В последнее время информационные возможности сети интернет значительно возросли, и возникла необходимость визирования электронных документов, при помощи которых можно проводить определенные операции.

Как установить на компьютер

Прежде чем получить возможность подписывать документы в удаленном формате, для начала необходимо установить на компьютер сертификат ЭЦП , благодаря которому можно будет визировать даже серьезные документы, касающиеся финансовых вопросов.

Чтобы инсталлировать ЭЦП на персональном компьютере, необходимо установить программу «КриптоПро». После установки необходимо запустить ее нажатием левой клавиши мыши. Далее выбираем в открывшемся окне вкладку «Сервис» и пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере».

Появится новое окно, в котором необходимо выбрать кнопку «Обзор», при нажатии на которую пользователь получит доступ к списку контейнеров. Из данного перечня выбираем тот, который в дальнейшем будет использоваться для работы.

После выбора контейнера, нажимаем на него правой клавишей мыши и запускаем вкладку «Свойства». Откроется окошко «Мастер импорта сертификатов». Потом перемещаем все выбранные файлы в хранилище в категорию «Личное».

После того как компьютер импортирует все файлы в необходимый контейнер, установка ЭЦП на компьютер будет считаться полностью завершенной, и можно будет приступать к работе.

Общий порядок работы

Быстрое распространение ЭЦП не может вызывать никакого особого удивления, поскольку в эпоху развития информационных технологий использование электронной документации стало повсеместным.

Благодаря наличию собственной подписи, можно визировать документы самого различного назначения, и пользователь получает немало преимуществ при взаимодействии с бизнес-партнерами.

Прежде чем поставить подпись на документ, необходимо для начала его сформировать. Это означает, что в файл вносятся определенные сведения, которые составят тело документа и будут нуждаться в заверении.

Как только информация сгруппирована и полностью внесена, необходимо добавить к ней строку подписи и непосредственно саму ЭЦП. Алгоритм подписания будет различаться между собой. Все зависит от того, какое программное обеспечение используется для работы .

Как подписать

Разберем более подробно, как поставить подпись на документ в зависимости от того, какое программное обеспечение применяется для активной работы и создания документации. Различают несколько типов программ, взаимодействующие с ЭЦП и используемые для совершения каких-либо операций и передачи личной информации.

Word

Это самая популярная программа для создания файлов, в отношении которых необходима виза при помощи ЭЦП. Тут все будет зависеть от того, какая версия программы используется:

HTML

Периодически возникает необходимость ставить визу на документы в формате HTML. Подобная форма нуждается в подписи при пользовании государственных интернет-порталов для предоставления тех или иных услуг (к примеру, Пенсионный фонд РФ www.pfrf.ru).

Чтобы поставить подпись, необходимо будет зайти на портал при помощи браузера Internet Explorer, найти в его меню функцию «Подписать и отправить», определиться с сертификатом и, следуя подсказкам диалогового окна, кликнуть на кнопку «Подписать».

PDF

Чтобы подписать документ, который находится в формате PDF, необходимо будет установить на свой компьютер плагин КриптоПро PDF, который был специально разработан для работы с программой Adobe Reader версии 7.0 и выше. Данный плагин находится в свободном доступе в сети интернет, а кроме того, он абсолютно бесплатный.

XML

Документы с расширением XML чаще всего встречаются при работе с базами данных. В некоторых ситуациях возникает необходимость визирования документа (например, если вы имеете дело с документом, касающимся статистических данных, или же сведениями о начислении заработной платы сотрудникам).

Чтобы поставить свою подпись, необходимо нажать на специальную клавишу, встроенную в программу по умолчанию. Также существует вариант подписания документов формата XML при помощи дополнительных программных возможностей, которые обеспечиваются рядом программ, среди которых КриптоПро АРМ и XMLdsig.

Многофайловые документы (Rar-архивы и подобное)

Иногда может возникать необходимость в подписании большой совокупности документов. В данной ситуации целесообразно ставить ЭЦП на каждый файл в отдельности. Если же по каким-то причинам данная операция невозможна, то в таком случае допускается еще один вариант.

Необходимо создать так называемую карточку документа в отдельном текстовом вложении. Она должна содержать в себе все идентификационные данные по каждому документу из списка, а также ключевые хеш-функции по каждому файлу.

