Практически каждая организация использует в своей работе автомобильный транспорт. Поэтому бухгалтеру приходится сталкиваться в своей работе с путевыми листами. Зачем нужен этот документ, как его правильно оформить и сколько хранить?

Зачем нужен путевой лист?

Затраты на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) составляют существенную часть расходов организаций, которые используют в своей работе автомобильный транспорт. Ведь бензин, дизельное топливо, сжатый природный газ являются основными “продуктами питания” для автомобиля.

Расходы на приобретение ГСМ, связанных с обслуживанием перевозочного процесса, в бухучёте относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7, 8 ПБУ 10/99). Для целей налогового учёта затраты на горючее признаются расходами при условии, что его приобретение обосновано и документально подтверждено (ст. 252 НК РФ). Как видим, организация должна иметь документы, подтверждающие производственную направленность затрат на ГСМ, так того требует и законодательство о бухучёте, и Налоговый кодекс.

Для документального подтверждения расходов на ГСМ наличия лишь чеков АЗС недостаточно. Ведь чек свидетельствует только о факте приобретения горючего. А расходуется оно в том случае, если транспортное средство организации находилось в разъездах. Следовательно, для того, чтобы включить ГСМ в состав расходов, необходимо оформить документ, подтверждающий поездки автомобиля, в ходе которых приобретённое горючее было использовано. В документе необходимо указать:

• маршрут и цель поездок, чтобы обосновать их производственную направленность;
• путь, пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра;
• количество горючего, которое было израсходовано в ходе поездок.

Таким образом, о том, что ГСМ было действительно использовано для определённого автомобиля в производственных целях, можно узнать только из путевого листа. При отсутствии этого документа или его неправильном оформлении включать затраты на горючее в состав расходов в целях налогообложения прибыли неправомерно.

Унифицированные формы...

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учёте организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учётными документами, на основании которых, собственно, и ведётся бухгалтерский учёт (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учёте”).

Около десяти лет назад тогда ещё Госкомстат России утвердил и ввёл в действие с 1 декабря 1997 года унифицированные формы первичной учётной документации по учёту работ в автомобильном транспорте ( ; далее - постановление № 78).

Для учёта работы легковых автомобилей была предусмотрена типовая межотраслевая .

Транспортные компании, которые перевозят пассажиров, составляют путевые листы по формам:

Для грузовых машин предусмотрены отдельные формы путевых листов - (сдельная) и (повременная). При перевозке товарных грузов они выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

...и обязательно ли их применять?

Специалисты Федеральной службы государственной статистики подчёркивают, что формы путевых листов носят обязательный характер для организаций любых форм собственности ().

А вот у специалистов Минфина не так давно сложилось иное мнение. Они считают, что применять унифицированные формы путевых листов должны в обязательном порядке только автотранспортные организации. Такая точка зрения высказана, в частности, в письмах Минфина от 20.09.05 № 03-03-04/1/214 и от 07.04.06 № 03-03-04/1/327. А вот организации, осуществляющие иные виды деятельности, по мнению чиновников, могут разработать свою форму путевого листа. При этом минфиновцы напоминают, что в ней должны быть отражены все обязательные реквизиты, о которых говорится в пункте 2 статьи 9 закона о бухучёте.

На наш взгляд, с таким выводом Минфина можно поспорить. Как мы уже отмечали, унифицированные формы путевых листов являются типовыми межотраслевыми формами. Соответствующее указание содержится в правом верхнем углу каждой такой формы. Это значит, что такие документы должны использовать организации всех отраслей народного хозяйства при учёте работы как собственного, так и арендуемого автотранспорта. А разрабатывать собственные формы документов организация может в том случае, если их нет в альбоме унифицированных форм.

Добавим к этому и то, что требование о наличии у водителя путевого листа “в установленных случаях” содержится в пункте 2.1.1 правил дорожного движения. И пока неизвестно, как относятся сотрудники ГИБДД к “самодеятельным” документам.

Основные правила оформления

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.

Кроме того, путевой лист оформляется и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.04 № 04-2-06/419.

Обычно путевой лист выдаётся только на один день или смену. После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдаётся в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее пяти лет.

