В целях осуществления контрольных процессов и составления отчетности фондом социального страхования планируется два типа проверок – камеральная и выездная. Традиционно вопросом о том, что проверяет ФСС при выездной проверке, озабочен бухгалтерский отдел страхователя. Но вместе с тем к визиту представителей фонда необходимо готовиться и кадровой службе.

Основной задачей ревизионной комиссии является установление подлинности документации, являющейся основанием для выплаты пособий застрахованным лицам. Одновременно с тем рассматриваются и проблемы начисления бухгалтерией социальных компенсаций застрахованным сотрудникам, а также порядок и своевременно их выплат.

Еще одна функция проверяющих из ФСС – контроль в отношении корректности оформления документации для получения выплат. При этом рассматриваются как документы, поданные страхователем, так и те, которые были предоставлены в бухгалтерию застрахованными работниками.

Кроме этого, есть еще два направления деятельности комиссии:

• ФСС проверяет регулярность внесения страховых платежей организацией, выступающей в роли страхователя;
• Урегулирование споров и правовых отношений между страхователем и страховщиком, а также между застрахованным лицом и страхователем.

Во время проведения проверки ревизоры фонда имеют право и обязаны проверить и некоторые процесс распределения средств. В частности, в их компетенции находятся:

• Проверка порядка распределения выделенных фондом средств по всем эпизодам начисления выплат и пособий;
• Мониторинг каждого страхового случая в отдельности в отношении выплат каждому из застрахованных лиц.

Выезд ревизоров ФСС осуществляется регулярно – один раз в квартал. Для реализации проверки составляется план и уведомляется страхователь.
Одновременно с тем регулярность проверок может быть изменена. В практике существует внеплановый выезд ревизоров. Что проверяет ФСС при выездной проверке в таких случаях, и какие мотивы существуют для такой процедуры?

Ревизионная комиссия имеет право на проведение внепланового мониторинга финансовых действий страхователя в тех случаях, если существует вероятность того, что компания или организация допустила нецелевой . В результате таких действий страдают интересы застрахованных работников страхователя. Внеочередная проверка может проводиться по инициативе самого фонда или по просьбе застрахованного лица либо группы лиц.

Еще один повод для внепланового визита ревизионной инспекции – это факт перечисления из фонда особо крупных сумм для покрытия выплат по социальному страхованию.

Решение о реализации проверки вне графика принимается также в том случае, если были обнаружены некорректные сведения в период проведения камеральной проверки.

В соответствии с нормативами допускаются изменения и в плановых графиках. Руководство регионального фонда соцстрахования наделяется полномочиями в отношении таких изменений плана проверок.

Процедура проверки касается определенных периодов. Традиционно мониторинга документации и действий страхователя проводится за период, предшествующий текущему. То есть, при исследовании документации по итогам года касаются периода предыдущего года. В некоторых случаях – при выявлении нарушений – период может быть увеличен до двух и более лет.

Объектом внимания ревизоров традиционно становятся действия страхователя и корректность оформления документации. При этом комиссия вправе оценивать правомерность действий проверяемого субъекта.

В отношении документации пристальное внимание уделяется таким факторам:

• Корректность заполнения бланков;
• Соответствие записанного в больничном листе названия страхователя его реальному названию;
• Наличие исправлений и их подтверждений;
• Точность отпечатков печатей и штампов;
• Соответствие подписей;
• Соответствие занимаемой должности застрахованным лицом.

Кроме того, в справках и больничных листах должны быть четко указаны наименования медицинских учреждений – за соблюдением этого требования также четко следит проверяющая комиссия.

С 1 января 2010 года произошли изменения в порядке расчета страхового стажа, уплаты взносов в Фонд социального страхования, а также в порядке проведения проверок. Все эти изменения, несомненно, необходимо отслеживать кадровой службе. Например, от того, насколько правильно вы рассчитаете страховой стаж, будет зависеть, примет ли фонд к зачету выплаченные средства. Рассмотрим основные вопросы, на которые работодателю стоит обратить внимание, чтобы пройти проверку ФСС успешно.