База данных

Необходимость в подписании баз данных возникает только в двух случаях: если вы работаете с начислением зарплат или же занимаетесь налоговыми отчислениями. В данном случае оставить ЭЦП будет предельно просто. Программа, используемая для базы данных, изначально имеет встроенную кнопку для подписания документа. Необходимо будет найти ее и выполнить несколько действий в соответствии с подсказками меню.

Что делать, если ЭЦП не работает

Нередко пользователи сталкиваются с проблемой, когда ЭЦП не работает и нет возможности заверить документ в электронном формате. Подобные проблемы являются стандартными, и для них имеются определенные решения.

Разберем наиболее часто встречающиеся случаи проблем с ЭЦП:

1. «Не валидный сертификат» . Чтобы избавиться от данной проблемы, необходимо будет установить ЭЦП, следуя подсказкам Удостоверяющего центра.
2. «К сертификату нет доверия» . Эта проблема возникает довольно часто, и чтобы избавиться от нее, необходимо установить корневые сертификаты Удостоверяющего центра, которые можно найти на цифровых носителях с данными по ЭЦП или же на официальном интернет-портале Ассоциации электронных свободных площадок aetp.ru .
3. «Срок действия программы КриптоПро завершен» . Решение данной проблемы только одно – ввод лицензионного ключа. Как только данная операция выполнена, проблема будет устранена, и программа возобновит работу.
4. « Capicom не установлен или работает некорректно» . Чтобы справится с данной сложностью, необходимо будет скачать и установить Capicom, после чего произвести настройку браузера согласно инструктажу, предоставленному на торговых площадках, с которыми вы планируете взаимодействовать.
5. «Ключ контейнера не соответствует ключу сертификата» . Если при работе с ЭЦП определилась данная сложность, то вам предстоит тщательно проверить все контейнеры, имеющиеся на вашем компьютере. Вполне возможно, что подпись была перемещена, или же из-за сбоя выбран не тот сертификат. Если же нужный контейнер не обнаружен, то в таком случае придется делать запрос в Удостоверяющий центр касательно переустановки и повторного выпуска ЭЦП.
6. «Отсутствует выбор сертификата или же рабочих сертификатов не обнаружено» . Данная ситуация считается одной из наиболее сложных, и найти эффективное решение тут можно путем установки корневых сертификатов УЦ и Capicom. Помимо этого, вам придется также связаться с Удостоверяющим центром и получить дополнительные сведения, касающиеся срока действия сертификата.

Криптозащита и надежность

Использование ЭЦП с каждым годом становится все более актуальным вопросом . В условиях безбумажного документооборота проявляются ключевые положительные характеристики ЭЦП, такие как значительное повышение скорости работы с документами, увеличение обрабатываемых документов в количественном выражении и многое другое.

Однако многие пользователи продолжают не доверять , поскольку считают, что существует высокая вероятность стать жертвами хакеров.

Подобное мнение кардинально неверное . ЭЦП работает на основе правил и требований криптозащиты, при которой имеется открытый и секретный ключ доступа. имеется только у тех ЭЦП, которые относят к категории усиленно квалифицированных. Их отличие заключается в том, что криптозащита имеет сертификат качества от ФСБ РФ и столкнуться с мошенническими или хакерскими действиями при ее использовании невозможно априори.

Еще одним немаловажным моментом является тот факт, что ЭЦП в соответствии с федеральными нормативами приравнивается к обычной подписи и потому криптозащита должна иметь повышенные квалификационные требования, чтобы предотвратить утечку информации в открытый доступ.

Дополнительная информация по процессу подписания документа ЭЦП представлена в данной инструкции.

Квалифицированная цифровая подпись генерируется средствами криптошифрования, широко используется в тех сферах, где обязательна гарантия достоверности и подлинности документов. КЭП (электронная подпись, цифровая подпись, квалифицированная электронно-цифровая подпись) - это идентификатор личности подписанта в виртуальном пространстве, аналог его ручной подписи, подтверждающий авторство и неизменность файла с момента его заверки.

Выбор программы для подписания ЭЦП PDF документа

Для создания, просмотра и изменения контента в ПДФ используются продукты Adobe Acrobat и Reader. Для внесения подписей в ПДФ-файл рекомендуется установить Adobe Acrobat - коммерческий продукт, позволяющий не только просматривать, но и редактировать документацию такого формата. В Reader информация доступна только для чтения.

