Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

ГЛАВА 4

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

36. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

37. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

38. Реквизит «Код организации».

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (далее – ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее – ОКЮЛП).

39. Реквизит «Код документа».

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее – ОКУД).

40. Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

41. Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Например:

Похожая информация:

1. C) регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения

Организация путешествия непременно связана с некоторыми хлопотами, которые существенно увеличиваются, если для выезда за рубеж нужен визовый штамп. Кроме того, что путешественнику предстоит собрать довольно объемный комплект бумаг, некоторая часть из них должна быть представлена на языке страны визита, а иногда еще и с нотариальным заверением. В связи с этим актуален вопрос, как должен выглядеть перевод документов на визу и что именно необходимо переводить.

Какие документы подлежат переводу

Необходимость предоставления документов на языке государства, куда запланирована поездка, возникает практически всегда. При этом каждая страна выдвигает свои требования к списку подлежащих переводу бумаг. Так, к примеру, британская виза предполагает перевод всех документов, особенно финансовых. А вот нотариально заверять их потребуется только при запросе долгосрочного штампа.

Австралийское представительство в настоящее время принимает документы и без перевода. Американское консульство также не имеет жестких требований к документальному оформлению путешествия.

Из шенгенских стран Австрия требует перевод документов без заверения. Сертифицированные, то есть заверенные переводческим агентством переводы требуются для виз в Канаду и Новую Зеландию.

Общий список документов и требований для большинства стран

Сопровождать бумаги и справки переводом обычно требуют государства, которые предполагают стандартную процедуру получения визового штампа – через консульство. Такие страны принято называть визовыми. Попасть в них можно только при наличии въездного стикера в паспорте.

Чаще всего представительства зарубежных держав хотят видеть комплект бумаг на государственном языке своей страны. Как альтернатива приемлем английский.

Большой ошибкой будет игнорировать данное требование, а потому важно знать, что именно следует подготовить для подачи запроса на визу.

Виза краткосрочного действия:

Переводы документов для визы длительного действия понадобятся, в том числе, для перечисленного выше набора, к которому следует добавить:

1. Диплом об образовании.
2. Справку об отсутствии правонарушений.
3. Аттестат.
4. Трудовую книжку.
5. Мотивационное письмо.

Кроме того, понадобится предоставить:

• пенсионерам – перевод удостоверения, подтверждающего выход на пенсию;
• студентам – студенческий билет и справку из вуза;
• предпринимателям – свидетельство о регистрации.

Если подается пакет бумаг на несовершеннолетнего гражданина, тогда переводу подлежат:

• его свидетельство, выданное при рождении;
• разрешение от родителей, если в путь он отправляется с одним из них или с третьим лицом.

В последнем случае обязательно нужно предоставить нотариальное заверение. Это требование является обязательным, в какую бы страну ни ехал юный россиянин.

Требования к оформлению переведенных документов

И, наконец, самое интересное – ограничение выезда за границу должникам. Именно о статусе должника проще всего «забыть», собираясь в очередной заграничный отпуск. Причиной могут быть просроченные кредиты , неоплаченные квитанции ЖКХ, алименты или штрафы из ГИБДД. Любая из этих задолженностей может грозить ограничением выезда за границу в 2018 году, узнать информацию о наличии задолженности рекомендуем с помощью проверенного сервиса

Важно знать: ошибки в переводе могут привести к отказу в постановке визового штампа, а потому необходимо придерживаться следующих требований:

• В верхней части каждой страницы должна быть проставлена надпись «Перевод с.. на…». При этом если делается перевод документов для визы на английский или другой иностранный язык с русского, тогда данная пометка должна быть представлена на двух языках – русском и том, на который переводится документ.
• При наличии графических символов следует представить их описание. К примеру, «Государственный герб Великобритании».
• В переводе не должно быть слов с иностранным написанием. При необходимости следует использовать транслитерацию.
• Оригинальный текст должен быть подвергнут полному переводу, включая штампы, печати.
• Все рукописные подписи должны быть заменены словами и представлены с заглавной буквы, курсивом, в угловых скобках.