Социальное страхование - забота кадровика

Считается, что проверка Фонда социального страхования касается, как правило, работников бухгалтерии. Но на деле большинством вопросов по оформлению документов, связанных с нетрудоспособностью, занимаются специалисты кадровой службы.

Для практической работы по социальному страхованию в организации трудовой коллектив должен создать комиссию (избрать уполномоченного*). Создать такую комиссию обязана любая организация с численностью персонала 100 и более человек. Если в организации число работников превышает 1000, рекомендуется создавать комиссии в каждом структурном подразделении. В небольших организациях (меньше 100 работников), функции комиссии может выполнять уполномоченный по социальному страхованию. В состав комиссии соцстрах рекомендует обязательно включать сотрудников отдела кадров.

Кого и как проверят в первую очередь

Ревизоры из ФСС России вправе проконтролировать правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов за три календарных года, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки.

Следует сказать, Фонд начнет проводить проверку по новым правилам только с 2011 года. Работодателю важно подготовиться к ней и не допускать досадных ошибок при оформлении кадровой документации.

Обязательная ревизия ждет тех, кто попадет под один из трех новых критериев:

• в отчетности по форме 4-ФСС РФ (4а-ФСС РФ)** организация показывает значительные расходы на цели соцстраха;
• организация систематически получает из Фонда социального страхования крупные суммы на финансирование данных расходов;
• в ходе проверки взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний проверяющие обнаружили ошибки или несоответствия в расчетной ведомости 4-ФСС РФ или 4а-ФСС РФ, и организация не выполнила требования внести исправления.

Об окончании камеральной проверки, проведенной ФСС России, работодатель не узнает только в одном случае: ревизия не выявила факты правонарушений.

Камеральная проверка проводится непосредственно в территориальном отделении фонда (то есть по месту нахождения проверяющего органа). Период такой проверки ограничен тремя месяцами со дня, когда плательщик представил расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам. Именно этот расчет и является предметом проверки. Ревизоры также могут использовать документы о деятельности плательщика, имеющиеся у фонда.

Выездная проверка проводится на территории самой организации работодателя на основании решения руководителя (заместителя руководителя) территориального отделения ФСС***.

Функции комиссии (уполномоченного) по соцстраху

Контроль за правильным начислением и своевременной выплатой пособий по социальному страхованию;

Рассмотрение спорных вопросов между работниками и администрацией, связанных с социальным страхованием и обеспечением;

Проверка правильности определения права на пособие, обоснованности лишения или отказа в пособии.

С особым пристрастием

В ходе проверок инспекторов обычно интересует расходование средств на цели соцстрахования, начисление и уплата страховых взносов, а также расходы на оплату путевок на санаторно-курортное лечение работников и их детей.

Сегодня сотрудники ФСС стали гораздо чаще при проверках сличать даты, анализировать порядок расчета различных показателей (например, страхового стажа) и даже проверять подписи. Перечислим, на чем проверяющие акцентируют наибольшее внимание.

Пособие по «некачественному» больничному работодатель заплатит из своих средств.

1. Совпадает ли период отсутствия работника по табелю и даты, указанные в листке нетрудоспособности лечебным учреждением. Дополнительные вопросы вызовет любая ситуация, когда врачом указаны одни даты нетрудоспособности, а работодатель (точнее уполномоченные лица - табельщик и руководитель структурного подразделения) указал другие даты отсутствия на работе и выхода на работу на оборотной стороне листка нетрудоспособности. Такие случаи очень часто встречаются при предоставлении отпуска по беременности и родам.

2. Порядок и правильность расчета страхового стажа с учетом изменений, принятых с 1 января 2010 года****. Например, проверяются включение в страховой стаж периодов военной службы, правильность внесения записи в трудовую книжку, на основании которой рассчитывался страховой стаж.

3. Кто заверил правильность расчета страхового стажа в больничном*****. Обязательно это должна быть подпись руководителя кадровой службы, а не просто специалиста по кадрам.