Приложения не поддерживают новый российский стандарт ГОСТ Р 34. 10-2012, который лежит в основе алгоритмов формирования и проверки ЭЦП. Это значит, поставить подпись напрямую из документа не получится - потребуются вспомогательные программные компоненты, которые синхронизируют американские приложения Adobe и российский криптопровайдер КриптоПро CSP. В список таких решений входят:

• Плагин от российской компании «КРИПТО-ПРО».
• Программный комплекс КриптоАРМ или другой отдельный софт для реализации КЭЦП.
• Онлайн-сервисы.

Как подписать ЭЦП документ ПДФ каждым из перечисленных способов, рассмотрим чуть позже.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Что нужно, чтобы подписать PDF в КриптоПро CSP

Перед тем как поставить цифровую подпись в PDF, настройте рабочее место и установите криптопровайдер, о котором было сказано выше.

Самыми популярными СКЗИ на российском рынке признаны утилиты и ViPNet CSP. Мы остановимся на первом варианте. Дистрибутив с утилитой CryptoPro CSP можно найти на портале разработчика в разделе загрузок . Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте актуальный релиз программы (4.0 или 5.0) с учетом версии ОС.

В течение демо-периода (90 дней) возможности софта можно тестировать бесплатно. По окончании этого срока необходимо купить платную лицензию (на 12 месяцев или бессрочно) на каждое устройство, где планируется использовать сертификат КЭЦП.

Один сертификат разрешается использовать на разных ПК, где есть лицензированное СКЗИ.

Подготовка ПК для подписания PDF цифровой подписью

Для корректного подписания ЭЦП PDF документа потребуется инсталляция драйверов USB-токена на ПК. Бесплатные дистрибутивы представлены на сайтах производителей.

Следующий этап - установка личного и корневого сертификатов. Первый файл запишите на ПК с ключевого носителя, а второй запросите в УЦ или скачайте с их официального интернет-ресурса. Копирование личного СКЭП требуется на тот случай, если флешка потеряется или сломается, а документ нужно подписывать в срочном порядке.

Если владелец сертификата визирует документы на веб-страницах (например, через онлайн-сервис), требуется настроить браузер таким образом, чтобы он не блокировал доступ к сертификату. Для этого скачайте и инсталлируйте на рабочее место бесплатный модуль - КриптоПро ЭЦП Browsers plug-in. Этот плагин запрашивает у держателя сертификата согласие на доступ к личным сведениям и только после этого открывает его веб-клиенту. Для экономии времени добавьте адреса часто посещаемых интернет-порталов в список надежных ресурсов: меню «Пуск» → «ПО CryptoPro» → «ЭЦП Browser plugin».

На этом подготовка рабочего места завершена. Теперь поговорим о том, как подписать PDF электронной подписью с помощью на примере разных программ.

Подберем подходящий вид ЭЦП для вашего бизнеса за 5 минут!

Оставьте заявку и получите консультацию.

Как подписать документ ПДФ электронной подписью в КриптоПро PDF

Продукт КриптоПро PDF не является отдельной самодостаточной программой. Это вспомогательный компонент, расширяющий возможности приложений Adobe по части подписания документов . После инсталляции софта пользователь сможет ставить идентификатор непосредственно в самой программе Adobe Акробат или Ридер.

Преимущества и недостатки

Пользователям Adobe Reader достаточно скачать КриптоПро PDF 2.0 на сайте «КРИПТО-ПРО». В этом случае электронно-цифровые идентификаторы будут создаваться и проверяться без лицензии.

Для Acrobat придется приобретать платную лицензию. Но прежде рекомендуется воспользоваться 3-месячным тестовым периодом, оценив на практике, как подписать файл в КриптоПро PDF и насколько это удобно. На июль 2019 года стоимость бессрочной лицензии оставляет чуть более 22 тыс. руб.

Из очевидных плюсов этого плагина можно выделить:

• создание присоединенных и открепленных ЭЦП;
• отсутствие ограничений по максимальному весу информации;
• наличие функций проверки, шифрования и дешифровки;
• опция пакетной подписи (то есть одновременное визирование нескольких файлов).

Недостатки:

• возможность применения только на одном устройстве;
• работа только с расширением.pdf;
• ограниченный набор функций;
• совместимость только с Windows.

