Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.
Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 06.10.2000. В соответствии с Приказом Росархива от 26.08.2010 N 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, - до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:
документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности :
- организация труда и служебная деятельность;
- нормирование труда, тарификация, оплата труда;
- охрана труда;

документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности :
- прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
- установление квалификации работников;
- повышение квалификации работников;
- награждение.

В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения - до востребования.

Кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 "Трудовые отношения" и 8 "Кадровое обеспечение". Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по Перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные - 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в Письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 05.07.2005 N 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.2010 N ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или ст. 126 НК РФ.
Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.
Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 04.08.2004 по делу N А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в Постановлении от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2 по делу N А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Читать также

• Охрана коммерческой тайны

  Работник может быть уволен по инициативе работодателя за разглашение сведений, составляющих ту или иную тайну. Однако вопросы, связанные с материальными потерями, убытками, причиненными работодателю, надлежащим образом не решены. О том, какими правовыми средствами должна обеспечиваться защита такой информации, читайте в статье.

• Технология определения сведений, относимых к коммерческой тайне, и факторы риска

  В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать…

Статьи этого раздела

• Почему работодателям пора регулировать общение сотрудников в мессенджерах?

  Мессенджеры, к счастью или сожалению, прочно вошли в нашу жизнь. Кажется, иногда многим женщинам не так страшно потерять мужа, как телефон, в котором хранится почти вся твоя жизнь. Основное общение перешло в чаты: это удобно, ведь поддержать диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения. Например, руководитель создает чат с сотрудниками отдела и общается в нем.

• Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?

  Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.

• Что надо знать о приеме на работу подростков?

  Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
  Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.

• Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать

  Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

• Удержания по исполнительным листам

  При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

• Геолокация – на защите интересов работодателей?

  Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

• Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении

  Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

• Социальный налоговый вычет

  Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

• Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях

  В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

• Смерть ИП, работника, учредителя

  Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

• Банкротство работодателя за долги по зарплате

  Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

• Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках

  Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

• Замещение должностей и внутреннее совместительство

  Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

• Локальные нормативные акты компании

  Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

• Вакантные места для сокращаемого сотрудника

  Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

• Оформляем изменение личных данных сотрудника

  Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

• Когда и как проводить кадровый аудит

  Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

• Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?

  Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

• Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

  Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

• Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации

  Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
  Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

• Как сделать из внешнего совместителя основного работника

  Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

• Документы, которые должен представить работник

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

• Положение об оплате труда

  Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

• Меняем название должности работника

  Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

• Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты

  Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

• Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
• Принимаем на работу водителя

  Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

• Изменения и исправления в трудовой книжке

  Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

• Приказы: форма, нумерация, исправления

  Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

• В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?

  Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

• Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

  Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

• Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
• Как правильно сшивать документы

  В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

• Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?

  Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

  Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

• Подтверждение трудового стажа

  При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

• Временный перевод на другую работу

  В N 8 журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения" за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.

  Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

• Визит трудовой инспекции

  Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

• Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника

  Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

• Служебные командировки и права работников

  Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа "выездного", проблемы.

• Оформляем беременность

  В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и... кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме.

• Типичные заблуждения

  Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

В последние годы интерес к управленческому документообороту среди менеджеров высшего и среднего звена неуклонно возрастает. Общепризнанно, что управленческий документооборот является необходимым инструментом для управления организацией, позволяющим повысить качество и оперативность принимаемых управленческих решений, максимизировать ожидаемый результат и эффективно контролировать риски хозяйственной деятельности. На многих предприятиях были построены информационные системы, ориентированные на внутренних пользователей.

Вместе с тем, на сегодняшний день многие руководители не всегда осознают роль управленческого документооборота в организации, недостаточно четко понимают цели и задачи его постановки.

Понятие систематизации и хранения документов

Важная роль в сфере управленческой деятельности отводится ее документационному (документному) обеспечению.

Принципам, правилам документооборота, методологии документного обеспечения управленческого процесса, способам его стандартизации и унификации посвящены работы многих известных отечественных исследователей: Андреевой В.И., Басакова М.И., Верховцева А.В., Константинова Ю.Н., Лихачева М.Т., Санкиной Л.В..

Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Прежде чем начать исследование проблематики систематизации и хранения управленческих документов необходимо определиться с центральными понятиями работы.

Итак, под документом в работе понимается зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Документы издаются для того, чтобы быть использованные не единожды, а многократно. Многократное использование документа ведет к необходимости включать документ в процесс документооборота.