Больничный под лупой

Перед тем как рассчитывать пособие по больничному, проверяйте, правильно ли он заполнен. Если есть замечания (к примеру, вместо ООО указано ОАО), попросите работника сходить в лечебное учреждение, чтобы исправить ошибки и заверить их печатями.

В обязательном порядке инспекторы проверят в листке нетрудоспособности:

• подписи, штампы, печати;
• исправления (если таковые имеют место, то их стоит заверить в том лечебном учреждении, в котором работник получил листок нетрудоспособности);
• правильность указания места работы;
• вид нетрудоспособности;
• правильность указания фамилии и инициалов работника;
• продление больничного листа.

Как мы уже говорили, контролеры также тщательно проверят, совпадают ли периоды отсутствия работника и даты, указанные в листке нетрудоспособности, и кто заверил правильность расчета страхового стажа.

При проверке конкретного больничного (по совместителю, по уходу за ребенком, за больным членом семьи, при длительном больничном) уполномоченные фондом лица будут проверять и другие вопросы специального оформления листков нетрудоспособности.

Что нужно знать работодателю?

Работодателю-страхователю стоит обратить особое внимание на порядок оформления акта проводимой проверки. Итоговая часть акта камеральной проверки должна содержать:

• выводы о взыскании с плательщика суммы неуплаченных страховых взносов и пеней за их неуплату (несвоевременную уплату);
• предложения о внесении необходимых исправлений в документы бухгалтерского учета и другие предложения по устранению выявленных нарушений законодательства Российской Федерации о страховых взносах.

Если вы не согласны с выводами и нарушениями, указанными в акте, в течение 15 дней отправьте письменные возражения в территориальный орган фонда, проводивший проверку.

При выездной проверке необходимо знать порядок доступа инспекторов и порядок представления им документов. Доступ на территорию или в помещение организации инспекторы фонда получают при предъявлении служебных удостоверений и решения о проведении выездной проверки. Бывает, что должностные лица организации препятствуют доступу проверяющих на территорию компании.

В такой ситуации руководитель проверяющей группы составляет акт и вправе самостоятельно определить сумму страховых взносов, подлежащую уплате (по принципу аналогии с другими организациями, работающими в той же сфере и имеющими аналогичный штат).

Инспектор вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, вручив соответствующее требование. Документы нужно представить в течение 10 дней (со дня вручения требования) в виде заверенных копий с подписью руководителя (заместителя руководителя) организации и (или) иного уполномоченного лица и оттиском печати. При необходимости проверяющие вправе ознакомиться с подлинниками документов (но только на территории работодателя).

Документы, которые могут потребовать при проверке ФСС России

Индивидуальный предприниматель в ходе своей деятельности взаимодействует не только с налоговыми органами, но и с внебюджетными фондами. Так, проверка ФСС направлена на контроль правильности расчета расходов на соцобеспечение.

Какие сведения проверяет ФСС

По закону с 2017 года ФСС проводит следующие проверки:

1. Камеральные. Проверяются отчеты, соответствие реальным выплатам. Может осуществляться по обращению застрахованного лица или по данным, полученным из налоговой инспекции. Камеральная проверка 4-ФСС может выявить ошибочные сведения от страхователя.
2. Подобно налоговым, проводится выездная проверка ФСС или организаций – страхователей. Преимущественно в этой группе относятся внеплановые проверки, проводимые по заявлению – жалобе застрахованного лица.
3. Проводимые во взаимодействии с налоговой инспекцией. Может проверяться законность расходов на социальное обеспечение.
4. Правильность расчета и уплаты средств по страхованию от травматизма и профессиональных заболеваний. Административные функции этих выплат оставлены ФСС.

План и состав организаций подлежащих проверке ежегодно утверждается региональными отделениями Фонда. Предметом проверочных мероприятий выступают:

• правильность расчетов платежей;
• соответствие сроков уплаты;
• при наступлении страховых случаев контролируется своевременность и правильность проведения страховых выплат застрахованным лицам.