Например:

Директор <Иванов Иван Иванович>

Штамп: Торгово-промышленная палата города Москвы

Круглая печать: ООО Мегаполис, департамент международного развития

Круглая гербовая печать: Сидорова Татьяна Васильевна, нотариус города Москвы.

• Все персональные данные детей и их родителей при переводе свидетельств о рождении и паспортов должны полностью быть идентичными.
• Не подлежат переводу оригинальные номера документов и бланков.
• Машиносчитываемая строка в личном удостоверении личности должна быть обозначена как «машиносчитываемая строка».

В целом перевод должен содержать фразы, которые наиболее часто употребляются в языке перевода. Последняя страница непременно должна содержать штамп переводческого бюро, на котором должны быть обозначены:

1. ФИО переводчика.
2. Направление перевода.
3. Дата.
4. Подпись.

Перевод документов обязательно следует сопроводить копией.

Иногда перевод справок для визы не является достаточным условием для проставления штампа. Требуется еще и заверение предоставленных документов. Проводиться данная процедура может двумя способами:

1. Непосредственно в консульстве визовым офицером. В данном случае он заверят документы сам для себя, то есть делает пометку, что оригиналы он видел.
2. Нотариально.

Во втором случае, если нотариус владеет языком перевода, он заверяет правильность изложенного на иностранный язык текста. Если же иностранный язык ему незнаком, он заверяет подпись переводчика. Для этого последнему понадобится предоставить:

1. Паспорт.
2. Диплом о специальном образовании.
3. Заявление.

К заверению не будут приняты бумаги, в которых содержатся:

• исправления;
• зачеркивания;
• иные правки;
• надписи карандашом.

При этом все числа должны быть прописаны и в буквенном эквиваленте, а названия юридических лиц не должны содержать аббревиатуры. Если документ содержит более одного листа, он должен быть прошит и пронумерован.

Самостоятельный перевод для визы

Само собой разумеется, что и обращение в бюро переводов, и услуга нотариуса потребуют некоторых денежных расходов. Сэкономить позволит самостоятельная работа над документами. Для этого нужно придерживаться таких правил:

• язык изложения – государственный страны визита или английский;
• почерк – разборчивый, можно использовать машинописный текст;
• все ФИО и адреса пишутся полностью.

Закончил МГУ им. адмирала Невельского, факультет управления морским транспортом. Считаю, что в жизни нужно успеть испытать себя в разных сферах. Люблю совершать самостоятельные путешествия, а затем делиться полученным опытом и впечатлениями, побывал более, чем в 25 странах мира.

«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы : письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы : докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

• заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
• размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

• справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
• код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа (ОКУД);
• отметка для регистрационного номера и даты документа;
• отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать
Скачать
Скачать
Скачать

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации (автор документа);
• отметка для проставления даты и номера документа;
• место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Фото: arrowrootmedia.com

Разработка фирменного официального бланка компании дело непростое. Особенно если ваша компания является представительством зарубежной фирмы. Часто коммерческие компании при разработке своего бланка ограничиваются только нанесением на него своего логотипа и торгового названия. Что с точки зрения российских стандартов (ГОСТов) абсолютно не верно. И самое интересное, что юристы компании, которые участвуют в процессе создания фирменного бланка не считают нужным заглянуть в действующие стандарты, чтобы внести коррективы в соответствии с действующим законодательством РФ.
На моих занятиях по Деловому письму и по Делопроизводству участники семинаров стали все чаще и чаще задавать вопросы - как же правильно оформлять фирменный бланк на двух языках. И надо ли это делать вообще? Ответ на этот вопросы четко и ясно прописан в п. 3.8 ГОСТа 6.30-2003. (напомню, что ГОСТ никто не отменял и не смотря на то, что он разработан 9 лет назад, ГОСТ имеет юридическую силу и по сей день).
И так, давайте обратимся к указанному ГОСТу и посмотрим, что там написано:

«3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.»