Таким образом, следующее понятие, которое мы рассмотрим, будет категория "документирование".

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов:

Простые средства (ручки, карандаши)

Механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)

Средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Документы – носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Понятие управленческой документации

Каждой функции управления соответствует определенный набор документов. Так, организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Таким образом, организационно-распорядительные документы являются наиболее востребованными в организациями. Их круг довольно-таки широк.

Так, в систему организационно-распорядительных документов (ОРД) входят устав, положение, учредительный договор, которые сопровождают создание организации как юридического лица.

Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами.

Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.).

Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.

Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей.

В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы.

При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Современные требования к оформлению организационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные в госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение на документе.

Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе.

Наличие формуляра установленного в государственном стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-значимой информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда.

Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании.

Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Министерства и ведомства разрабатывают на основе нормативных документов инструкцию по документированию управленческой деятельности для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых разрабатываются индивидуальные инструкции применительно к условиям конкретного учреждения.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности.

Приступая к работе с документами в любом учреждении, секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию управленческой деятельности данного учреждения. Документ является основанием для принятия управленческого решения, служит доказательством, свидетельством принятых решений, их исполнения, обеспечивает закрепление во времени, передачу в пространстве определенных актов, служит источником для обобщений, является материалом для наведения справок и архивных данных.

Управленческие документы обладают следующими особенностями:

Создаются, используются органами государственного управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

Служат средством закрепления функций органов государственного управления;

Процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им общезначимость и обязательность исполнения.

Требования, предъявляемые к внешней и юридической форме документов управления зависят от их вида. В одних случаях письменное, с помощью бланков, нотариальное оформление фактов и прав не предписывается законодательством, хотя и не запрещается. В других – закон прямо предусматривает соответствующую форму удостоверения конкретных прав и обстоятельств. Актовые данные фиксируются на специальных бланках, изготовляемых по единому образцу.

На практике различают следующие виды дефектов документов: недостоверность документа, отсутствие реквизитов; наличие ошибок, не оговоренных исправлений; неграмотное изложение текста; неправильная форма удостоверения, другие дефекты.

Недостатки документов могут быть соответствующим образом исправлены. Недоброкачественный документ может быть признан в определенном порядке действительным или аннулируется. Следует различать простую и квалифицированную формы изменения (исправления) документа. К простой форме исправлений относятся исправления посредством зачеркивания и оговорок. К квалифицированной – специальные надписи в некоторых юридических документах. Изменение текста посредством удаления его частей механическим (подчисткой) или химическим (травлением) способами в юридических документах не допускается.

Теоретическое исследование управленческого документооборота

Основную часть официальной документации составляет документация, используемая при реализации функций управления.

Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций.

Под управленческим (или внутренним) документооборотом в работе понимается идентификация, сбор, регистрация, обобщение, анализ и передача внутренним пользователям информации, необходимой для управления организацией. Такая информация бывает востребована в процессе подготовки данных, необходимых для принятия управленческих решений, впоследствии отражающихся в планах разного уровня, а также при контроле исполнения планов.

Поэтому можно сказать, что управленческий документооборот представляет собой систему информационного обеспечения процессов планирования и контроля на всех уровнях управления: начиная от стратегии и заканчивая оперативными бюджетами.

Можно отметить две главные особенности управленческого документооборота – ориентация на пользователя информации и оперативность предоставления данных. Ориентация на пользователя информации – определенного менеджера организации – характеризует сущность управленческого документооборота. При этом потребности менеджеров в информации для принятия решений и контроля будут зависеть, во-первых, от функциональной области, в которой они специализируются, во-вторых, от их положения в организационной структуре предприятия. В связи с этим, система управленческого документооборота в конкретной организации может быть построена различными способами, учитывающими эту специфику

Однако управленческий документооборот – это скорее подход к организации информационной системы предприятия, ориентированной на пользователя, чем какая-либо универсальная методика. Система управленческого документооборота может не соприкасаться с бухгалтерией и не оперировать финансовыми показателями. Решение о конфигурации системы управленческого документооборота должен принимать руководитель организации, исходя из существующих потребностей в информации для нужд управления и имеющихся ресурсов, которые могут быть использованы для построения внутренней информационной системы.