Выписывать путевой лист на неделю или на месяц не рекомендуется. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одни сутки (смену). Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.04 по делу № А56–22408/03. Правда, в этом решении судьи отметили, что составление путевого листа не за день или за смену, а за более длительный промежуток времени возможно в том случае, если путевой лист не является основанием для расчёта заработной платы водителям, а предназначен в первую очередь для учёта операций, связанных с перевозками, и оформления операций с третьими лицами.

Главное финансовое ведомство теперь также придерживается той точки зрения, что путевой лист “может выписываться с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода”. Иначе говоря, чиновники считают, что не будет считаться нарушением, если организация сможет организовать учёт отработанного водителем времени и израсходованного горючего по путевым листам, оформленным не на каждый день, а на более длительный срок (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77).

Для тех, кто оформляет путевые листы по унифицированной форме, напомним, что в ней не должно быть незаполненных реквизитов. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в заполнении этого документа. Если путевой лист будет составлен с нарушениями, то включить затраты на приобретение горючего в состав расходов в целях налогообложения прибыли нельзя.

“Путёвка” для легкового автомобиля

Бухгалтерам чаще приходится сталкиваться с (форма № 3). Порядок заполнения этой унифицированной формы разъяснён в письме Росстата от .

Начнём с того, что в оформлении путевого листа участвуют три должностных лица - диспетчер, механик и водитель. В транспортных организациях путевые листы выписывает диспетчер, в остальных организациях - уполномоченное на то лицо.

Составляется путевой лист в одном экземпляре. В нём диспетчер указывает:

• номер, серию путевого листа и дату его составления;
• наименование организации, её адрес и телефон;
• марку и государственный номерной знак автомобиля;
• фамилию, имя, отчество водителя, а также его гаражный и табельный номер;
• номер водительского удостоверения и класс автотранспортных средств, которыми имеет право управлять водитель;
• задание водителю и адрес подачи;
• время выезда из гаража и время возвращения в гараж.

Если организация осуществляет лицензируемые виды перевозок, по строке “лицензионная карточка” делают соответствующую отметку, а также указывают регистрационный номер и серию карточки. Если же автомобиль используется исключительно для управленческих нужд организации, то в этой строке ставится прочерк. На путевом листе должен стоять штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Информация о выданном водителю путевом листе вносится в специальный журнал. Унифицированная форма (форма № 8) этого журнала приведена в постановлении № 78.

Графы “Показания спидометра” и “Показания спидометра при возвращении в гараж” заполняет механик и заверяет их своей подписью. Причём показание спидометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего дня. Разница между показаниями спидометра на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу автомобиля. Кроме того, механик указывает марку горючего, а также отражает поступление и использование ГСМ.

Специалисты Росстата подчёркивают, что заполнять раздел “Движение горючего” нужно в полном объёме по всем реквизитам на основании фактических затрат и показателей приборов. Выполнять это требование необходимо для того, чтобы расходы на ГСМ можно было включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

В транспортной организации водитель автомобиля получает горючее по заправочному листу, номер которого необходимо указать в путевом листе в соответствующей строке.

В обычной организации водитель нередко заправляется на автозаправочной станции за наличный расчёт и предъявляет в бухгалтерию чек ККТ. В чеке указывается дата и время заправки, а также порядковый номер чека. Этот порядковый номер можно указать по строке “Заправочный лист”. В табличной части путевого листа указывается количество литров горючего, которое было залито в бензобак при заправке автомобиля. Остаток топлива при выезде из гаража и при возвращении в гараж указывается на основании показания приборов о количестве горючего в бензобаке легкового автомобиля.

Показатель “Расход горючего по норме” указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в организации приказом руководителя.

Нормы расхода топлива могут быть рассчитаны на основании:

• руководящего документа Минтранса России от 29.04.03 № Р3112194-0366–03. Заметим, что этот документ носит рекомендательный характер и действует до 1 января 2008 года;
• технической документации завода-изготовителя на конкретную модель и модификацию эксплуатируемого автомобиля;
• контрольных замеров, проводимых для конкретных условий эксплуатации (например, в черте города с частыми технологическими остановками).

Для легковых автомобилей устанавливается, как правило, базовая норма на 100 км пробега. Особенности эксплуатации машины, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путём применения к базовым нормам поправочных коэффициентов.