Ниже привожу два примера, как может выглядеть двуязычный бланк компании. Стоить заметить, что при изучении стандартов по унифицированным формам документов стран СНГ (Украины, Белоруссии и Казахстана) требования к оформлению двуязычных бланков одинаковы: слева – название компании на национальном языке, справа – на иностранном.
Как видите все ясно, просто и четко. Вот за это я и люблю работать с ГОСТами.

Выход на внешние рынки по праву можно считать знаком успеха коммерческой организации. Тем не менее это событие дает и дополнительную работу юристам договорного отдела: появляется необходимость грамотного оформления документов, регламентирующих отношения с конкретными зарубежными контрагентами. Основным из таких документов является внешнеторговый договор с иностранным контрагентом, регулирующий отношения купли-продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Что такое внешнеторговый договор?

Внешнеторговым является договор, стороны которого имеют коммерческие предприятия (англ. place of business – «основное место ведения бизнеса») в разных государствах. Такое определение содержится, в частности, в Конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров, подписанной в Вене (Австрия) 11 апреля 1980 г. (далее – Венская конвенция). Для СССР Венская конвенция вступила в силу 1 сентября 1991 г., на сегодняшний день Россия является страной – участницей Венской конвенции как государство-правопреемник СССР в ООН с 24 декабря 1991 г.

Письменная форма обязательна

Перечислим общие требования к форме внешнеторгового договора.

В соответствии со ст. 11 Венской конвенции не требуется, чтобы договор международной купли-продажи заключался или подтверждался в письменной форме или подчинялся иному требованию в отношении формы. Он может доказываться любыми средствами, включая свидетельские показания. Однако СССР ратифицировал Венскую конвенцию с одной оговоркой: «Союз Советских Социалистических Республик в соответствии со статьями 12 и 96 Конвенции заявляет, что любое положение статьи 11, статьи 29 или части II Конвенции, которое допускает, чтобы договор купли-продажи, его изменение или прекращение соглашением Сторон либо оферта, акцепт или любое иное выражение намерения совершались не в письменной, а в любой форме, неприменимо, если хотя бы одна из Сторон имеет свое коммерческое предприятие в Союзе Советских Социалистических Республик» (постановление ВС СССР от 23.05.1990 № 1511-I). Иными словами, в Российской Федерации договор международной купли-продажи должен быть совершен исключительно в письменной форме.

Положения относительно письменной формы внешнеторгового договора, если одна из сторон является российской, находят свое отражение и в Гражданском кодексе Российской Федерации. Так, в соответствии с п. 2 ст. 1209 ГК РФ форма внешнеэкономической сделки, хотя бы одной из сторон которой является российское юридическое лицо, подчиняется независимо от места совершения этой сделки российскому праву. Это правило применяется и в случаях, когда хотя бы одной из сторон такой сделки выступает осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо (индивидуальный предприниматель), личным законом которого является российское право. В соответствии с п. 3 ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы внешнеэкономической сделки влечет недействительность сделки.

Договор или контракт?

ГК РФ и иные нормативные правовые акты, регулирующие хозяйственную деятельность в России, содержат только термин «договор» . Можно ли называть внешнеторговый договор контрактом, как это часто делается на практике?

При проведении платежей по внешнеторговому договору значительную роль играют инструкции Центрального банка Российской Федерации, поскольку такие платежи производятся по безналичному расчету. Письмо Банка России от 15.07.1996 № 300 «О "Рекомендациях по минимальным требованиям к обязательным реквизитам и форме внешнеторговых контрактов”» (вместе с рекомендациями, утвержденными МВЭС РФ 29.02.1996) в самом названии содержит термин «внешнеторговый контракт» . Следовательно, можно допустить, чтобы именно внешнеторговый договор назывался контрактом. Но если называть этот документ одним словом, предпочтительнее использование термина «договор».

Языки договора – право выбора сторон

Рассмотрим теперь вопрос о языках, на которых может быть составлен внешнеторговый договор. Этот вопрос время от времени встает для сторон достаточно остро, поскольку все стороны договора боятся того, что в деловой практике называется английским словом misunderstanding, – неверного понимания взаимных намерений. Языковой барьер может только усугубить такое непонимание.