Инсталляция займет не более 5 минут. Скачайте дистрибутив с плагином версии 2.0 в разделе «Продукты» , запустите Мастер установки и следуйте его подсказкам.

Чтобы ввести лицензионный номер по истечении пробного демо-периода, запустите программу Acrobat, выберите пункт «Справка» → «Модули сторонних производителей» → «CryptoProPDF». В открывшейся вкладке нажмите клавишу «Установить лицензию» и введите номер из лицензионного соглашения.

Как настроить плагин для работы с ЭП

Чтобы настроить параметры формирования ЭЦП, запустите «Акробат» и откройте раздел «Цифровые подписи» - через меню «Редактировать» → «Установки» → «Подписи».

В подразделе «Создание и оформление» кликните на клавишу «Подробнее» - появится окно настроек.

В графе «Метод подписания» можно выбрать один из двух вариантов:

• КриптоПро PDF. Плагин будет применяться по умолчанию при каждом добавлении идентификатора.
• «Уточнять при подписании». Пользователь будет самостоятельно выбирать, как подписать файл PDF с помощью ЭЦП.

Также можно определить формат КЭЦП по умолчанию:

• Отсоединенная - после заверки подпись фиксируется в отдельном файле с расширением.pdf.
• Присоединенная - идентификатор добавляется непосредственно в документ.

Для настройки языка выберите пункт меню «Справка» → «О модулях сторонних производителей» → «CryptoProPDF». В окне информации укажите язык: русский или английский.

Как подписать файл PDF с помощью ЭЦП

В продуктах Adobe есть два типа подписей: цифровые и сделанные от руки. Второй вид никакого отношения к не имеет, не является гарантией подлинности и достоверности документа.

Электронные подписи, в свою очередь, подразделяются на:

• ЭП для утверждения;
• сертифицирующие.

Сертифицирующая ЭЦП обеспечивает более широкие права на управление заверенным пакетом данным. Пользователь может вносить допустимые изменения, установленные отправителем, при которых электронная форма все равно будет оставаться достоверной и подлинной.

Чтобы подписать файл PDF электронной подписью, придерживайтесь стандартного алгоритма:

• проверьте изменения в ПДФ-файле и сохраните документ (при последующих коррективах ЭЦП станет недействительной);
• на верхней панели выберите команду «Подписание» → «Работа с сертификатами», укажите тип подписи (видимая, невидимая);
• на документе выделите область, где будет отображаться идентификатор - автоматически откроется форма со списком сертификатов из хранилища;
• кликните левой кнопкой мыши по выбранному СЭЦП и нажмите по клавише «Ок»;
• в открывшейся форме заполните дополнительные поля, отображаемые в свойствах ЭП, и нажмите «Подписать»;
• в окне «Сохранить как» укажите место для сохранения подписанной копии файла.

Добавленная подпись идентифицируется в документе следующим образом:

Проверка ЭЦП адресатом запускается автоматически при открытии PDF-файла. По результату проверки цифровая подпись может иметь следующие статусы: действительна, недействительна, не определена.

Для просмотра параметров идентификатора в окне «Результаты проверки» нажмите на кнопку «Параметры подписи».

• Как подписать ПДФ ЭЦП в КриптоАрм

  В отличие от вышеописанного плагина, который расширяет возможности Adobe, КриптоАрм - это самостоятельное программное решение. Все операции с ЦП осуществляются через интерфейс программы или контекстное меню ПДФ-файла.

  Преимущества софта:

  • широкие функциональные возможности;
  • поддержка любых расширений, в том числе и ПДФ (можно одновременно заверять несколько пакетов данных разных форматов);
  • возможность создавать совмещенные и отсоединенные идентификаторы;
  • тестовый период до 3 месяцев.

  Основной недостаток - платная лицензия, распространяемая только на один ПК.

  Подготовка к созданию КЭЦП

  Программное обеспечение устанавливается под правами администратора. Скачайте дистрибутив с обновленной версией ПО на сайте компании «Цифровые технологии» , запустите инсталляцию и соблюдайте подсказки установщика. При первичном запуске автоматически активируется ознакомительный период на 14 дней «КриптоАРМ Стандарт Плюс» или «КриптоАРМ Терминал» (в зависимости от типа ОС). По окончании тестового периода система автоматически переключится на тариф «КриптоАРМ Старт» и предложит купить лицензию в официальном онлайн-магазине .