Особенности проверки

Порядок проведения выездной проверки

Контрольная процедура проводится чаще всего в случаях:

• наличия недоимок по взносам;
• выявления ошибок и несоответствия в отчетах;
• если плательщик взносов – крупнейшее предприятие.

Следует помнить, что проверка ФСС 2017 года проводится в соответствии с принятым решением, поэтому страхователь может потребовать этот документ. Что проверяет ФСС? Обычно специалист имеет перечень документов, подлежащих проверке. В любом случае потребуются заверенные печатью и подписью руководителя копии или оригиналы:

• устава или других учредительных документов;
• лицензии;
• приказы о назначении директора и главного бухгалтера;
• учетная политика;
• отчетность, подаваемая в соцфонд;
• документы первичного учета, которые были использованы при составлении отчетов в ФСС;
• ведомости, отражающие движение по счетам.

По травматизму документы, предъявляемые для проверки, могут включать коллективные договоры, трудовые контракты, содержащие данных о специфике выплат.

Результаты проверки

По итогам контрольных мероприятий составляются акты проверок ФСС. На их оформление отводится до 10 дней. В этом документе отражаются факты нарушений или отметка об их отсутствии. Руководитель территориального подразделения ФСС принимает решение об ответственности страхователя. Суммы недоимок вносятся добровольно или в принудительном порядке со счетов ИП или организации.

Больничный лист: проверка

Любой работник, который отсутствовал на работе по причине нетрудоспособности, имеет право на денежную компенсацию. Однако, если больничный лист поддельный, то организации-работодателю суммы из Фонда не будут возмещены. В связи с этим появилась такая услуга, как на официальном сайте ФСС, как проверка больничного листа, на котором к тому же имеется база утерянных или похищенных документов.

Возможность правильно рассчитать или проверить начисление больничных также предоставляет сайт проверки ФСС. Однако услуга онлайн проверки действующих листков нетрудоспособности пока недоступна. Если возникает сомнение в подлинности, ИП может отправить запрос по больничным листам непосредственно в Фонд.

Несчастный случай на производстве

Документальные проверки по таким ситуациям теперь стали плановыми. Особо это коснется организаций, которые тратят значительные суммы для выплаты компенсаций. Какие документы готовить при несчастном случае для проверки:

1. Отчеты о суммах выручки (форма №2 «Отчет о прибылях и убытках»).
2. Далее, сотрудник будет проверять правильность исчисления страховых взносов. Для этого нужно представить учредительные документы, а также положения об оплате труда, штатное расписание, приказы о приеме и увольнении сотрудников, порядке выплаты материальной помощи, других компенсаций.
3. Трудовые договора тоже нужно будет подготовить. На этом этапе будет проводиться сверка бухгалтерских документов (главная книга, журналы-ордера) с отчетами по форме 4-ФСС.
4. Непосредственно проверка несчастного случая потребует предоставления расходных ордеров, табелей учета рабочего времени, ведомости по зарплате, лицевые счета сотрудников. Будет происходить изучение листков нетрудоспособности, актов о несчастных случаях, выплат по больничным листам в ЛПУ и других документов, подтверждающих расходы.

Фонд социального страхования (ФСС) является одним из внебюджетных объединений РФ, обеспечивающий социальную защиту граждан путем обязательного страхования.

Основной целью функционирования фонда является компенсация сотрудникам предприятия расходов, связанных с временной потерей трудоспособности и оздоровлением. Побочная цель связана с предупреждением несчастных случаев и уменьшением фактов травматизма на производствах.

Поскольку финансирование фонда осуществляется за счет налогоплательщиков, контроль правильности начислений и учета выплат по соцстраху осуществляется в виде регулярных камеральных и выездных проверок.

В каких случаях ФСС проводит проверку предприятия?

Функция камеральной проверки заключаются в оценке правильности расчетов по начисленным и выплаченным страховым взносам. Для этого исследуется документация за последние три месяца. Если нарушения не были обнаружены, результаты контроля остаются в пределах фонда.