Извлечение

из Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

(в ред. от 11.12.2002)

Статья 22. Языки, используемые в сфере обслуживания и в коммерческой деятельности

2. Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на государственном языке Российской Федерации и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

Иными словами, на территории России стороны договора могут руководствоваться взаимным соглашением для выбора языка, на котором будет составлен договор. При этом не запрещается составление договора на нескольких языках.

На практике среди внешнеторговых договоров преобладают договоры, составленные на языках сторон (поскольку такие договоры чаще всего двусторонние, то и составлены они на двух языках: продавца (исполнителя, подрядчика) и покупателя (заказчика)). Однако традиционно принято, что английский язык является самым распространенным, востребованным и понятным всем участникам международной торговли. Поэтому стороны внешнеторгового договора, ни для одной из которых английский язык не является родным, могут договориться использовать его как третий или единственный язык договора, однако ни одна из сторон не может навязать другой стороне подобное требование.

Одновременно сторонам желательно сразу (на этапе заключения договора) определить язык обмена корреспонденцией по договору. Если условие о выборе языка для переписки не включено в условия договора, то по обычаям международного делового оборота языком переписки становится тот, на котором впервые прозвучало предложение о заключении сделки.

Приведем пример пункта внешнеторгового договора относительно языков, на которых составлен договор, и языка, на котором будет вестись обмен корреспонденцией по договору:

Какой язык сильнее?

При составлении внешнеторгового контракта на двух языках (языке продавца и языке покупателя) стороны, как правило, устанавливают, что оба текста имеют одинаковую юридическую силу. При этом не стоит путать количество языков договора с количеством экземпляров договора. Если на каждой странице договора указан текст на обоих языках (а не составлено отдельно по одному экземпляру договора на каждом из языков), это один экземпляр договора, а не два.

Часто вызывает сложности и выполнение точного, дословного перевода с одного языка на другой. Поэтому в договор рекомендуется внести условие, на каком языке текст имеет преимущество в случае несовпадений или разночтений между русскоязычной и иностранной версиями договора. Здесь также возможны варианты.

Принципы международных коммерческих договоров (далее – Принципы), разработанные УНИДРУА (Международным институтом по унификации частного права), носят рекомендательный характер, однако признаются унификацией внешнеторговых обычаев делового оборота в области договорной практики. Согласно ст. 4.7 Принципов, если договор составлен на двух или более языках и каждый из его текстов имеет одинаковую силу, то в случае расхождения между текстами предпочтение отдается толкованию в соответствии с вариантом текста договора, который был составлен первоначально. Тем не менее стороны договора не обязаны следовать подобной рекомендации и могут самостоятельно договориться, какой язык в подобной ситуации получит преимущество.

Приведем пример условия договора о языке, имеющем преобладающее значение:

В случае возникновения разночтений или каких-либо несовпадений в смысловом содержании условий настоящего Договора преимуществом обладает текст настоящего Договора на ________________ языке.

Если иностранный контрагент отказывается подписывать договор на русском языке

Российское право не содержит нормы, которая может обязать иностранного контрагента подписывать договор на русском языке. Более того, доводы иностранной стороны о том, что она не имеет намерения подписываться под текстом, содержания которого она не понимает, представляются достаточно логичными. Однако для ряда организаций, участвующих в дальнейшем исполнении договора (например, для банка, через который будут вестись платежи), необходимо предоставление текста договора на русском языке. Что делать?

Вариантов может быть несколько:

• попробовать договориться с контрагентом о подписании русского текста, поместив его на одном листе с текстом на иностранном языке в две колонки и предусмотрев подписи сторон под каждым вариантом текста. Аргументами в пользу подписи под русским текстом могут являться ссылка на особенности российского документооборота и восприятие третьими лицами на территории России только русского варианта договора;
• внести в договор условие о том, что в случае расхождения между русским и иностранным текстами договора предпочтение отдается иностранному варианту;
• напечатать текст договора в двух экземплярах – русском и иностранном – для каждой стороны, при этом выполнить нотариальное заверение перевода на русский язык с иностранного;
• изначально заключить договор только на иностранном языке; третьим лицам, участвующим в дальнейшем исполнении договора на территории России (банку и пр.), предоставить договор, подписанный на иностранном языке, с нотариально заверенным переводом на русский язык.