Чтобы определить нормативный расход горючего, нужно количество пройденных за день километров умножить на количество литров топлива по норме на 100 км. А полученное значение разделить на 100.

Пример 1

Организация использует в производственной деятельности легковой автомобиль (модель ИЖ-2125). Утверждённая организацией для этой модели норма расхода топлива на 100 км составляет 10 л. Автомобилем за день пройдено 250 км. Следовательно, расход топлива по норме равен 25 л (250 км 5 10 л: 100 км).

Нормы расхода топлива и смазочных материалов используются для ведения оперативной и статистической отчётности, планирования потребности организации в топливе и смазочных материалах на последующий период, обеспечения режима экономии и рационального использования потребляемых нефтепродуктов. Важно отметить, что в целях налогообложения прибыли не предусмотрено каких-либо нормативов для признания расходами затрат на ГСМ. Нет отсылок к нормативам ни в статье 254 “Материальные расходы” НК РФ, ни в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 кодекса, в котором речь идёт о расходах на содержание служебного автотранспорта. Поэтому траты на горючее и смазочные материалы, обусловленные производственными и технологическими целями, относятся к материальным расходам или к прочим расходам (в части затрат на содержание служебного автотранспорта) в размере фактических затрат.

Правда, нужно быть готовыми к тому, что, если фактические расходы на ГСМ будут значительно превышать установленные Минтрансом нормы, налоговики могут признать такие расходы экономически необоснованными. И тогда организации, возможно, придётся отстаивать свою позицию в суде.

Фактический расход топлива определяют расчётным путём. Для этого к остатку топлива при выезде нужно прибавить выданное по заправочному листу количество литров горючего и вычесть остаток топлива, который имеется в бензобаке при возвращении автомобиля в гараж.

Пример 2

При выезде автомобиля из гаража остаток топлива составлял 10 л, выдано по заправочному листу - 40 л, остаток топлива при возвращении - 5 л. Следовательно, фактический расход топлива составляет 45 л (10 + 40 – 5).

В том случае, если расход топлива по норме превышает его фактический расход, образуется экономия топлива. Если же фактический расход оказался больше расхода топлива по норме, возникает его перерасход.

Информацию о работе автомобиля в течение дня в путевой лист вносит водитель.

На оборотной стороне путевого листа он указывает маршрут следования транспортного средства. Его необходимо записывать по всем пунктам следования автомобиля. По каждому пункту следования необходимо указать адрес, время выезда и возвращения, а также количество километров, которое прошёл легковой автомобиль до пункта назначения. Не допускается вместо описания маршрута следования делать записи “по служебному заданию” и другие записи аналогичного характера. Обращаем внимание на то, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте зачастую является основной причиной, по которой налоговики отказываются признавать расходы на ГСМ.

В колонке “Код заказчика” указывается код, присвоенный организацией определённому заказчику. В обычной (не транспортной) организации используемый в служебных целях автомобиль может предоставляться различным сотрудникам (генеральному директору, руководителю отдела продаж или отдела поставок, главному бухгалтеру, кассиру, курьеру и т. д.). В этом случае вместо кода заказчика можно указать должность и фамилию сотрудника организации, который воспользовался автомобилем, или табельный номер этого сотрудника.

В конце дня водитель заполняет раздел “Результат работы автомобиля за смену”. В нём водитель должен указать время работы и количество пройденных километров.

Пример 3

Организация, находящаяся в Москве (адрес головного офиса: ул. Образцова, д. 17), использует в служебных целях легковой автомобиль Audi A6 2.6. Для учёта работы автомобиля организация использует типовую межотраслевую форму № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”. Автомобиль работает с кондиционером в условиях городской черты (возможен простой в “пробках”). С учётом этих факторов базовая норма расхода бензина (10 л на 100 км) скорректирована на поправочные коэффициенты и установлена равной 13,2 л на 100 км.

5 июня 2006 года директор организации Фролов А. В. на автомобиле ездил в филиал, расположенный на ул. Покровка, д. 2, после этого к поставщику, который находится по адресу ул. Госпитальный вал, д. 5.

За этот день водитель автомобиля заполнил оборотную сторону путевого листа так, как показано в образце.