Вторая особенность управленческого документооборота – оперативность – обусловлена тем, что информация для нужд принятия решений и контроля будет полезна только в том случае, когда она своевременно передается пользователям. При построении сложных систем управленческого документооборота, охватывающих все уровни управления, требование оперативности диктует необходимость автоматизации документооборотных процедур, поскольку ручная обработка данных не позволяет обеспечить своевременность получения информации.

Работоспособная система управленческого документооборота обязательно должна включать в себя следующие основные элементы:

Центры (зоны) ответственности;

Контролируемые показатели;

Первичные документы управленческого документооборота;

Документооборотные регистры для группировки данных;

Формы управленческой отчетности;

Документооборотные процедуры сбора, обработки и представления информации пользователям.

Организация документооборота по центрам ответственности позволяет измерять результаты деятельности линейных менеджеров, оперативно отслеживать отклонения фактических значений показателей от целевых и выявлять их причины (управление по отклонениям). Под центром ответственности мы понимаем должностных лиц организации, которым делегированы полномочия и ответственность за выполнение определенных функций управления и для которых установлены целевые значения контролируемых показателей. К примеру, при построении управленческого документооборота в сфере финансов, могут выделяться центры ответственности за доходы и затраты, прибыль и инвестиции. Если система управленческого документооборота ограничивается отдельным структурным подразделением предприятия, то центры ответственности могут быть выделены по результатам декомпозиции функциональных областей деятельности. Например, в службе Главного инженера на промышленном предприятии могут быть выделены центры ответственности за достижение целевых показателей в таких областях, как: технологическое обеспечение; промышленная безопасность и экология; техническое обслуживание и ремонт оборудования; техническое развитие и прикладные научные исследования; обеспечение производства определенными ресурсами (электроэнергия, газ вода и др.).

Для того чтобы данные управленческого документооборота формировались целенаправленно, необходимо четко определить состав контролируемых показателей по центрам ответственности. При этом должны быть выполнены следующие действия:

1. Определение основной цели деятельности подразделений организации, которые охватываются системой управленческого документооборота. Цель деятельности подразделения определяется общей (стратегической) целью организации.

2. Декомпозиция основной цели деятельности на составляющие ее подцели и задачи. В результате декомпозиции получается набор задач, каждой из которых может быть поставлен в соответствие измеритель достижения результатов – показатель. При этом также происходит разделение подцелей и задач по уровням управления (стратегия, планы по реализации стратегии, бюджеты). В зависимости от потребностей менеджмента, управленческий документооборот может формировать показатели как для всех уровней управления, так и для какого-то отдельного уровня управления (например, документооборот по бюджетным показателям).

3. Далее по каждой задаче определяется набор показателей, отражающих результат ее выполнения. Практика показала целесообразность выделения двух групп показателей: ключевых и вспомогательных. Ключевые показатели оценивают деятельность предприятия (подразделения, службы и т.п.) в целом, то есть характеризуют степень достижения основной цели. Вспомогательные показатели, отражают степень выполнения требований и ограничений по достижению целей. Например, в функциональной области "экология" в качестве ключевого показателя может быть выбран уровень выбросов в атмосферу, а как вспомогательный – отклонения от установленных нормативов выбросов в окружающую среду.

4. После разработки множества контрольных показателей необходимо распределить их между выделенными ранее центрами ответственности. При этом устанавливается соответствие между составом решаемых задач в рамках центра ответственности и измерителями конечного результата его деятельности.

5. Завершающим этапом является определение целевых значений контрольных показателей, что является предметом планирования. Они могут выступать в качестве показателей, отражающих результат выполнения планов (например, значения доходов, затрат, прибыли в финансовом плане), либо выступать в качестве отправной точки для разработки планов. Например, определение целевого уровня рентабельности продаж служит основанием для разработки плана мероприятий по его достижению. Задача управленческого документооборота – формирование фактических данных о значениях контролируемых показателей и предоставление их заинтересованным лицам внутри организации.

Другим важным моментом является определение документооборотных периодов, то есть интервалов времени, по окончании которых становится доступной информация о значениях контролируемых показателей. Очевидно, что чем короче будут документооборотные периоды, тем выше оперативность управленческого документооборота. Вместе с тем, следует учитывать, что выбор коротких документооборотных периодов существенно усложняет процедуры управленческого документооборота, увеличивает его трудоемкость и выдвигает повышенные требования к профессиональной подготовке и интенсивности труда персонала, занятого в документооборотном процессе.