Выездная проверка организации проводится лишь при наличии одного или нескольких критериев:

• фирма регулярно получает от ФСС значительные средства;
• при проведении камеральной проверки обнаруживается резкое изменение объема страховых взносов, а количество сотрудников неизменно;
• обнаружены несоответствия в сданной отчетности и фактически осуществлённых выплатах. При выявлении ошибок в заполнении ведомостей 4-ФСС или 4а-ФСС организации предоставляется возможность внести исправления;
• наличие на предприятии задолженностей по страховым взносам;
• нерегулярное предоставление фирмой расчетных ведомостей по выплаченным средствам фонда.

При отсутствии оснований для проведения проверки выездной контроль не осуществляется. На практике, подавляющее большинство организаций сталкиваются с проверкой ФСС каждые 1-3 года работы.

Учитывая, что анализу при выездном контроле подвергаются документы за текущий период и 3 предшествующих года, в группе риска оказывается каждое предприятие.

Что проверяется Фондом социального страхования?

Ряд задач, решаемых при выездном контроле, связан с правильным учетом выплат и компенсаций, полагающихся сотрудникам. Другим важным элементом является проверка данных, на основании которых производятся выплаты из фонда.

Составные этапы проверки можно свести к следующему перечню:

• контроль правильности расчета срока временной нетрудоспособности. При обнаружении ошибок, допущенных в медицинском учреждении, данные могут передаваться в Фонд медицинского страхования для дальнейшего анализа;
• порядок использования оплаченной фондом части стоимости путевок на оздоровление;
• размеры отчислений сотрудникам, получившим травму или профзаболевание;
• обеспечение выплат, связанных с беременностью, родами, усыновлением или содержанием ребёнка.

Для работы проверяющей комиссии могут быть затребованы такие документы:

• основные документы организации – устав, приказы по начислению заработной платы, трудовые договоры, платёжные ведомости, листы нетрудоспособности, справки о зарплате и др.;
• документы, подтверждающие совершение ряда финансовых операций – лицевые счета, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости и приказы о приеме на работу;
• свидетельства о затратах на лечение и реабилитацию сотрудников, в том числе страховые выплаты;
• документы, включающие информацию о беременности, родах и уходе за ребенком – заявления сотрудников, медицинские справки, свидетельства из ЗАГСа и расходные ведомости по выплате пособий.

Как оптимизировать деятельность фирмы в области расчетов с ФСС?

Чтобы минимизировать количество нарушений, неизбежных при ведении предпринимательской деятельности, руководству фирмы следует реализовать ряд мер.

Практика показала, что осуществление какой-либо функции нельзя распределить произвольно на разных сотрудников. Законом установлено, что компании с численностью персонала более 100 человек должны сформировать комиссию, в функции которой будет входить решение вопросов по сфере социального страхования.

В крупных компаниях, содержащих свыше 1000 работников, подобные комиссии рекомендуется создавать в каждом структурном подразделении. В небольших фирмах эту функцию может выполнять один человек.

Отдельное внимание следует уделить взаимодействию кадровой службы и бухгалтерии. Все выплаты должны осуществляться лишь после учета фактически отработанного времени и установления сроков компенсации по нетрудоспособности.

В бухгалтерии следует проверять полученные из отдела кадров больничные листы и сверять сроки, указанные в медицинском учреждении, с фактическим временем отсутствия на рабочем месте.

При обнаружении нарушений или ошибок в заполнении формы, работника следует направить в учреждение, выписавшее лист временной нетрудоспособности, для внесения исправлений и заверки подписью и печатью.

При несогласии с решением проверяющей комиссии из ФСС, руководитель предприятия должен в течение 15 дней направить аргументированные письменные возражения с результатами проверки. Если такие возражения будут получены с задержкой, решение ФСС вступит в законную силу. Дальнейшее судебное разбирательство, с большой вероятностью, оставит принятое решение без изменения.

Не следует мешкать или торопиться с подачей возражений – принимайте решение после совещания с юристами, кадровиками и бухгалтерами вашей фирмы.