Помимо списания использованного горючего путевой лист в установленных случаях необходим для начисления заработной платы водителю. В этих целях раздел “Расчёт заработной платы” заполняется работниками бухгалтерии.

Если заработная плата водителю начисляется повременно, то её сумму указывают по строке “За часы, руб. коп.”. Для этого количество отработанных за день (смену) часов умножают на часовую тарифную ставку водителя.

Если же заработная плата водителя является сдельной, то бухгалтер сумму зарплаты отражает по строке “За километраж, руб. коп.”. Для этого количество километров, пройденных за день, умножают на сдельную ставку.

Путевой лист индивидуального предпринимателя

Для предпринимателей, которые занимаются перевозками или используют личный транспорт для осуществления предпринимательской деятельности, предусмотрены иные формы путевых листов. Они утверждены приказом Минтранса России от 30.06.2000 № 68 и включают в себя следующие формы:

Путевые листы по этим формам предприниматель должен оформлять независимо от того, сидит ли он сам за рулём транспортного средства или автомобилем управляет работник по найму.

Выписывать путевые листы предприниматель может самостоятельно или поручить это своему сотруднику. Как и в организациях, путевой лист предпринимателю предпочтительнее оформлять на один день. А на более длительный срок “путёвка” может быть составлена только в том случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены вне места постоянной стоянки автотранспортного средства.

Выданные путевые листы регистрируются в специальном журнале, форма которого приведена в приложении № 4 к приказу № 68. Заполнять путевые листы предприниматель должен в соответствии с тем порядком, который описан в приложении № 5. Использованные путевые листы, а также до конца заполненный журнал регистрации путевых листов предприниматель обязан хранить в течение пяти лет.

Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя. Для автотранспортных предприятий установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением случаев, когда водитель направляется в командировку. Что касается организаций и ИП, не относящихся к автотранспортным предприятиям, то они могут выдавать путевой лист на срок от 1 дня до месяца.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи с вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из 2 частей:

1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
2. Табличная часть, в которой указываются:

• номер путевого листа и дата его выдачи;
• данные водителя и его табельный номер;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
• водителя — о получении путевого листа;
• диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
• бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленность затрат служебного автомобиля подтверждает путевой лист вне зависимости от того, является ли ваша организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен не надлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и, как правило, к значительным доначислениям. Так как же правильно оформить путевой лист легкового автомобиля?

Путевой лист является первичным документом по учету использования транспортного средства и контролю работы водителя. Он подтверждает расход топлива транспортного средства, в то время как кассовые чеки с заправочной станции лишь подтвердят факт приобретения бензина.

Если путевой лист отсутствует или его основные реквизиты не заполнены, расходы на горюче-смазочные материалы, ремонт или обслуживание автомобиля, суммы начисленной амортизации и т. п. не будут носить производственный характер. Поэтому стоит внимательно отнестись к заполнению путевого листа.

Кто здесь главный?

Сразу стоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют механик и диспетчер-нарядчик. Диспетчер либо уполномоченное руководителем организации лицо в соответствующих графах указывает: наименование, адрес и номер телефона организации, марку и государственный номерной знак автомобиля, Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения и его класс.

Если организация проводит лицензируемые виды перевозок, в строке «Лицензионная карточка» заполняются соответствующие данные.

В разделе «Задание водителю» диспетчер должен указать, в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль и адрес подачи. Механик же указывает количество пройденных километров по данным спидометра, соответственно на момент выезда из гаража и при возвращении. Количество пройденных километров при возвращении в гараж должно соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража в следующий рабочий день.

Самое трудное для бухгалтера — добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.

Учимся на чужих ошибках

Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, разберем порядок заполнения путевого листа на примере.

Пример

Основным видом деятельности ООО «Гравицаппа» является продажа мелких деталей для двигателей. Для служебных поездок по городу и области руководители и менеджеры используют легковые автомобили. Услуги сторонним организациям по перевозке пассажиров не оказываются.

14 февраля 2009 года менеджер ООО «Гравицаппа» И.М. Семенов отправился на задание. Организация использует унифицированную форму путевого листа (форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Заполненный документ можно посмотреть . Затраты по эксплуатации автомобилей списываются в расходы, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Итак, проведем работу над ошибками по путевому листу ООО «Гравицаппа». Места, где при заполнении допущены ошибки, указаны цифрами на документе 1 .

Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается.

Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.

Ошибка 2. Не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.

Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указаны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.

Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Несмотря на то что в Налоговом кодексе речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы, утвержденные Минтрансом России, либо воспользоваться заводскими нормами расхода топлива.

Ошибка 5. Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно, так как указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, если можно, название организации. Пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области». Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо приложении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.

Ошибка 6. На оборотной стороне путевого листа не прописано время возвращения водителя. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись.

Ошибка 7. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.

Перечисленные выше ошибки в документе исправимы. Порядок исправлений в путевых листах определен в пункте 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ). Изменения в первичных учетных документах должны быть подтверждены подписями соответствующих лиц и датами исправлений. Так, например, исправления в путевом листе показаний счетчика пройденного пути на конец рабочего дня нужно подтвердить подписями соответствующих должностных лиц: водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Правильная форма заполненного путевого листа для ООО «Гравицаппа» показана .

внимание

Выписывать путевой лист должны не только автотранспортные организации, а также организации, у которых есть автомобили, но деятельность не связана с перевозками.

Путевой лист по собственной форме

Мы рассмотрели порядок заполнения унифицированной формы путевого листа для легкового автомобиля. Она в обязательном порядке применяется специализированными и автотранспортными организациями. Но «обычные» организации имеют право разработать свою форму путевого листа (письмо УФНС России от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253). В указанной форме необходимо отразить все реквизиты, предусмотренные в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ, а именно:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Собственную форму путевого листа должен утвердить приказом руководитель организации. Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, форма должна быть приведена в учетной политике.

Организация, которая применяет унифицированную форму, должна составлять путевой лист ежедневно. Поэтому свой бланк путевого листа организации обычно разрабатывают с расчетом, чтобы его можно было выдавать сразу на несколько дней, неделю, месяц. Собственная форма путевого листа должна составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы можно было судить об обоснованности произведенного расхода (письмо Минфина России от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23). Главное, чтобы она позволяла организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

это важно

Путевой лист унифицированной формы выдается только на один день или смену. На срок более одних суток унифицированная форма выдается в случае командировки водителя. Поэтому, чтобы увеличить срок действия путевого листа, организация может разработать свою форму и закрепить ее в учетной политике.

Нюансы с водителями

В организации нет собственного водителя. В этом случае следует подготовить внутренний документ (приказ) для работников, которые в целях производственной необходимости будут использовать служебный автомобиль. В приказе должны быть прописаны: работник и его должность, производственная необходимость использования автомобиля (или ссылка на должностные инструкции), номер и марка машины.

Из этих сведений можно сделать вывод, для каких служебных обязанностей сотруднику необходим автомобиль. Также одно транспортное средство может быть «закреплено» за несколькими лицами.

Этот приказ нужен для того, чтобы у налоговых инспекторов не возникло лишних вопросов по поводу использования служебного транспорта лицами, деятельность которых не подразумевает производственную необходимость разъездов на автомобиле.

В организации есть водитель. Если заработная плата начисляется исходя из фиксированного оклада, то составлять свою форму путевого листа за неделю или месяц никак не повредит. А если зарплата повременная или сдельная, то необходимо внести в путевой лист раздел расчета заработка. В нем должно быть указано время выезда и возвращения из каждой поездки, километраж.

Если заработная плата работника рассчитывается исходя из времени или километража, то в соответствующих графах должна проставляться тарифная ставка и рассчитываться зарплата.

Таким образом, каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля, содержащие необходимую информацию о его использовании. Иначе учиться придется на собственных ошибках.

С. Шестакова,
эксперт «ПБ»

Привезти товары на свой склад, обеспечить производство сырьем или доставить готовую продукцию покупателю. Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное - правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов.

Е. КАПКОВА, АКДИ "Экономика и жизнь"

Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Формы путевых листов для юридических лиц установлены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Так, например, для легкового автомобиля используется форма N 3, для грузового - формы N 4-с и 4-п, для автобусов - форма N 6 и т.д.

Для индивидуальных предпринимателей путевые листы также являются обязательными. Их формы приведены в приказе Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте".

Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки. Путевой лист дает право водителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специального пропуска.

При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия-перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист.

