Если подотчетное лицо не отчиталось в срок , бухгалтеру необходимо предпринять ряд действий согласно определенному алгоритму. О нем мы и расскажем в этой статье.

Порядок предоставления денежных средств под отчет

Нередко в компании возникают ситуации, когда сотрудник должен самостоятельно закупить материалы для производства, расплатиться за какие-либо услуги наличными средствами либо получить командировочные (как на руки, так и безналичным путем). Все это превращает обычного сотрудника в подотчетное с точки зрения бухгалтерии лицо.

Выдача денежных средств под отчет регламентируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юрлицами…» от 11.03.2014 № 3210-У.

Кстати, о порядке ведения кассовых операций на предприятии вы можете прочитать .

В данном документе указано, что сотрудник получает деньги из кассы на основании собственного заявления, в котором прописывается:

• цель получения денежных средств;
• запрашиваемая сумма;
• планируемый срок траты финансов (период покупки материалов, сроки командировки, например).

Данное заявление должно быть утверждено руководителем.

Отчитаться за потраченные средства подотчетник должен в течение 3 рабочих дней после срока, указанного в служебной записке. То есть в бухгалтерии должен появиться авансовый отчет с приложением подтверждающих бумаг. Проверку документа необходимо произвести в сроки, установленные внутренними распоряжениями.

Выдача новых сумм подотчетному сотруднику осуществляется только после полного закрытия предыдущих долгов.

Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.

Нарушение сроков представления авансового отчета

Нередко случается, что авансовый отчет поступает в бухгалтерию гораздо позднее заявленного срока.

Например, Макаров А. И. был в командировке в Калининграде с 20 по 22 июня 2016 года. Это значит, что не позднее 27 июня он должен был отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчет был отдан на проверку только 3 августа 2016 года.

Чем это грозит предприятию:

1. Сумму, потраченную сотрудником, нельзя будет включить в расходы при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (в примере — при расчете авансовых платежей за полугодие), поскольку расход этих денежных средств документально на конец периода не подтвержден.
2. Существует спорный момент по начислению НДФЛ по авансам, выданным работникам. Позиция ФНС ясна: на подобные суммы необходимо начислять налог. Но есть судебная практика, подтверждающая, что подотчетные суммы не являются доходом налогоплательщика и, следовательно, не должны облагаться налогом. Какой позиции придерживаться — следует решать руководителю. Налоговики при проверке могут попытаться доначислить налоги, и, возможно, отстаивать свою позицию придется в суде.
3. Также будут нарушены правила ведения кассовых операций. Штрафов на данный момент за это не предусмотрено, но, например, аудиторы могут сделать вам замечание.

ВАЖНО! Работодатель вправе принять решение об удержании денег из заработной платы работника не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания (ст. 137 ТК РФ), а уже потом, после сдачи отчета, вернуть ему денежные средства.

Итак, что делать бухгалтеру во избежание подобной ситуации:

1. Следить, чтобы все подотчетные лица были ознакомлены с внутренними распоряжениями о выдаче сумм под отчет.
2. Возможно, напоминать сотрудникам о необходимости своевременного представления документа.

О еще одной мере воздействия см. в статье .

Итоги

Непредставление сотрудником авансового отчета в срок — вопрос больше внутренней дисциплины, чем нарушения бухгалтерских норм. При этом следует помнить, что отсутствие каких-либо «затратных» документов ставит под вопрос правомерность принятых к учету расходов.

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Налоговики и фонды договорились о корректировке сальдо по взносам на 01.01.2017

Процедура передачи полномочий по администрированию взносов от фондов налоговикам прошла не так гладко, как планировалось. Многие страхователи столкнулись с тем, что инспекции требуют погасить задолженность по взносам, существующую лишь на бумаге. И наконец-то ФНС, ФСС и ПФР разработали механизм уточнения неверных данных.

Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс

Подробнее об удержании неизрасходованного и не возвращенного работником аванса читайте в Путеводителе по кадровым вопросам >>>

Можно ли взыскать с работника деньги за билет и прочие командировочные расходы, если он опоздал на самолет по своей вине?

