Корпоративная культура

Поскольку корпоративная библиотека - это инструмент для решения задач бизнеса, а не игрушка для HR-отдела - хотя лично для меня это супер-игрушка,- подойдем к внедрению системно: от создания команды проекта до масштабной программы формирования моды на чтение.

Сначала мы, разумеется бесплатно, тестируем продукт и убеждаемся (и убеждаем руководство), что он нам подходит. С точки зрения расходов - на электронную корпоративную библиотеку очень скромные, по сравнению со стоимостью бумажных книг (с тренингами я даже не сравниваю). В пересчете на одного человека в год - это примерно восемьсот рублей. Поэтому предполагаю, в ваш бюджет они поместятся.

Итак, договор с провайдером подписан, права вам переданы в полном объеме, и мы начинаем!

Назначаем менеджера проекта: у корпоративной библиотеки должен быть владелец - как правило HR-менеджер, отвечающий за обучение и развитие. Но, возможно, это будет один из ваших кадровых резервистов - так вы убьете двух зайцев: и управленческую площадку для практики предоставите, и вовлечете в проект сотрудников других подразделений.

Заручаемся поддержкой топ-менеджеров и руководителей ключевых подразделений, заинтересованных в обучении их сотрудников. Этот этап не пропускаем ни в коем случае. Более того, наши топы время от времени наравне с рядовыми сотрудниками сообщают, какую книгу они сейчас читают, делятся цитатами и мыслями, участвуют в викторинах («библиотекари» даже могут им слегка помогатьJ).

Формируем команду проекта и распределяем функции, ведь успех проекта на 80% зависит от команды. В нее обязательно войдут специалист, отвечающий в компании за внутренний PR, специалист по обучению и развитию и два-три драйвовых лидера мнений.

Назначаем администратора библиотеки, который следит за статистикой: он видит всех читателей, их прогресс, а также результаты тестирования по прочитанному.

Заручаемся поддержкой руководителя IT-направления. Хотя техническая установка корпоративных библиотек четвертого поколения элементарна, все же у сотрудников могут возникать вопросы, и им может потребоваться техпомощь.

Выбираем агентов перемен: привлекаемк сотрудничеству внутренних экспертов, неформальных лидеров, «носителей знаний» в компании.

Проводим пилотный проект для сотрудников ключевого подразделения с масштабным пиаром: как им библиотека нравится, как это полезно, что нового и интересного они узнали, как удобно и прочее.

И, наконец, самое важное, главный фактор успеха - создаемв компании моду на чтение. Этот пункт распишу подробно.

Создание моды на чтение

Как любому новому проекту, корпоративной библиотеке необходима поддержка. Если книги не читают, не обсуждают, а сотрудники не увеличивают свою эффективность, то можно считать, что внедрение провалилось. Что же сделать для того, чтобы все сотрудники у нас начали читать и, более того, применять прочитанное на практике?

Книги и материалы в электронной корпоративной библиотеке можно условно разделить на несколько типов: адаптационные, продуктовые, по стандартам и бизнес-процессам, на знание конкретных предметов (маркетинг, HR, логистика, юридические темы, финансы), soft skills (продажи, переговоры, работа в команде). Выбираем, мода на чтение какого типа материалов нам важнее, и разрабатываем соответствующие акции. К примеру, если у нас плоховато делос изучением стандартов, уместно устроить тесты или экзамены. А если речь идет о чтении книг по предмету или личному развитию - важнейшую роль мы отведемвнутреннему PRу: новости, анонсы, трейлеры книг, викторины, награды, рейтинги, поздравления.

Но давайте по пунктам.

• В течение месяца сотрудники читают одну важную для компании книгу, после чего мы собираем их в круги, где обсуждаем: а) основные идеи книги, б) фишки и лайфхаки, которые можно применить у нас. И в идеале выходим с планом-графиком их внедрения.
• Выбираем десять лидеров мнений в компании. Вместе с ними выбираем десять самых интересных новинок деловой литературы (важно: книги должны быть на достаточно широкие темы: маркетинг, менеджмент, биографии, личностное развитие.) Т.е. каждому достается по одному названию. Сообщаем, что через месяц каждый должен за пять минут рассказать, о чем прочитанная книга и какие полезные идеи из нее можно внедрить в вашей компании. Пять минут презентации на каждую книгу, и за час каждый из десяти участников получает:

— обзор девяти книг (прекрасное общее развитие);
— неформальное общение с коллегами;
— идеи для своего направления и развития компании;

— фан (надеемся, докладчики будут стараться рассказывать интересно и весело);

— пиар на всю компанию - вызываем у всех сотрудников компании желание сделать такой же клуб в своем подразделении.

Если вы практикуете еще какие-то фишки, мы расскажем о них в следующих материалах по корпоративным библиотекам.

А теперь давайте сверимся. Мы сделали все правильно, если библиотека:

• помогает решать реальные задачи бизнеса,
• ускоряет процессы обучения,
• закрепляет знания, полученные на семинарах и тренингах,
• позволяет оперативно и мобильно получить доступ к необходимой информации,
• обновляется и соответствует текущим потребностям компании,
• интересна пользователям,
• сокращает затраты на обучение
• формирует у сотрудников гордость за компанию и за свою принадлежность к читающему корпоративному сообществу.