Постановка управленческого документооборота в организации должна быть инициирована высшим руководством, которое предварительно должно осознать свои потребности в получении информации для нужд управления. Для постановки управленческого документооборота целесообразно создать рабочую группу, руководитель которой должен обладать значительным авторитетом внутри организации, при этом ему предоставляются широкие полномочия в части получения необходимой информации от подразделений. Как правило, процесс формализации потребностей и постановки управленческого документооборота происходит с участием внешних консультантов, которые также входят в состав рабочей группы.

В процессе постановки управленческого документооборота в организации необходимо решить следующие задачи:

Определение функциональных областей, в которых предполагается построение или реструктуризация управленческого документооборота;

Выявление элементов существующего в организации внутреннего документооборота в рамках выделенных функциональных областей и оценка их адекватности реально протекающим хозяйственным процессам, а также информационным потребностям менеджмента;

Разработка концепции управленческого документооборота в организации и плана мероприятий по его построению;

Разработка структуры зон ответственности менеджеров;

Определение основных элементов системы управленческого документооборота и их регламентация;

Внедрение системы управленческого документооборота в организации и консультационное сопровождение процесса внедрения.

Оперативное хранение документации

С момента разработки документа (заведения дела) и до передачи в архив документы (дела) должны храниться в офисе фирмы или в специально отведенном для той цели помещении.

Дела должны располагаться вертикально в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и ограничивающих свободный доступ к ним. Хранить документы в рабочих столах более одного дня запрещается. Запрещается оставлять документы неоформленные и с грифом "конфиденциально" на рабочих местах без присмотра.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с Номенклатурой дел, копию которой размещают на дверце шкафа с внутренней стороны или на другом особо отведенном месте. На корешках обложек дел указываются номера дел по Номенклатуре дел.

Ответственность за организацию оперативного хранения документов и дел возлагается на руководителя фирмы.

Руководители направлений несут ответственность за сохранность документов по соответственным направлениям.

Секретарь-референт или специально назначенное лицо несет ответственность за сохранность всех документов и дел фирмы в пределах должностных обязанностей. Выдача дел сторонним организациям производится только с разрешения руководителя фирмы.

Изъятие документов из дел производится только с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

Номенклатура дел. Виды номенклатур

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, журналов, картотек и каталогов, заводимых в фирме, с присвоенными им индексами и указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел разрабатывается в целях обоснованной классификации документов, закрепления индексации дел и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Фирма разрабатывает форму Номенклатуры дел, обязательную для применения всеми службами и направлениями деятельности фирмы.

На разных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее, документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам.

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

По названию видов документов ("Акты", "Приказы" и т.д.);

По объектам, фирмам-контрагентам ("Документы по совместной деятельности с АО … за 19…г.");

По корреспондентам, с которыми ведется переписка ("Переписка с АО … по финансовым вопросам за 19…г.");

По грифу ограничения доступа к документам ("КТ", "Конфиденциально"), содержащих коммерческую тайну.

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона и т.д.

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой фирмы. Номенклатура дел разрабатывается (уточняется) в конце каждого календарного года по установленной форме, переоформляется, утверждается и вводится в действие с 1 января на очередной календарный год. Номенклатуру дел разрабатывает секретарь-референт или архивист предприятия.

При разработке Номенклатуры дел используют следующие документы:

Учредительные документы фирмы;

Положения о функциональных службах и направлениях деятельности;

Структура и штатная численность фирмы;

Штатное расписание фирмы;

Номенклатура дел прошлых лет;

Существующие картотеки, каталоги, журналы и другие документы фирмы;

Действующий перечень типовых документов с указанием сроков их хранения;

Действующие основные правила работы ведомственных архивов;

Действующие нормативно-методические документы.

Номенклатура дел подписывается секретарем-референтом, визируется всеми руководителями направлений, предоставивший проекты в сводную номенклатуру дел и утверждается генеральным директором фирмы.

Номенклатуру дел фирмы оформляют на общем бланке и печатают в трех экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у секретаря-референта;

второй экземпляр – используется секретарем-референтом в качестве рабочего;

третий экземпляр – используется в Архиве фирмы.