Не правда ли, знакомая ситуация — организация выдала сотруднику деньги под отчет, например, на приобретение канцтоваров, часть денег он израсходовал, отчитался за них, а остаток в кассу не вернул и на месяц ушел в отпуск? Либо вообще, собираясь на отдых, забыл сдать авансовый отчет. Как в таких случаях поступить организации?

Работник, получивший наличные деньги под отчет, обязан отчитаться об их расходовании в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выдавались деньги. Исключением являются средства, выданные на служебные командировки. По ним работник обязан отчитаться в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

В эти же сроки необходимо произвести окончательный расчет по подотчетным суммам. То есть либо работник должен вернуть в кассу остаток неиспользованного аванса, либо организация обязана выдать ему сумму перерасхода. Такие правила предусмотрены в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок).

Срок, на который выдаются подотчетные деньги, каждая компания устанавливает самостоятельно
Предельный срок, на который можно выдавать деньги под отчет, законодательно не ограничен. Организация вправе самостоятельно установить его в приказе или ином локальном нормативном акте. Всех подотчетников необходимо под роспись ознакомить с содержанием данного документа. Чаще всего для отчета дают один месяц, но возможен выбор и большего срока.

Если организация не оговорит в приказе срок, на который выдаются подотчетные средства, налоговики могут посчитать, что все расчеты по ним должны производиться в пределах одного рабочего дня. Так, если утром или днем работник получил деньги под отчет, то в течение этого же дня он обязан представить авансовый отчет и вернуть неиспользованный остаток. Аналогичные выводы сделаны в письме ФНС России от 24.01.05 № 04-1-02/704 .

Юрист ООО «Компания» О.А. Никитина 12 августа 2011 года получила в кассе организации 1000 руб. под отчет на оплату услуг нотариуса. В компании установлено, что деньги выдаются под отчет на срок не более одного месяца.

Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока (п. 3 ст. 192 ГК РФ). Значит, срок, на который юристу выданы подотчетные деньги, истечет 12 сентября 2011 года. В течение трех рабочих дней, то есть не позднее 15 сентября 2011 года, О.А. Никитина обязана будет представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Ситуация первая — работник не отчитался в установленный срок
Итак, работник до отпуска не отчитался за подотчетные деньги. К тому моменту, когда он вернется, предельный срок, установленный для отчета, истечет. Но, несмотря на это, право собственности на полученную под отчет сумму к сотруднику не переходит. Следовательно, эта сумма не является его доходом и с нее не нужно удерживать НДФЛ (ст. 41 и 210 НК РФ).

Разъяснений Минфина России или ФНС России по данному вопросу найти не удалось. Однако часто налоговые инспекторы на местах склоняются к тому, что организация должна удержать НДФЛ с суммы аванса, за которую работник не отчитался в срок. Поэтому они могут доначислить НДФЛ, если авансовый отчет был составлен позже установленного срока.

Однако арбитражные суды с этим обычно не сог-лашаются. Они указывают, что подотчетные средства не являются доходом работника, так как по-прежнему принадлежат организации, выдаются подотчетнику на конкретные цели и в его собственность не переходят (постановления ФАС Московского округа от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3 и от 11.11.09 № КА-А41/11723-09).

Как только сотрудник выйдет на работу после отпуска, нужно потребовать, чтобы он составил авансовый отчет. Деньги, которые не были израсходованы, подотчетник обязан вернуть в кассу.

Напомним, что до тех пор, пока работник не отчитается по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельзя выдавать новые суммы под отчет. Данный запрет установлен в пункте 11 Порядка. О том, что можно сделать, чтобы не нарушались сроки сдачи отчетов, читайте во врезке ниже, а о страховых взносах в фонды — на с. 58.

Если работник не возвращает деньги добровольно, компания может взыскать их в принудительном порядке. Для этого есть два пути.

Удерживаем долг из зарплаты. Если сотрудник отказывается возвращать в кассу неизрасходованную подотчетную сумму, работодатель вправе удержать ее из заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Но здесь есть несколько важных ограничений.