  Чтобы установить лицензию, запустите программу, зайдите во вкладку «Помощь» → «Установить лицензию», введите название организации и лицензионный номер.

  Все сертификаты, которые планируется использовать для добавления идентификатора, должны быть записаны на компьютере. СЭЦП, хранящиеся на USB-токенах, будут не активны.

  Подписание файла

  Первый способ завизировать информацию в ПДФ - добавить подпись через контекстное меню документа:

  • сохраните файл в удобном месте и кликните по нему правой клавишей мышки;
  • во всплывающем меню нажмите на строчку КриптоАРМ → «Подписать».

  Если визировать документ в самой программе, необходимо нажать на кнопку «Подписать» в верхнем меню.

  Дальнейший порядок действий:

  • выберите сертификат открытого ключа из списка;
  • укажите пароль от ключевого контейнера и подтвердите операцию клавишей «Ок».

  Если все выполнено верно, появится всплывающее окно со статусом «Успех» и зеленым флажком. В результате операции в папке, где сохранен исходный документ, появится еще один файл с расширением sig.

  Кроме заверки программный комплекс позволяет зашифровать информацию, но для этого требуется заранее запросить личный сертификат у адресата или скачать его с официального ресурса.

  Как подписать документ электронной подписью PDF sig в онлайн-сервисе

  Работа в специализированных интернет-сервисах актуальна для частных предпринимателей или сотрудников предприятий, которые периодически применяют электронный сертификат для отправки отчетов в налоговую службу, подачи котировочных заявок или обращений в контролирующие органы.

  Одним из самых популярных веб-сервисов считается Крипто Контур от российской компании «СКБ Контур» - официального дистрибьютора «КРИПТО-ПРО». Бесплатное веб-приложение не требует установки лицензий, но взаимодействует только с СКЗИ CryptoPro. Из очевидных плюсов можно выделить:

  • отсутствие абонентской платы;
  • поддержка сертификатов любых аккредитованных центров;
  • возможность работы на любом компьютере, где есть криптопровайдер;
  • не нужно устанавливать программу на ПК и занимать место на жестком диске;
  • полный функционал доступен сразу после регистрации;
  • поддержка расширений.pdf, .xml, doc, xls.

  Недостатки:

  • создание только открепленной КЭЦП;
  • ограничение по размеру электронной информации - не более 100 МБ.

  Принцип работы этого приложения заключается в том, что весь процесс визирования и шифрования осуществляется на рабочем месте, но документация сохраняется на облачном сервере системы. Владелец сертификата может загрузить ссылку на файл или сразу скачать документ и отправить информацию по e-mail.

  Прежде чем начать работу, авторизуйтесь на портале , указав ФИО, почту и пароль. Веб-сервис отличается простым интерфейсом и состоит из четырех разделов: создание ЭП, проверка, шифрование, расшифрование. Процедура заверки занимает порядка 5-7 минут.

  Как подписать документ электронной подписью PDF sig:

  • в ЛК откройте подраздел «Создание ЭП»;
  • загрузите сохраненный ПДФ-файл;
  • из открывшегося списка выберите СКЭП, которым планируете заверить данные;
  • сгенерируйте цифровую подпись нажатием на клавишу «Подписать».

  В результате всех манипуляций исходный документ и файл с КЭЦП с расширением.sig сохраняется в одной папке в архиве на облачном сервере. Любые изменения в файле делают подпись неактуальной и требуют повторной заверки.

  Оформим ЭЦП для вашего бизнеса. Поможем установить и настроить в день подачи заявки!

  Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.

Как подписать файл с помощью ЭЦП

Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

1. ViPNet CryptoFile;
2. КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile

С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием.sig

Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.

Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.

КриптоАРМ

Минусы: платное программное обеспечение;

Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.

Как подписать pdf с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО .

Плюсы: Электронная подпись видна в документе.

Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)

также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:

В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:

Подписываем документ pdf с ЭЦП

Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать

В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»

Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.

После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.

Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.

Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:

Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.

Как подписать документ Word с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

— платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:

Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Внимание : Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Как подписать договор с помощью ЭЦП

В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.

Как подписать доверенность с помощью ЭЦП

Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.