По требованию руководителей направлений секретарь-референт направляет им выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

Номенклатура дел, как правило, содержит сведения, составляющие коммерческую тайну фирмы, и должна оформляться с проставленным реквизитом "гриф ограничения доступа". Соответственно организуется порядок ее хранения и формирования.

Номенклатура дел подразделяется на индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории учреждений, организаций и предприятий с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы (ведомства, отрасли). Примерные номенклатуры дел – обязательный характер. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими учреждениями (ведомствами) и служат основой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях и обязательно согласовываются с архивными учреждениями.

Следует различать также номенклатуру для структурного подразделения и сводную номенклатуру, которая состоит из номенклатур для структурных подразделений.

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

Единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

Применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

Стабильность индексов дел;

Сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

1) не допускать употребление в заголовке дела неконкретных формулировок;

3) заголовок дел составляют из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида документов дела (например, журнал регистрации или разновидности документов дела (например, приказы, акты и т.д.), справочная картотека, переписка);

в) адресат или корреспондент документа (название фирмы, которой будут адресованы или от которой будут получены документы); (например, переписка с фирмой "Слезы ада");

г) краткое содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмой "Аист" по совместной деятельности);

д) название территории местности, с которой связано содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмами г. Вашингтон, США);

е) дата (период), к которым относятся документы дела (например, журнал регистрации входящих документов за 1997 год);

ж) указание на копийность документов дела (например, решения местных органов власти. Копии);

4) для договорных и отчетных документов в заголовке указывают временной период (например, квартальные отчеты по финансированию);

5) для переписки в общем случае указываются корреспондент и вопрос;

6) в заголовках личных (персональных), арбитражных, патентных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "Дело", например, "Дело по патентованию способа резки бумаги";

7) в заголовках дел, содержащих документы разного вида, по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", затем указывается, по какому вопросу, и в скобках перечисляются основные виды документов (например, документы о подготовке к международной выставке (списки экспонатов, справки участников, проспекты фирм, переписка и т.д.)).

В течение года в утвержденную номенклатуру дел допускается вносить сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

По окончании календарного года Служба ДОУ фирмы в конце Номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

1. Номинальный признак.

Основание для формирования документов в дело по номинальному признаку служит название их разновидности.

Пример: "Приказы", "Протоколы", "Акты", "Письма".

2. Предметный признак (предметно-вопросный), отвечающий на вопрос о чем документы дела.

Основание для формирования документов в дело по предметному признаку служит содержание документов. В одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.

Пример: "Документы по внедрению новых форм оплаты труда. Положения, приказы, акты."

Этот признак целесообразно использовать при группировке в дела документов одного автора.

Пример: "Протоколы совещаний Дирекции фирмы "Имя фирмы".

4. Корреспондентский признак.

Корреспондентский признак используется при группировке переписки. При этом в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка или раскрывается содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Переписка: "Переписка с фирмой "Маяк", "Переписка с фирмами о совместной деятельности".

5. Территориальный признак (используется редко, документы нескольких авторов или корреспондентов).

Пример: "Переписка с фирмами Дании по вопросам поставки продукции".

6. Хронологический признак.

Применяют его при группировке документов за определенный период одного делопроизводственного года, но есть и дела "переходящие", т.е. такие, в которых подшиты документы за несколько лет.

Пример: "Ответы специалистов фирмы по командировкам за 1998 год".

7. Допускается заведение дел по комплексному признаку.

Например, планово-отчетные документы группируют в дела по номинальному, авторскому, предметному и хронологическому признакам одновременно.

Пример: "Квартальные отчеты фирмы "Маяк" по основной деятельности за 1998 год".

Выбор классификационной схемы номенклатуры дел должен основываться на учете организационно-структурного построения аппарата организации и выполняемых им функций.

Классификационными делениями (разделами, подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры учреждения, так и управленческий функции или направления деятельности учреждения. Так, примерная номенклатура для лицея построена по направлениям деятельности. Ее разделами являются: дирекция, учебно-производственная работа, производственное обучение, учебно-воспитательная работа, общеобразовательная подготовка, физическое воспитание, военная подготовка, хозяйственная часть, бухгалтерия, библиотека, профсоюзный комитет. В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схемам, ее разделами и подразделениями являются управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней по их значимости. За ними располагаются разделы характеризующие деятельность учреждения на общественных началах и деятельность его общественных организаций.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах структурных подразделений.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дополнительно. С этой целью в каждом разделе номенклатуры предусматривают резервные номера – пробелы. Заголовки дел на основе определения документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждения.