Удержать можно лишь сумму, которая не превышает средний месячный заработок сотрудника. Это следует из положений части 1 статьи 248 ТК РФ. Причем приказ об удержании из зарплаты подотчетной суммы необходимо издать не позднее одного месяца со дня, когда истек срок, установленный для отчета и возврата неиспользованного аванса.

Кроме того, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Воспользуемся условием примера 1. Предположим, О.А. Никитина в срок до 15 сентября 2011 года так и не представит в бухгалтерию авансовый отчет по сумме в 1000 руб., которую она получила в августе под отчет.

Чтобы удержать сумму долга из зарплаты О.А. Никитиной, генеральный директор ООО «Компания» должен издать приказ об этом не позднее одного месяца со дня, когда истечет срок для сдачи авансового отчета. Значит, такой приказ должен быть издан не позднее 15 октября 2011 года. Однако 15 октября — это суббота, то есть выходной день. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ).

Таким образом, приказ об удержании подотчетной суммы (1000 руб.) из зарплаты О.А. Никитиной генеральный директор компании обязан издать не позднее 17 октября 2011 года.

Работник может сам обратиться к работодателю с заявлением об удержании из зарплаты долга по подотчетным средствам. В этом случае размер задолженности не важен. Иными словами, сумма долга, удерживаемого из зарплаты, может превышать средний месячный заработок сотрудника. И положения статьи 248 ТК РФ при таких обстоятельствах не будут нарушены. Кроме того, работник вправе просить об отсрочке или рассрочке платежа.

Взыскиваем долг через суд. Если сумма задолженности по подотчетным средствам превышает средний месячный заработок работника, взыскать ее можно только через суд. Основание — часть 2 статьи 248 ТК РФ.

В судебном порядке невозвращенная подотчетная сумма взыскивается и в том случае, если организация пропустила срок, отведенный для издания приказа о ее удержании из зарплаты (один месяц), а сотрудник не намерен возвращать подотчетные деньги добровольно (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Обратиться в суд с иском о взыскании долга с работника можно в течение одного года со дня, когда этот работник обязан был отчитаться за полученные деньги (ч. 2 ст. 392 ТК РФ).

Изменим условие предыдущего примера. Допустим, задолженность О.А. Никитиной по подотчетным средствам составляет 18 000 руб., а ее средний заработок — 15 200 руб. в месяц. Добровольно возмещать сумму долга она отказалась.

Поскольку сумма задолженности превышает средний месячный заработок, взыскать ее можно только через суд. Подать исковое заявление в суд организация может в течение одного года со дня, когда О.А. Никитина обязана была сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Напомним, что сделать это она должна была не позднее 15 сентября 2011 года.

Значит, не позднее 15 сентября 2012 года ООО «Компания» вправе обратиться в суд с иском о взыскании с О.А. Никитиной 18 000 руб.

Ситуация вторая — до ухода в отпуск работник отчитался, но не вернул остаток неиспользованного аванса
В данной ситуации порядок действий тот же — в день выхода сотрудника на работу после отпуска нужно попросить его возвратить в кассу неиспользованную сумму. В случае отказа необходимо удержать ее из зар- платы или взыскать через суд с учетом ограничений, предусмотренных в статьях 138 и 248 ТК РФ. До возврата денег работнику нельзя выдавать новые денежные суммы под отчет (п. 11 Порядка).

Подотчетные средства, своевременно не возвращенные работником, не включаются в его доход и не облагаются НДФЛ. Такого же мнения придерживаются арбитражные суды (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.09 № А32-27520/2008-19/520).

Ситуация третья — сразу по окончании отпуска работник уволился, не погасив долг по подотчетным средствам
Допустим, при увольнении сотруднику напомнили про имеющуюся у него задолженность, но он отказался ее погашать. Все расчеты с увольняющимся работником уже произведены, поэтому организация не смогла удержать сумму долга из его зарплаты. В подобной ситуации взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель если и сможет, то только через суд.