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА ОРГАНИЗАЦИЯМИ

Порядок заполнения путевых листов грузового автотранспорта изложен в приложении 7 к инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР и Минтранса РСФСР от 30.11.83 N 156/354/7 "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом". В настоящее время это единственный действующий документ, описывающий правила оформления путевого листа.
Путевой лист выдается водителю под расписку только на один рабочий день (смену) при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. Водитель не должен участвовать в заполнении путевого листа, за исключением строк о приеме и сдаче автомобиля механику.

Поскольку преобладающая часть грузоперевозок в настоящее время выполняется небольшими организациями, в которых, как правило, используется повременная оплата труда водителей (основная заработная плата состоит из месячного оклада), для примера заполнения взята форма путевого листа N 4-п.

Оформление путевого листа до выдачи его водителю обычно осуществляется диспетчером организации-перевозчика. Если поставщик или покупатель перевозят товар собственным или арендованным автотранспортом, то путевой лист оформляют специально назначенные сотрудники этих организаций.

При заполнении путевого листа диспетчер присваивает ему номер и записывает дату выдачи, которая должна соответствовать дате его регистрации в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8, установлена Постановлением Госкомстата России N 78). В каждой строке журнала последовательно записываются номер путевого листа, дата его выдачи, ФИО водителя и его табельный номер, гаражный номер машины и проставляются подписи водителя и диспетчера с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя.

Затем в путевой лист вписывается название организации, ее адрес, телефон и в специальном поле - код ОКПО. В поле "Режим работы" указывается код, соответствующий режиму работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, работа по графику и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.
В строках "Колонна" и "Бригада" указываются номера (если они есть на предприятии) тех колонны и бригады, в которых работает водитель. В строках для сведений об автотранспортном средстве приводится его марка, государственный регистрационный номер и гаражные номера автомобиля и прицепов. В строках, отведенных для сведений о водителе, указываются его фамилия, имя и отчество, табельный номер, номер водительского удостоверения и класс. В строках о лицензионной карточке отражаются сведения о ее виде (стандартная, ограниченная), регистрационном номере и серии.

В строке "Сопровождающие лица" записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы и т.д.).

Раздел "Работа водителя и автомобиля" предназначен для сведений о выезде и возвращении автомобиля по графику.
В разделе "Задание водителю" в графе 18 "В чье распоряжение" на основании заявки заказчика диспетчер указывает наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания. В графах 19 и 20 отмечается время прибытия автомобиля к заказчику и его убытия согласно заявке или графику работы по договору. В графах 21 и 22 на основании заявки или разового заказа отражается количество часов и ездок с грузом, необходимых для выполнения задания.
Право изменения задания, указанного в разделе "Задание водителю", имеет только автотранспортное предприятие. Только в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках "Особые отметки". Здесь же делается запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению, например, органами милиции, а также отражаются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки ГАИ, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.д.).

В строке "Выдать горючее" диспетчер записывает прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.

Получив от диспетчера путевой лист, водитель проходит обязательный предрейсовый медосмотр. Медработник, проверяющий пригодность водителя по состоянию здоровья, ставит свою подпись в поле "Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен". Если предприятие большое, то оно может иметь в своем составе медсанчасть, при ее отсутствии медработник обычно является совместителем.

До выезда из гаража на путевом листе заправщик (при заправке на самом предприятии), техник по горюче-смазочным материалам или специально назначенное лицо (в нашем примере - механик) в разделе "Движение горючего" в графах 9, 10, 11 соответствующих строк записывает марку и количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее. Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему в натуральном выражении.

В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 7 "Показание спидометра" механик фиксирует показание спидометра при выезде автомобиля из гаража, а в графе 8 "Время фактическое" проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража на задание.

В разделе "Движение горючего" в графе 12 "Остаток при выезде" механик записывает количество горючего, находящееся в баках автомобиля при выезде, и ставит свою подпись. Например, в баке автомобиля оставалось 10 л с предыдущего дня, утром текущего дня происходила заправка на самом автотранспортном предприятии - выдано 30 л, поэтому при выезде в баке машины было 40 л бензина.

В строках о технической исправности автомобиля механик удостоверяет своей подписью передачу машины водителю в исправном состоянии и разрешает выезд из гаража. Водитель своей подписью удостоверяет принятие автомобиля в исправном состоянии и получение задания на перевозку.