Формирования дел

Формированием дел называется группировка документов в делах в соответствии с номенклатурой.

Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов, в канцелярии учреждения, организации, предприятия.

Секретари структурных подразделений или лица, ответственные за работу с документами, группируют в дела исполненные документы по профилю своего подразделения. Не рекомендуются формирование и хранение дел исполнителями, так как это затрудняет контроль за исполнением документов, справочно-информационную работу с ними. Кроме того, исполнители не всегда знакомы с правилами формирования дел, что приводит к нарушению состава и объема документов дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) Требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело.

2) Следует помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с индексами и заголовками дел по номенклатуре, с правильно оформленными реквизитами и их наличием.

Пример: все документы, касающиеся выполнения конкретного договора (договор, календарный план, протокол соглашения о договорной цене, техническое задание, акты приемки-сдачи этапов и др.) размещаются вместе.

4) Приложения следует помещать вместе с основными документами, независимо от даты их составления, утверждения и копийности.

5) Следует группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных и личных дел.

6) Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно.

7) Машинограммы следует помещать в дела на общих основаниях.

8) Запрещается помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние и неподписанные экземпляры, черновики, размноженные копии.

9) Дело не должно превышать 250 листов, а его толщина – 40 мм.

10) Подлинники следует отделять от копий.

Исключение:

а) копии ответственных писем подписывают вместе с инициативными, копии инициативных – с ответственными;

б) копии документов, утверждаемых приказами или протоколами, подшивают вместе с оригиналами приказов, протоколов;

в) копии приложений формируют вместе с оригиналами сопроводительных писем.

11) Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных.

12) Утвержденные штатные расписания формы следует отделять от проектов и переписки по их утверждению.

13) Приложения большого объема (документы к заседаниям коллегии – повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решения и т.д.) следует группировать в отдельные тома.

14) Документы внутри дела располагают в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и т.п.

15) Распорядительные документы, протоколы, акты следует размещать в деле в хронологической последовательности в порядке их номеров с относящимися к ним приложениями.

16) Положение, инструкции, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и их следует группировать вместе с указанными документами.

17) Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

18) Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, следует формировать в личные дела соответствующих сотрудников.

19) Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

20) Плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Пример: пан на 1994 год, составленный в 1993 году, должен быть отнесен на 1994 год, отчет за 1992 год, составленный в 1993 году, следует формировать в дело за 1992 год.

21) Документы в отчетах следует располагать в следующей последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения.

Пример: пояснительная записка к отчету, баланс, приложения к балансу.

22) Документы, подготовленные к собраниям, заседаниям, совещаниям (доклады, сообщения, информация, расчеты, обоснования и др.) помещают после соответствующих протоколов в порядке рассмотрения вопросов.

23) Переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ – ответ помещают за документом – запросом.

24) Копия исходящего сопроводительного письма может подшиваться в дело без копий приложения, т.е. не обязательно делать копии копий.

25) Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документу ("Конфиденциально") формируют отдельно от документов без этого реквизита.

26) При хронологической последовательности расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы подшивают в начале дела.

27) Вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения того или иного вопроса, совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления, исполнения).

28) Справки с места жительства "медицинские справки" о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

29) Лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

30) Предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно, их рекомендуется располагать в хронологическом или алфавитном порядке.

31) Каждое заявление или жалоба и документы по их рассмотрению должны составлять в деле самостоятельную группу. В случае повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они должны быть подшиты в данную группу документов.

32) Документы по переписке следует группировать в дела за период календарного или учебного года (для учебных заведений).

33) В случае возобновления переписки по отдельному вопросу документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по данному вопросу.

34) Особую группу дел составляют дела с документами на открытия, изобретения.

35) На каждую поступившую заявку о выдаче авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы: внутренняя опись документов, находящихся в деле; заявление о выдаче авторского свидетельства (патента) на изобретение, описание предполагаемого открытия, изобретения; чертежи; справка о приеме заявки к рассмотрению; дополнения и исправления к описанию изобретения (открытия) и чертежи; заключение о наличии новизны в открытии (либо ее отсутствии); заключение о полезности предполагаемого изобретения; данные экспертизы на новизны; решение о выдаче авторского свидетельства или патента на изобретение; публикации в Бюллетене изобретений; переписка по заявке на изобретение (открытие).

36) Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подписываются в дело первого года.

37) Если используются импортные папки по делам на протяжении нескольких лет, используются разделители по годам.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Архив предприятия выполняет следующие основные функции:

1) Комплектование Архива документами, образующимися в результате деятельности фирмы, их прием, систематизацию, учет и хранение документов и дел.

2) Выдача документов, дел и других материалов, хранящихся в Архиве, во временное пользование, выдача архивных справок, копий и выписок из документов, т.е. информационно-справочная работа по архивным документам предприятия.

3) Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства, а также в оформлении дел, подлежащих сдаче в Архив.

4) Организация взаимодействия с органами и органами Государственной архивной службы России при решении вопросов об отнесении документов фирмы к составу архивного фонда РФ, их учета, уничтожения, хранения в архиве фирмы или передача на хранение в государственные архивы в установленном порядке.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет.

Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок его хранения определяет само предприятие.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы, день и месяц составления значения не имеют. Так, например, переписка за 1990 г. с трехмесячным сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1.01.94 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и др.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. Срок хранения документов по личному составу (личные дела, личные картотеки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. – "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятия создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В результате работы ЭК документы подразделяются на две группы:

1) предназначенные для архивного хранения;

2) подлежащие уничтожению.

В фирме устанавливается следующий порядок подготовки документов к передаче в Архив фирмы на хранение для последующего использования:

1. Проведение экспертизы ценности документов.

2. Оформление дел, подлежащих хранению в Архиве.

3. Составление и оформление описей дел.

4. Передача дел в Архив.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

Документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдается в процессе формирования дела;

Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

Подшить в конце дела заверительный лист, где указывается количество листов в деле;

На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

На каждую группу дел составляются отдельные списки (№ 1 и № 2). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

Переплести дело или прошить его в четыре протокола;

Дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах храняться в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

Дела по личному составу предприятия (опись № 2);

Дела по основной (производственной) деятельности (опись № 1).

На каждую группу дел составляются отдельные списки (№ 1 и № 2). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, где в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу на уничтожение. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых а архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема передачи, а так же подписи участников приема-передачи.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя дела для заверительной надписи, а в начале дела – бланк внутренней описи, нумеруют в развернутом виде арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу, не задавая реквизитов документам.

Листы по каждому тому или части нумеруют отдельно. Иллюстрации нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивают и нумеруют в верхнем правом углу как один лист.

В начале дела помещается внутренняя опись.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизу ценности документов и составление актов о выделении к уничтожению документов и дел ЭК осуществляет на основе следующих групп критериев:

время образования документа;

2. Критерии содержания:

значимость события, зафиксированного в документе;

3. Критерии внешних особенностей документа:

юридическая достоверность документа;

наличие резолюций, пометок;

особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа;

особенности физического состояния документа.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Обложку дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляют следующим образом. На обложке дела указывают:

Наименование фирмы-учредителя (если имеется);

Организационно-правовую форму фирмы;

Наименование фирмы;

Наименование направления деятельности функциональной службы или структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

Заголовок дела;

Дата дела (годы заведения и окончания дела);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела;

Место для представления архивного шифра дела;

Гриф ограничения доступа.

Срок хранения дела переносят на обложку из номенклатуры дел фирмы.

Описи дел составляют отдельно на:

Дела постоянного хранения;

Дела временного (свыше 10 лет) хранения;

Дела по личному составу;

Дела, состоящие из специфических, фирменных документов;

Служебные внутрифирменные издания;

Дела с грифом "конфиденциально".

Опись дел составляют в 3 экземплярах:

1-ый передается в Архив с делами вместе;

2-ой прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии фирмы;

3-ий остается в фирме в качестве контрольного.

Выводы

Грамотная систематизация и хранение документов управленческого значения – есть залог эффективного, своевременного принятия необходимых управленческих решений. А от этого в свою очередь зависит жизнеспособность самой организации.

Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм человеческих организаций. По мере экономического развития и появления крупных организаций управление персоналом превратилось в особую функцию управления, требующую специальных правил и приемов работы.

В организациях были созданы специальные подразделения, состоящие из людей, занимающихся именно такой работой – секретариат.