Существуют многочисленные споры о целесообразности работы ФСС в области частного бизнеса среди руководителей предприятий. Последние обычно забывают, что обеспечение вынужденной нетрудоспособности сотрудников является гарантом эффективной работы компании.

Повышение корпоративной культуры во многом обязано финансированием социальной сферы. Своевременная выплата страховых взносов обеспечит уверенность персонала и уменьшит последствия проверок, укрепляя стабильность предприятия.

Проверяя фирмы и предпринимателей, Фонд социального страхования РФ (ФСС) руководствуется Методическими рекомендациями, утвержденными им 4 декабря 2003 г. № 134 и 17 марта 2004 г. № 24. Первые посвящены проверкам уплаты взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, а вторые – проверкам расходования денег фонда.

Кого проверяет ФСС

Работники фонда могут проверить любую фирму. Каждый квартал они составляют план проверок. Как сказано в Методических указаниях, в первую очередь туда попадают фирмы, которые потратили значительные суммы на выплату пособий или резко поменяли размер страховых выплат при неизменном количестве работников, ну и, конечно, те, кто частенько не представлял в фонд расчетную ведомость. Кроме того, готовиться к выездной проверке придется должникам по взносам в ФСС и фирмам, получившим в ходе камеральной проверки замечания.

Ревизоры должны проверять каждую фирму не реже чем раз в три года. Так что, если за последние пару лет контролеры из ФСС ни разу не приходили, ждите их в этом году.

Что проверяет ФСС

Сотрудники ФСС проверяют, как фирма или предприниматель расходуют средства фонда на выплату пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и др.) и приобретение путевок. Кроме того, ФСС контролирует, как вы исчисляете и платите взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Помните: проверки исчисления и уплаты единого социального налога (ЕСН), перечисляемого в ФСС, – это прерогатива налоговиков.

Проверяемый период и продолжительность проверки

Длительность проверки не может превышать двух месяцев. Еще по месяцу прибавляется на проверку каждого филиала (представительства).

Количество дней, необходимых на проверку конкретной фирмы, устанавливает руководитель отделения фонда.

Проверкой могут быть охвачены три предыдущих года. Кроме того, контролеры вправе посмотреть документы законченного отчетного периода текущего года, но только в одном случае: если фирма попала в план выездных проверок по рекомендации камеральщиков, которым что-то не понравилось в сданных с начала года расчетных ведомостях.

ФСС не вправе дважды проверять фирму по одним и тем же вопросам за один и тот же период.

Исключения – ликвидация или реорганизация предприятия или проверки в порядке контроля отделения фонда за деятельностью своего филиала.

Как проходит проверка

Перед началом проверки сотрудники фонда должны предъявить вам решение о ее проведении и свои служебные удостоверения. Без этих документов проводить проверку они не вправе.

Обратите внимание: в решении должны быть указаны период проверки, Ф.И.О. проверяющих и вопросы проверки («расходы страхователя по государственному социальному страхованию» или «начисление и уплата страхователем взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходование этих средств»).

Решение о проведении проверки принимает и подписывает руководитель филиала ФСС (или его зам). Если вам предъявили решение, подписанное другим сотрудником, а на самом решении нет печати фонда, вежливо откажите проверяющим в доступе на свою территорию.

Проверка уплаты взносов

Представителей ФСС будут интересовать:

• перечисления в фонд;
• использование средств, предназначенных на выплаты по несчастным случаям на производстве и профзаболеваниям.

• штатного расписания;
• приказов о выплате заработной платы, материальной помощи и других вознаграждений;
• коллективных, трудовых и гражданско-правовых договоров;
• положений о системе оплаты труда, премировании и т. д.

Затем контролеры проанализируют первичные бухгалтерские документы и сверят их с записями в регистрах бухгалтерского учета (журналах-ордерах, Главной книге), расчетных ведомостях по средствам фонда и расчетно-платежных ведомостях по начислению заработной платы.