Какой вариант предпочтителен, следует решать самим сторонам договора по взаимному согласию.

Как заверить перевод договора у нотариуса?

Деятельность российских нотариусов регулируется Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (утверждены ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1; в ред. от 29.06.2012, с изм. от 02.10.2012; далее – Основы). Свидетельствование верности перевода является одним из нотариальных действий (ст. 81 Основ). Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если он сам владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус.

Нотариус не обязан быть профессиональным переводчиком с нескольких иностранных языков. Поэтому порядок действий, если нотариус не имеет квалификации переводчика, должен быть следующим: вначале обращение к переводчику (частнопрактикующему или в бюро переводов), выполняющему перевод, затем к нотариусу, заверяющему подпись переводчика. Следует обратить внимание, что нотариус, как правило, работает по предварительной записи.

В соответствии с Основами нотариальные действия в Российской Федерации совершают нотариусы, работающие в государственной нотариальной конторе или занимающиеся частной практикой. Нотариальные действия от имени Российской Федерации на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений Российской Федерации, уполномоченные на совершение этих действий.

К сведению. На должность нотариуса в Российской Федерации назначается в порядке, установленном Основами, гражданин Российской Федерации, имеющий высшее юридическое образование, прошедший стажировку сроком не менее одного года в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой, сдавший квалификационный экзамен, имеющий лицензию на право нотариальной деятельности (ст. 2 Основ).

Прежде чем обращаться к нотариусу, целесообразно уточнить его правомочия, выяснить, является ли лицензия нотариуса действующей.

Реестр государственных нотариальных контор и контор нотариусов, занимающихся частной практикой, ведет федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю в сфере нотариата (территориальные управления Министерства юстиции Российской Федерации), в порядке, установленном Минюстом России. Действительность лицензии нотариуса, ведущего частную практику, можно также уточнить в некоммерческих организациях, представляющих собой профессиональные объединения, основанные на обязательном членстве нотариусов, занимающихся частной практикой. Это Федеральная нотариальная палата или нотариальные палаты субъектов федерации.

К сведению. Нотариальные палаты имеют собственные информационные ресурсы в сети «Интернет»: http://www.notariat.ru/ – Федеральная нотариальная палата; http://www.mgnp.info/ – Московская городская нотариальная палата; http://www.monp.ru/ – Московская областная нотариальная палата.

Нотариально заверенный перевод договора выглядит следующим образом:

• перевод выполняется по предоставленному переводчику оригиналу договора или его копии (договор должен быть уже подписан сторонами);
• к тексту перевода прилагается страница с указанием фамилии, имени и отчества переводчика, осуществившего перевод с одного языка на другой, а также дата выполнения перевода;
• переводчик в присутствии нотариуса собственноручно подписывается на странице, содержащей его личные данные;
• нотариус своей печатью и подписью удостоверяет подлинность подписи переводчика и указывает регистрационный номер записи в нотариальном реестре.

Весь перевод прошивается. Прошитый перевод скрепляется печатью и подписью нотариуса с указанием общего количества сшитых листов.

Таким образом, нотариальное действие по заверению перевода договора совершается по правилам свидетельствования подписи на документе (ст. 80 Основ). Отсюда можно сделать вывод и о разграничении полномочий нотариуса и переводчика. Переводчик несет ответственность за правильность перевода, т.е. за его соответствие буквальному смыслу и содержанию первичного документа на иностранном языке. Нотариус же лишь подтверждает, что подпись под переводом сделана определенным лицом.

Несмотря на то что вопрос об обязательном профессиональном образовании переводчика остается дискуссионным, все же рекомендуется обращаться за услугами по переводу договора к лицу, имеющему такое образование. Нотариус, не просто заверяя подпись переводчика, а свидетельствуя о верности перевода (ст. 81 Основ), может потребовать от переводчика документы о профессиональном образовании, свидетельствующие о знании им соответствующего иностранного языка.