Если сумма долга небольшая, организации, понимая сложность, затратность, а порой и бесперспективность судебных тяжб, обычно отказываются от взыскания. Иными словами, они прощают работнику долг. Такой вариант освобождения должника от лежащих на нем обязательств предусмотрен статьей 415 ГК РФ.

Гражданский кодекс не содержит специальных тре- бований к форме прощения долга. Обычно решение о прощении долга работнику оформляется приказом или распоряжением генерального директора организа- ции. При этом самого должника следует уведомить о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.

Налог на прибыль. Организация, которая списала со своего бывшего работника долг по подотчетным средствам, не может включить прощенную сумму во внереализационные расходы. Ведь подобные затраты не являются экономически оправданными, то есть не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Такие же разъяснения приведены в письмах Минфина России от 18.03.11 № 03-03-06/1/147 и от 21.08.09 № 03-03-06/1/541 .

НДФЛ. Сумма задолженности бывшего работника по подотчетным средствам, от взыскания которой компания отказалась, признается его доходом, облагаемым НДФЛ (ст. 41 и 210 НК РФ). Дело в том, что эта сумма осталась у работника, то есть перешла в его собственность. Указанный доход возникает на дату прощения долга. Аналогичного мнения придерживается Минфин России (письмо от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

С суммы прощенного долга необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. Ведь организация, простившая долг, является налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Допустим, у работодателя уже нет возможности удержать НДФЛ, поскольку он полностью рассчитался с уволившимся сотрудником и именно сотрудник остался ему должен. В таком случае организация обязана письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Это нужно сделать не позднее 31 января года, следующего за годом, в котором бывший сотрудник обязан был отчитаться за подотчетные средства и вернуть остаток неиспользованного аванса.

Сообщение о невозможности удержать НДФЛ и сум- ме налога составляется по форме 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@). Это указано в пункте 2 названного приказа ФНС России.

Кроме того, о сумме неудержанного НДФЛ нужно письменно проинформировать и самого бывшего работника (п. 5 ст. 226 НК РФ). Срок тот же — не позд-нее 31 января года, следующего за годом, в котором он обязан был сдать в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть неизрасходованную сумму в кассу.

В июле 2011 года водитель ООО «Компания» С.К. Воробьев (является налоговым резидентом РФ) получил под отчет 3000 руб. на приобретение запчастей для служебного автомобиля. В том же месяце он сдал в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы на сумму 2600 руб. Однако остаток аванса в кассу не вернул, в августе получил отпускные и использовал отпуск, а затем сразу же уволился. Окончательный расчет по зарплате с работником уже произведен, поэтому организация не смогла удержать сумму долга из его заработка.

Задолженность С.К. Воробьева по подотчетным суммам составила 400 руб. (3000 - 2600). Приняв во внимание незначительный размер долга, генеральный директор организации решил не взыскивать его с бывшего работника.

Значит, не позднее 31 января 2012 года компания обязана будет направить в налоговую инспекцию по месту своего учета справку по форме 2-НДФЛ на С.К. Воробьева. В справке в поле «Признак» (это поле находится справа от заголовка документа) она укажет код признака 2. Это означает, что справка подается в связи с тем, что организация не смогла удержать НДФЛ из дохода работника, то есть что она сдается в соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ. Кроме того, компания отразит в справке:

— сумму полученного дохода — 400 руб.;

— исчисленную сумму налога на доходы физических лиц — 52 руб. (400 руб. × 13%);

— сумму НДФЛ, не удержанную налоговым агентом, — 52 руб.

Такую же справку и в тот же срок организация должна будет отправить С.К. Воробьеву по месту его регистрации.

Как бороться с несвоевременной сдачей авансовых отчетов

Кстати

Прежде всего необходимо регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам. В случае выявления просроченной задолженности требовать незамедлительно, то есть в тот же день, сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы.

В небольших компаниях можно также установить, что при начислении подотчетному лицу отпускных бухгалтерия должна проверить состояние расчетов с данным работником по подотчетным суммам. Если за работником числится задолженность, нужно попросить представить авансовый отчет и рассчитаться до ухода в отпуск.