Если обнаружат расхождения данных расчетной ведомости и данных по кредиту счета «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а также дебету счетов учета затрат на производство, то будут выяснять, на все ли выплаты в пользу работников начислены страховые взносы. Для этого ревизоры посмотрят:

• приказы о приеме на работу;
• табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
• договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляются страховые взносы;
• расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости;
• лицевые счета.

• пособие по временной нетрудоспособности;
• страховые выплаты;
• расходы на реабилитацию работника (затраты на дополнительное питание, медицинские препараты, санаторно-курортное лечение, протезирование и т. д.).

К ним относятся:

• периодические медицинские осмотры работников в медицинских учреждениях, находящихся в собственности фирмы;
• профилактическое санаторное лечение работников в санаториях-профилакториях, находящихся в собственности фирмы.

Проверяющие могут потребовать любые документы, касающиеся выплаты пособий и приобретения путевок.

Пособие по временной нетрудоспособности можно выдавать только по основному месту работы. Поэтому трудовая книжка сотрудника, которому выдано пособие, должна храниться у вас. Если человек уволился, проверяющим нужно показать приказы о приеме его на работу и увольнении. Это пособие начисляется на основании листка нетрудоспособности. Листок должен храниться в бухгалтерии. Если он потерян, то вам нужно получить его дубликат.

Контролеры обратят внимание на правильность реквизитов больничного листа.

Обратите внимание: с 1 августа 2005 года фирмы могут оплачивать больничные своим сотрудникам только на основании листков нетрудоспособности нового образца. Его форма утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития от 6 июня 2005 года № 384. Если работнику после 31 июля все же выдадут старый бланк больничного, его нужно будет поменять. Иначе компания не сможет вернуть из ФСС пособие, выплаченное по нему. Решение о замене принимает врачебная комиссия медицинского учреждения на основании справки с места работы о том, что пособие по данному листку не выплачено. Об этом, кстати, ФСС сообщило в письме от 20 июля 2005 г. № 02-18/11-6502.

Больничный лист должен иметь разборчивые записи медицинских работников, четкие печати и название лечебного учреждения. Любые исправления должны быть заверены печатями поликлиники.

Листок нетрудоспособности должен соответствовать инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан. В противном случае инспекторы его не примут и расходы на его оплату фирме не возместят. В частности, это произойдет, когда:

• не указан вид нетрудоспособности или место работы заболевшего;
• врач выдал больничный лист на срок более 10 дней;
• лист нетрудоспособности выдан частником, у которого нет лицензии на проведение экспертизы временной нетрудоспособности.

Напомним: первые два дня болезни сотрудника оплачивает работодатель. А ФСС начинает платить только с третьего дня. Однако это касается лишь компаний, которые применяют общеустановленную систему налогообложения. Для тех же, кто перешел на «упрощенку» или ЕНВД, действует совершенно другой порядок. А именно: если фирма не перечисляет взносы в ФСС добровольно, то фонд компенсирует больничные в пределах 1 МРОТ в месяц на человека (статья 2 Федерального закона от 31 декабря 2002 г. № 190-ФЗ). Поэтому контролеры будут проверять, не поставил ли «упрощенец» или «вмененщик» к возмещению сумму пособия больше этого ограничения.

«Спецрежимникам», которые уплачивают добровольные взносы (в размере 3 % от выплат, начисленных работникам), фонд возмещает больничные полностью: ограничение в 1 МРОТ на них не распространяется.

Сотруднице, у которой родился ребенок, положен отпуск по беременности и родам на 140 дней: 70 дней – до даты предполагаемых родов и 70 дней – после. Так сказано в статье 255 Трудового кодекса РФ. На все время такого отпуска выписывается больничный лист.

Пособие по беременности и родам предоставляется по больничному листу и оплачивается ФСС (не более 12 480 рублей в месяц).

Чтобы подтвердить обоснованность расхода средств фонда, контролерам нужно показать:

• заявление сотрудницы о предоставлении отпуска;
• больничный лист;
• приказ о предоставлении отпуска;

Если вы выдавали это пособие, то в бухгалтерии должны быть:

• расходный кассовый ордер на выплату пособия;
• заявление о выплате пособия, составленное сотрудником;
• справка о рождении ребенка. Ее работнику должны выдать в загсе вместе со свидетельством о рождении ребенка;
• справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось.