После прибытия автомобиля к заказчику на оборотной стороне путевого листа в разделе "Выполнение задания" заказчик указывает свое наименование, показания спидометра, дату и время прибытия к нему и плановое время убытия согласно заявке, количество и номера товарно-транспортных документов (ТТД), маршрут движения (адреса пунктов погрузки и разгрузки, откуда взять груз и куда доставить согласно заявке), количество ездок и ставит свой штамп.

В разделе "Простои на линии" уполномоченное лицо заказчика в соответствующих графах указывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

В форме N 4-п имеется отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления предприятием-перевозчиком счета на оплату транспортных услуг. Этот талон прилагается к счету на оплату. На оборотной стороне путевого листа заказчик указывает наименование организации-перевозчика, марку и государственный номер работающего у него автомобиля и прицепов. В строке "Заказчик" он проставляет свое наименование, фамилию, имя и отчество должностного лица, ответственного за использование автомобиля. В строках "Прибытие к заказчику" и "Убытие от заказчика" указывается время прибытия и убытия автомобиля. В строках "Приложенные ТТД" заказчик вписывает номера ТТД, один экземпляр которых прилагается к путевому листу, и указывает их общее количество. Затем в строке "Подпись и штамп заказчика" он подписывается и ставит свой штамп.
При возвращении автомобиля в гараж в путевом листе в разделе "Движение горючего" механик (или специально назначенное лицо) заполняет графу 13 "Остаток при возвращении" и расписывается под ней. В этом же разделе, если бензин сливается, заправщик или иное назначенное на эту работу лицо при сдаче водителем ГСМ заполняет графу 14 "Сдано" и расписывается под ней.
В строке "Сдал водитель" водитель подписывает путевой лист при сдаче автомобиля механику в исправном (или неисправном) состоянии. Механик в строке "Принял" подписывает лист, подтверждая прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

Затем водитель сдает путевой лист диспетчеру или специально назначенному лицу.

После сдачи водителем путевого листа диспетчер или иное уполномоченное лицо в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 6 "Нулевой пробег" записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.
В разделе "Движение горючего" в графе 15 "Коэффициент изменения нормы" указывается один общий на весь данный рабочий день коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанный с работой по повышенной норме расхода топлива. Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов.

В графах 16 "Время работы спецоборудования" и 17 "Время работы двигателя" записывается время работы специального оборудования, которым оснащен автомобиль, и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно-разгрузочные механизмы, и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность всех этих данных диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.
В разделе "Результат по первому (второму) заказчику" на оборотной стороне путевого листа таксировщик указывает оплачиваемое время, количество ездок, наличие экспедитора, общий пробег и пробег с грузом, вес и тонно-километры. На лицевой стороне талона заказчика точно так же заполняется раздел "Результат по первому (второму) заказчику". Эти разделы подписывают таксировщик и начальник эксплуатации.

Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочего времени и предъявляться по требованию сотрудников МВД, ГАИ и Российской транспортной инспекции. Путевые листы следует хранить вместе с товарно-транспортными документами, чтобы их можно было одновременно проверять. Минимальный срок их хранения - 5 лет.

Ответственность за неправильное оформление путевого листа несут руководители организаций, а также лица, отвечающие за эксплуатацию автомобиля и участвующие в заполнении документа.

ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

C 1 января 2001 г. и индивидуальные предприниматели обязаны применять путевые листы при осуществлении перевозок грузовыми и легковыми автомобилями.

Формы путевых листов для предпринимателей, осуществляющих перевозки на коммерческой основе для заказчиков и для своих производственных целей, утверждены Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68.

Этим же Приказом определен порядок заполнения путевых листов, обязательный для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды и других законных основаниях.

Если предприниматель нанимает на работу водителей, то путевые листы оформляет он сам или специально назначенное им лицо. Если индивидуальный предприниматель лично управляет автомобилем, то он и оформляет себе путевой лист. Так же как и для юридических лиц, путевой лист для индивидуального предпринимателя оформляется только на один рабочий день. Более длительный срок действителен в случае, когда время выполнения задания вне места постоянной стоянки автотранспорта превышает одни сутки (смену).