Вопросы:

Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП

— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

Как выглядит документ подписанный ЭЦП

— Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение.sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.

Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.

Установлены Федеральным законом от 06.04.2011 №63. С момента вступления упомянутого закона в силу и по настоящее время цифровые подписи получили довольно широкое применение. В статье расскажем, как подписать документ ЭЦП.

Законом установлены следующие области применения ЭП:

• при совершении сделок между хозяйствующими субъектами и физическими лицами;
• при оказании и исполнении государственных и муниципальных услуг;
• при совершении иных юридически значимых действий, в том числе и установленных другими федеральными законами.

Как подписать документ электронной подписью

Любые участники юридически значимых отношений могут установить между собой цифровой документооборот. Тогда деловые бумаги, завизированные ЭП, становятся равнозначными аналогам на бумажном носителе. Один из трех видов ЭП для обмена документами хозяйствующие субъекты выбирают самостоятельно.

Для исполнительных и муниципальных органов власти виды ЭП устанавливается постановлениями Правительства РФ. Это же касается и электронного документооборота (ЭДО) между официальными органами и юридическими, физическими лицами. Таким образом необходимость подписания деловых бумаг ЭП может быть установлена:

• по договоренности хозяйствующих субъектов между собой;
• постановлением Правительства для ЭДО с официальными органами.

Чтобы завизировать документ ЭП, необходимо получить сертификат подписи, удостоверяющий личность владельца ЭП. Сертификат выдается удостоверяющим центром, как правило, на год, после чего ЭП становится недействительной и ее следует продлить.

Какая ЭП необходима для электронного документа

Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая ЭП используется для регистрации в информационных системах госуслуг, при банковских операциях, в документообороте сторон при согласовании ее использования.

Усиленная неквалифицированная ЭП используется для участия в электронных торгах (по 44-ФЗ), для обмена деловыми бумагами с контрагентами, если сторонами согласовано ее применение.

Усиленная квалифицированная ЭП применяется для сдачи отчетности, для участия в электронных торгах на всех площадках, для работы с любыми информационными системами для получения услуг от государственных органов.

Для использования ЭП на компьютере должны быть установлены:

1. КриптоПро CSP.
2. Сертификат удостоверяющего центра.
3. Личный сертификат.

Чтобы проверить наличие последней версии КриптоПро CSP, нужно открыть панель управления компьютера и найти ярлык программы.

Открыть вкладку с описанием программы КриптоПро CSP и убедиться, что установлена последняя версия ПО.

Как подписать электронной подписью документ Word

В MS Word 2010 для создания цифровой подписи нужно выполнить следующие действия:

1. Открыть вкладку «Файл» и выбрать «Сведения».

1. На вкладке «Сведения» нажать кнопку «Защита документа», откроется список команд.

1. Выбрать команду «Добавить цифровую подпись», после чего появится диалоговое окно, в котором можно выбрать сертификат, указать цель подписания и нажать кнопку «Подписать».

Как подписать электронной подписью документ pdf

Бывает необходимо завизировать ЭП файлы в формате pdf. Для этого существует специально разработанный программный продукт «КриптоПро PDF».

Как подписать ЭЦП документ pdf прямо из программы Adobe Acrobat Reader? Для этого нужно в открытом файле перейти в раздел «Редактирование», выбрать вкладку «Установки». В открывшемся разделе «Категории» перейти на «Цифровые подписи» и выбирать нужную.

Чтобы понять, как подписать PDF документ ЭЦП, следует ознакомиться с принципами действия программного обеспечения американской компании – разработчика Adobe Systems.

Какие же существуют способы удостоверения? Программные продукты этого производителя адаптированы к мировым стандартам, установленным относительно ЭП. Соответственно, нюансов отечественного нормативного регулирования они не учитывают.

Продукты Adobe Systems допускают использование в файлах типа Reader и Acrobat двух типов росписей:

• ЭЦП, которая в программах Adobe именуется просто цифровой;
• подписью-росчерком.

Поскольку следует разобраться, как подписать PDF файл ЭЦП, сразу нужно оговориться, что росчерк представляет собой выполненную в непринужденной манере собственноручную надпись. По своей природе она аналогична рисунку, созданному с помощью инструмента «Карандаш».