Такое пособие назначается работнику, который ухаживает за ребенком (мать, отец, бабушка, дедушка, опекун и т. д.).

Помимо перечисленного, сотрудникам выплачивают ежемесячное пособие по уходу за ребенком младше полутора лет (500 руб.) – также за счет средств ФСС.

Бухгалтеру нужно иметь:

• заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;
• копию приказа о предоставлении отпуска;
• копию свидетельства о рождении ребенка.

Пособие на погребение выдается в случае:

• смерти сотрудника. Пособие выплачивается супругу (супруге) иди другим лицам, которые хоронят умершего;
• смерти несовершеннолетнего ребенка сотрудника.

• заявление сотрудника (его родственника) о выплате пособия;
• справку загса о смерти;
• платежное поручение или квитанцию к приходному ордеру на оплату похоронных услуг.

В этом случае в бухгалтерии должны храниться:

• справка загса о смерти;
• счет на оплату похоронных услуг;
• платежное поручение или квитанция к приходному ордеру на оплату похоронных услуг.

• в детские оздоровительные лагеря;
• на долечивание своих работников после стационарного лечения по заболеваниям, указанным в постановлении Правительства РФ от 21 апреля 2001 г. № 309.

Каких-либо ограничений по оплате путевок на долечивание не установлено, поэтому ФСС компенсирует стоимость таких путевок полностью.

Санаторно-курортное лечение других сотрудников может быть оплачено только за счет средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Однако должно быть выполнено одно условие: фирме предоставлена скидка или надбавка к страховому тарифу.

Если вы оплачивали путевки, то работникам ФСС надо представить:

• заявление сотрудников фирмы о предоставлении путевки;
• договор на ее приобретение;
• счет на оплату;
• платежное поручение или квитанцию к приходному кассовому ордеру на оплату путевок;
• приходную накладную;
• отрывной талон к путевке (его должен представить работник, вернувшийся с отдыха);
• список работников, получивших путевки, с их подписями. Он составляется в произвольной форме;
• расчетную ведомость по средствам Фонда.

По окончании проверки работники фонда выдают бухгалтеру справку о ее проведении.

Затем в течение двух месяцев со дня окончания проверки (либо во время проверки) составляют акт. Страницы акта должны быть пронумерованы, в нем не должно быть никаких исправлений.

Акт подписывают проверяющие и руководитель фирмы. Вы можете отказаться подписать документ или подписать его с оговоркой: «С актом не согласен».

Закон предоставляет вам две недели, чтобы представить в отделение фонда свои возражения по акту проверки. Если в ходе проверки соцстраховцы не выявили никаких нарушений, то составлением акта все и ограничится. В противном случае руководитель территориального отделения фонда в течение 10 дней выносит решение по итогам проверки.

Если проверяющие выявили нарушения расходования средств фонда, то его руководитель решает не принимать к зачету расходы страхователя на цели соцстраха. При этом страхователь должен скорректировать суммы не принятых к зачету расходов в бухгалтерском учете и расчетной ведомости и сдать уточненный расчет по авансовым платежам по ЕСН в налоговую инспекцию.

Все данные о выявленных нарушениях ФСС передает в налоговую инспекцию.

Если ревизоры обнаружили недоимку по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, то руководитель фонда принимает решение о взыскании недоимки и пеней.

Кроме того, он может наложить штраф.

На сумму недоимки и пеней фонд выставит инкассовое поручение, а за взысканием штрафа обратится в суд (если фирма не заплатит его добровольно).

За что могут оштрафовать

Штрафы, которые может назначить фирме ФСС, установлены в Федеральном законе от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Вот они:

ШТРАФЫ

Кроме того, мировой судья на основании протоколов, составленных сотрудниками фонда, может оштрафовать должностных лиц фирмы (руководителя, главного бухгалтера) за непредставление расчетной ведомости.

Размер штрафа – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).