Порядок заполнения путевого листа у индивидуального предпринимателя аналогичен тому, который был описан в предыдущем разделе, но форма документа иная. По окончании работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя.

ОБРАБОТКА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

Путевой лист остается у предприятия-перевозчика и служит основанием для учета транспортной работы автомобиля. В этой статье мы не будем подробно разбирать вопросы таксировки, нормирования расходов топлива и исчисления зарплаты водителя.
Напомним лишь, что фактическое количество израсходованных ГСМ при покупке за наличный расчет подтверждается путевым листом и чеками ККМ, которые сдаются в бухгалтерию (с авансовым отчетом) и позволяют списать эти расходы на себестоимость. Наличные деньги на закупку ГСМ выдаются водителю под отчет. После истечения установленного приказом руководителя срока водитель составляет авансовый отчет по форме N АО-1.

При обработке путевых листов расход горючего определяется по общему пробегу и/или выполненной работе автомобиля в тонно-километрах за день (смену). При подведении итогов работы на оборотной стороне путевого листа в разделе "Расход горючего" указываются наряду с фактическими расходами ГСМ также расходы по нормам, установленным в организации.

На предприятии, которое использует транспортные средства, должен быть надлежащим образом организован учет ГСМ, путевых листов. Последние являются основными документами, отображающими расход топлива, маршрут движения автотранспорта, величину пробега.

Путевые листы являются стандартизованными документами. Их форма принята Госкомстатом в 1997 г. Она является универсальной, используется до сих пор. Стандартные путевые листы являются обязательными к использованию на государственных и частных предприятиях, имеющих собственный автопарк, даже состоящий из 1 транспортной единицы.

Порядок работы с путевыми листами

Путевые листы распределяются ответственным специалистом на каждую смену. Исключение представляет обеспечение необходимыми документами сотрудников, находящихся в длительных командировках. Работа бухгалтерии с путевыми листами имеет ряд особенностей:

• документы хранятся минимум 5 лет;
• изменения в путевые листы (по расходу топлива, километражу и т.п.) могут быть внесены только при визировании подписями двух ответственных специалистов;
• списание ГСМ организовывается только при наличии квитанций об их оплате;
• если для нужд компании используется личный транспорт сотрудников, информация об этом отражается в путевом листе (это обеспечивает возможность получения водителем компенсации).

Порядок учета путевых листов

Документы, подтверждающие использование транспорта для нужд предприятия, должны учитываться соответствующим образом. Это является актуальным требованием контролирующих органов. Для учета движения транспорта, и т.п. используется путевой журнал . Утвержденной для его заполнения является Форма 8.

Порядок и правила учета путевых листов четко регламентированы. Несоблюдение их является нарушением законодательства. Журнал учета должен вестись в установленном порядке. В нем указывается вся информация о выдаче путевых листов.

Что касается стандартизованной формы журнала учета, она может быть дополнена актуальными для конкретной компании графами и строками. Обязательным условием является сохранение утвержденных блоков.

Эффективный учет путевых листов выгоден прежде всего самому предприятию. Он позволяет минимизировать ошибки при осуществлении между организацией и заказчиками, контролировать работу водителей, точно рассчитывать заработную плату. Также грамотный учет обеспечивает возможность оптимизации налоговых выплат.

Специфика электронного учета путевых листов

Сегодня практически для каждой организации актуальна оптимизация бизнес-процессов. Учетные операции также могут и должны быть автоматизированы. В арсенале современных бухгалтеров имеются инструменты и средства для оптимизации учета путевых листов.

Специальное программное обеспечение позволяет минимизировать затраты времени на оформление учетных документов. Кроме того, использование профильных электронных систем снижает риск утраты важной учетной информации.

Оптимизировать процесс учета путевых листов можно и не только с помощью интеграции в существующую систему нового ПО. Хотите разгрузить бухгалтерию? Передайте часть ее функций на аутсорсинг.

Компания «Консалтинг Премиум» предлагает широкий ассортимент разовых бухгалтерских услуг и комплексные решения по сопровождению бизнеса.

Наши специалисты, благодаря высокому уровню профильной подготовки и опыту, эффективно решают различные учетные задачи, в том числе по организации учета путевых листов, с гарантией качества результата, минимизации рисков.