Многие нотариусы, выполняющие заверение перевода документов, работают в тесном сотрудничестве с бюро переводов.

Ниже приведены форма удостоверительной надписи о засвидетельствовании верности перевода, сделанного нотариусом (Пример 1), и форма удостоверительной надписи о засвидетельствовании подлинности подписи переводчика (Пример 2) (Формы № 60 и 61, утвержденные приказом Минюста России от 10.04.2002 № 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» (в ред. от 16.02.2009)).

Пример 1

Удостоверительная надпись о засвидетельствовании верности перевода, сделанного нотариусом

Форма № 60

Удостоверительная надпись

о засвидетельствовании верности перевода,

сделанного нотариусом

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность перевода данного текста с (название языка, с которого переводится текст) языка на (название языка, на который переводится текст) язык.

Печать Нотариус Подпись

Примечание. В случае совершения нотариального действия лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, наделенным полномочиями нотариуса на основании статьи 20 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, в формах нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах слова «нотариус», «нотариусом» заменяются словами «временно исполняющий (исполняющим) обязанности нотариуса» (с указанием фамилии, имени, отчества нотариуса и наименования соответствующего нотариального округа).

Пример 2

Удостоверительная надпись о засвидетельствовании подлинности подписи переводчика

Форма № 61

Удостоверительная надпись

о засвидетельствовании подлинности

подписи переводчика

Город (село, поселок, район, край, область, республика)

Дата (число, месяц, год) прописью

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую подлинность подписи, сделанной переводчиком (фамилия, имя, отчество переводчика) в моем присутствии. Личность его установлена.

Зарегистрировано в реестре за №

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Печать Нотариус Подпись

Примечание. В случае совершения нотариального действия лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, наделенным полномочиями нотариуса на основании статьи 20 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, в формах нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах слова «нотариус», «нотариусом» заменяются словами «временно исполняющий (исполняющим) обязанности нотариуса» (с указанием фамилии, имени, отчества нотариуса и наименования соответствующего нотариального округа).

Если у иностранного контрагента нет печати или печать выглядит «нестандартно»…

Согласно ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами . Законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Например, обязательность скрепления печати установлена для доверенности. Для договоров купли-продажи, выполнения работ или оказания услуг – в т.ч. с иностранным контрагентом – печать как обязательный реквизит не установлена.

Таким образом, если у иностранного контрагента нет печати вообще, для соблюдения простой письменной формы договора достаточно его подписи.

Если же печать выглядит «нестандартно» (яркий и необычный в российском документообороте цвет чернил, специфическое содержание оттиска – например, одно слово «договор», печать в виде «выдавливания» изображения на бумаге и т.п.), то можно также использовать приведенную выше норму ГК РФ: если на договоре имеется подпись контрагента, то простая письменная форма уже соблюдена и договор считается совершенным.

Чернила имеют значение!

Полезно уведомить иностранного контрагента о предпочтительном цвете чернил ручки, которой он будет подписывать договор. Несмотря на то что в России требования к заполнению документов от руки централизованно не установлены, более того, регламентация цвета чернил шариковой ручки для подписания договоров и вовсе отсутствует, из российской практики можно смело обозначить в качестве «официальных» цветов чернил для подписания деловых бумаг синий и фиолетовый. В ряде случаев также могут использоваться и черные чернила, однако у проверяющих органов черные чернила могут вызвать вопросы о подлинности подписи – именно ли это подпись руки, а не факсимиле или копия.

Подводя итог, отметим, что при оформлении любого договора, в т.ч. внешнеторгового, большее количество вопросов отдано на усмотрение сторон договора. Однако необходимо принимать во внимание нормы права о форме внешнеторгового договора. Также целесообразно следовать рекомендациям, вытекающим из сложившейся в нашей стране практики работы с внешнеторговыми договорами.

К.В. Васильева, доцент кафедры предпринимательского и трудового права ГУУ (г. Москва), канд. юрид. наук