Допустим, в отпускной сезон в компании действительно нарушаются сроки сдачи авансовых отчетов. В этом случае можно установить более продолжительный срок, на который в организации выдаются подотчетные средства. Например, в приказе можно указать, что начиная с определенной даты деньги выдаются работникам под отчет на два месяца. Учитывая, что в большинстве компаний продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней, двухмесячный срок не будет нарушен, даже если работник отчитается лишь по возвращении из отпуска

Обратите внимание

На подотчетные суммы, не возвращенные в срок, не нужно начислять страховые взносы

Обратите внимание

На сумму, выданную работнику под отчет и не возвращенную им в установленный срок, страховые взносы во внебюджетные фонды не начисляются. Это пояснила Екатерина Александровна Бреева, зам. начальника отдела правового обеспечения Московского регионального отделения ФСС России.

Дело в том, что страховыми взносами в ПФР, ФОМС и ФСС России облагаются выплаты и иные вознаграждения, которые начислены в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. Это указано в части 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ.

Деньги, выданные под отчет, не являются выплатой, начисленной в пользу работника. Эти средства принадлежат организации и в собственность работника не переходят. Неизрасходованную сумму подотчетник обязан вернуть в кассу организации. В противном случае работодатель вправе взыскать с него невозвращенные денежные средства в порядке, установленном Трудовым кодексом, либо через суд

Сотрудник, который получил наличные средства для расходования на нужды организации, автоматически превращается в подотчетное лицо. Авансовый отчет, отражающий расход этих денег, работник обязан сдать не позднее чем через три дня после истечения срока, на который была осуществлена выдача финансовых средств. Это касается всех случаев выдачи подотчетных средств, кроме денег, выдаваемых на командировки от предприятия. За командировочные деньги сотрудники обязаны отчитываться в трехдневный срок после возвращения из командировочной поездки.

Остаток неизрасходованных денег сотрудник сдает в бухгалтерию организации. Но случаются ситуации, когда работник не отражает в авансовом отчете все статьи расходов, но и оставшиеся деньги возвращать не имеет желания. Если такой отказ прозвучал от сотрудника, то, согласно ст. 137 ТК РФ, работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника. Также руководитель предприятия может обратиться в суд с иском о возмещении финансового ущерба – так сказано в ст. 392 ТК РФ.

Работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника.

Процедура удержания

Денежные средства, выданные сотруднику под отчет, можно на законном основании , если он не вернул неизрасходованный остаток в установленный временной период. Также удержание части зарплаты будет законно, если авансовый отчет по выданным средствам официально не утвержден руководителем организации.

Для осуществления процедуры удержания подотчетной суммы из зарплаты необходимо совершить следующие действия:

• Издать соответствующий приказ об удержании средств за подписью руководителя организации не более чем через месяц после того дня, когда истек срок, установленный для сдачи отчетности по израсходованным суммам. Если приказ не будет оформлен в месячный срок, то удержание средств из зарплаты станет невозможным и вернуть их можно будет только через судебную инстанцию. Однако также есть вариант, что у работника проснется совесть и он вернет незаконно присвоенные деньги добровольно.
• Предоставить работнику возможность ознакомиться с изданным приказом и зафиксировать данный факт его подписью. Помимо своей подписи, сотруднику нужно в письменном виде выразить свое согласие с размером удерживаемых средств и основаниями для удержания. Без письменного согласия работника взыскание подотчетных денег будет возможно только через суд.

Важный нюанс: общая сумма удерживаемых средств не должна быть больше 20% от суммы заработной платы, которую сотрудник получает на руки. В ином случае удержание производится частями из необходимого количества выплат. Задолженность работника перед предприятием, которую он не вернул в установленный срок, не является частью его дохода, а, следовательно – эти деньги не облагаются налогом.

В случае, если имел место быть невозврат подотчетных средств сотрудником на протяжении месяца со дня истечения срока сдачи авансового отчета, на всю сумму происходит начисление страховых взносов. Полная сумма страховых взносов впоследствии может быть обратно зачислена работнику, если он вернет подотчетные средства или официально отчитается за их расход.