Юлия Чемеринская, HR-Академия

Сегодня, когда во всех сферах бизнеса нужны классные специалисты, корпоративные библиотеки становятся действенным инструментом повышения квалификации персонала. Держать постоянно обновляемый книжный фонд оказывается выгодно. С его помощью оптимизируются расходы на обучение: во-первых, даже совсем небольшая, но правильно подобранная коллекция изданий способна удовлетворить основные потребности сотрудников в получении информации, во-вторых, становится доступным получение знаний на месте, что называется, без отрыва от производства. К тому же книга - это «товар многоразового использования». Ее читают и по мере необходимости перечитывают, освежая знания, обнаруживая новые нюансы. Ее рекомендуют коллегам, на нее ссылаются в переговорах с клиентами.

Библиотеки необходимы компаниям, которые заинтересованы в профессиональном росте и мотивации сотрудников. Это не просто книгохранилище, не просто место, где работник будет оперативно получать дополнительную информацию по теме, которая его интересует (возможно, он оценит заботу фирмы, теперь ему не придется бегать по книжным магазинам в поисках нужной литературы и тратить собственные деньги). Это банк знаний, фундамент развития обучающейся организации, ее корпоративной культуры.

Цель корпоративной библиотеки - сэкономить время и средства компании при поиске нужной информации.

Вот почему многие компании и крупные корпорации выделяют это направление как одно из приоритетных в рамках работы по совершенствованию внутренних коммуникаций и развития персонала.

В словарях и энциклопедиях определение современных корпоративных библиотек звучит примерно так: корпоративная библиотека - важная часть системы образования сотрудников внутри компании. Она дает возможность любому человеку развивать свои компетенции неотрывно от выполнения своих должностных обязанностей, а также всегда иметь под рукой необходимую практическую и теоретическую информацию для повышения качества и эффективности собственной работы

Люди читают бизнес - литературу для того, чтобы:

Быстро найти решение конкретной задачи;
- Найти что-то полезное для профессионального роста, обновления компетенции;
- Легче справляться с текущей работой;
- Изучить историю успеха ведущих мировых компаний и их лидеров;
- Быть в курсе современных бизнес - тенденций.

В советское время библиотеки были обязательным подразделением каждого НИИ, крупного завода, фабрики. Причем обслуживали они два направления: «технологические и управленческие аспекты деятельности предприятия» и «воспитание, досуг, самообразование» (так называемая «профсоюзная» библиотека). И хотя в те времена понятие «корпоратив» не существовало, именно эти библиотеки стали прообразом сегодняшних корпоративных библиотек. К сожалению, в 90-е годы отечественные производства в основном упадок, финансирование библиотек сократили, а многие книгохранилищ были вообще ликвидированы. И вот, после пятнадцатилетнего перерыва, с возрождением экономики, центры, которые аккумулируют специфическую информацию, вновь обрели актуальность.

Корпоративная библиотека компании Виконда
Корпоративная библиотека существует в компании Виконда уже более 5 лет. Все начиналось с нескольких книг, которые приобрели для себя руководителя компании. На сегодняшний день библиотека насчитывает 56 книг и их количество постоянно растет.

Для чего нужна корпоративная библиотека? Главные задачи и цели корпоративной библиотеки сводятся к следующему:

Повышение профессионального уровня сотрудников;
- Источник эффективных управленческих решений;
- Роль коллектора лучших практик в организации;
- Опосредованное внедрение корпоративных стандартов (причем неформальными методами);
- Инициирование самообразования;
- Формирование учебной среды;
- Отбор лучших профессиональных практик, технологий;
- Повышение лояльности сотрудников-контент корпоративной библиотеки позволит сотрудникам почувствовать заботу компании.

Корпоративные библиотеки бывают разные. С точки зрения целевого назначения они подразделяются на информационно-справочные, развивающие функциональные компетенции сотрудников, и развлекательные. По форме могут быть «бумажными», электронными и комбинированными. И содержательность библиотеки, и ее форма определяются особенностями компании, в том числе наличием (или отсутствием) финансовых, кадровых и временных ресурсов.

Попросите сотрудников делать закладки с пометками на интересных идеях;
- Попросите всех, кто пользуется книгами, писать для них короткую рецензию или выписывать основные положения, затем эту информацию можно разослать по электронной почте другим работникам для ознакомления или даже организовать выступление с презентацией идей;
- Установите красивую полку или книжный шкаф на видном месте - пусть коллекция книг станет гордостью;
- Предоставьте библиотеке официальный статус, обеспечив поддержку бюджетом.

Прежде всего, подбор материала должен быть нацелен на решение задач компании. Поэтому нужно, чтобы тематическая литература обеспечивала информацией определенные направления работы (например, управленческие процессы, производство, сбыт), а не только служила ознакомлению руководства или сотрудников с новинками.

Как приобрести книги для библиотеки? Мы следим за всеми новинками бизнес-литературы на портале издательства «Манн, Иванов и Фербер». Это издательство печатает только максимально полезные книги. Также за новинками можно следить на сайте издательства «Альпина Паблишер».После того как мы выбрали книги, которые нас интересуют, мы их заказываем.

От возникновения идеи создания корпоративного книжного фонда до ее полного воплощения нужно пройти не такой уж долгий путь. А результат окупит старания с лихвой. Система информации и коммуникации лежит в основе всех внутренних бизнес-процессов организации, и от того, насколько эффективно она работает, зависит не только психологический климат, уровень корпоративной культуры, но и результативность бизнес-процессов. Понимая это, сегодня сотни компаний налаживают деятельность собственных библиотек.

По материалам Internet подготовила специалист отдела развития компании Виконда - Жемель Ксения.