Такой росчерк не имеет ничего общего с ЭП:

• в тексте он визуально воспринимается как картинка;
• не демонстрируется на панели инструментов «Подписи»;
• юридически ничего не значит и не придает официального статуса документу.

Цифровая роспись:

• может иметь зрительный образ или выглядеть как числовой ряд;
• всегда отображается на панели инструментов «Подписи»;
• имеет юридическое значение и придает значимость документу.

ЭП в Adobe может быть двух разновидностей: для утверждения и сертифицирующая. Особенность такого разделения состоит в том, что:

• разновидность росписи определяет задачи ее потенциального применения;
• виды цифровой подписи в Adobe никак не соотносятся с предусмотренными Законом РФ «Об ЭП»: обычной, квалифицированной и неквалифицированной усиленной.

Функциональные возможности ЭП

Задаваясь вопросом, можно ли подписать ЭЦП файл PDF, следует помнить, что оба существующие вида цифровой росписи в Adobe гарантируют высокую степень управления документом. Утверждающая подпись отображается как строка подписи в файле и на панели «Подписи». Она удобна в применении с целью коллективной заверки файла PDF группой заверителей.

Сертифицирующая ЭП может быть:

• видимой – отображается как строка подписи в файле;
• не видимой в тексте визуально.

Особенностью сертифицирующей росписи является возможность применить ее только тогда, когда файл PDF не включает иных подписей.

Она позволяет:

• указать возможность присоединения разъяснений, комментариев, обычных росписей или совершения других изменений для файла, которые не приведут к утрате сертифицированного статуса измененным документом.
• запретить какие-либо дальнейшие правки.

Определяясь с тем,как подписать файл PDF с помощью ЭЦП, следует напомнить, что в РФ усиленные росписи формируются исключительно с использованием криптографических методов шифрования. В свою очередь, использование таких алгоритмов обеспечивает целостность документа, то есть, полное отсутствие каких-либо правок.

Теоретически, сертифицирующая ЭП обеспечивает более высокий уровень управления файлом, чем роспись для утверждения. Но применение ее в сочетании с ЭЦП, выданной удостоверяющем центром, все равно исключит внесение изменений.

Различия между Adobe Reader и Acrobat при формировании ЭП

Политика разработчика программного обеспечения такова, что существуют важные отличия работы названных программ. Acrobat дает возможность:

• сертифицировать документ PDF видимой или невидимой подписью, как вариант – основываясь на криптографическом алгоритме ГОСТ Р 34.10-2001;
• сформировать документ PDF на базе этого ГОСТа;
• проконтролировать сформированную ЭЦП в документе PDF.

Reader, в свою очередь, предусматривает для создаваемых и открытых файлов:

• проверку ЭП (в том числе – на криптографическом алгоритме) в произвольном документе PDF;
• подписание документов PDF с расширенным доступом.

Предварительные действия

Перед тем, как подписать PDF электронной подписью в Adobe Reader, пользователь должен провести с файлом ряд подготовительных действий в Adobe Acrobat:

• открыть нужный вам документ в Adobe Acrobat;
• раскрыть пункт «Файл», выбрать в выпадающем меню «Сохранить как», потом – «файл PDF Reader с расширенными возможностями»;
• подключить дополнительные функции (например, заполнение и сохранение форм) и в появившемся окне нажать кнопку «Сохранить сейчас».

После правильного проведения этих мероприятий в вашем файле появится возможность создания электронно-цифровой подписи в программе Adobe Reader.

Формирование ЭП в Adobe Reader

Как подписать документ ЭЦП в PDFнепосредственно? Рассмотрим стандартный сценарий.

• название;
• издатель;
• начало и конец строка действия сертификата.

Использование усовершенствованной ЭП

Для использования такого вида подписи нужно отметить пункт «Усовершенствованная ЭП». Роспись будет создана соответственно стандарту TS 101733.

1. Укажите адрес службы штампов времени. Для этого следует нажать кнопку «Изменить службу TSP».
2. В случае, когда эта служба требует аутентификации, параметры можно задать в окне «Настройки». Далее в окне «Sign Document» будет предоставлена возможность заполнить дополнительные поля, отображаемые в свойствах ЭП.
3. Для создания росписи кликнуть «Sign». Завершающий шаг – указать файл в окошке «Сохранить как», куда будет отправлена удостоверенная копия документа.