С развитием научно-технического прогресса и усложнением организаций функции этих отделов постоянно расширяются.

Эффективность функционирования секретариата в современных организациях зависит, прежде всего, от двух важных факторов: профессиональной компетентности их сотрудников, и успешного взаимодействия с руководителями всех уровней.

Литература

1 Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии? -М.: ИНФРА-М,2005.-96 с.

2 Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы. – М.: АО Технолюкс-2, ДОДР, 2005.- 174 с.

3 Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: АО Бизнес-шк. Интел-Синтез, 2004.- 115 с.

4 Архипов В.Н., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно-распоряди-тельная документация: Учеб. пособие. – М.: Изд-во Стандартов, 1983. – 128 с.

5 Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в госаппарате: Учеб.пособие. – Казань: КГУ, 1989.- 184 с.

6 Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во Стандартов, 1999.- 160 с.

7 Веселов П.В. Профессия – секретарь. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2004.- 96 с

8 Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2003.- 74 с.

9 Власов Л.В. Секретарь-помощник руководителя. – Л.:Лениздат,1999.- 109 с.

10 Дашков Л.П. Данилов А.И. Предпринимательство и бизнес. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2005.-304 с.

11 Деловое досье фирмы: Краткое пособие по делопроизводству. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2003.- 88 с.

12 Демачев С.И., Кукина Е.И. Самоучитель машинописи: Практ. пособие. – М.: Высш. шк., 2005.- 240 с.

13 Документационное обеспечение деятельности предприятий. – М.: Бизнес-шк..Интел-синтез,2003. – 98 с.

14 Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. – М.: Московский рабочий.2003.-247 с.

15 Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке. – М.: Высш. шк., 2004.- 203 с.

16 Настольная книга секретаря-референта. – М.: Менеджер,2005.-217 с.

17 Настольная книга хозяйственного руководителя, предпринимателя, коммерсанта, бизнесмена. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2003.- 236 с.

19 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР,2004.-144 с.

20 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия на основе нового стандарта ГОСТ Р 6.30-97.-М.: ПРИОР,2005.-144 с.

21 Харрисон Д. Организация работы секретаря учреждения: Пер. с англ.- М.: Экономика, 1998.- 128 с.

Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании. Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать.

Какой документ регламентирует сроки хранения документов?

Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:

• перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
• перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
• отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
• федеральные законы.

Какие сроки хранения устанавливаются для документов, которых нет в перечнях?

Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии (ЭК), которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям.

Сроки хранения управленческих документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении:

• 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
• до минования надобности;
• до замены документа новым.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

Сроки хранения первичных документов

Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.

Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.

НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.

Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.

Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

Сколько лет хранятся документы временного и постоянного хранения?

Для удобного хранения первичных и организационных документов лучшим решением будет их классифицировать. Существуют 2 группы документов, которые отличаются между собой по сроку хранения:

• Документы временного срока хранения – до 10 лет, свыше 10 лет.
• Документы постоянного срока хранения – бессрочно.

Как устанавливается срок хранения документов временного и постоянного хранения?

Информация о минимальных сроках хранения временных и постоянных документов указана в типовых и ведомственных перечнях. Документ может иметь срок хранения «до минования надобности» (не менее 1 года). Срок хранения некоторых документов может быть установлен самой организацией, тогда как другие документы следует хранить не меньше 5 лет.

Что относится к документам постоянного хранения?

• приказы по основной деятельности;
• акты об уничтожении дел и утрате документов;
• номенклатура дел;
• штатные расписания;
• журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• описи дел постоянного хранения и по личному составу;
• целевые программы информатизации;
• ценники, тарифы на продукцию и услуги;
• уставные документы;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
• годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
• документы о приватизации;
• списки лиц, имеющих право на дивиденды;
• паспорта сделок;
• документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
• документы о благотворительной деятельности.

Какие документы относятся к документам временного хранения?

• акты о приеме выполненных работ;
• приказы по административно-хозяйственной деятельности;
• документы по государственным закупкам (кроме документов по крупным поставкам);
• путевые листы;
• первичные учетные документы;
• договоры подряда с юр. лицами;
• кассовые документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• счета-фактуры.

Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

В деятельности любой организации формируются документы, сохранность которых она должна обеспечить. Количество документов напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений.

Если пойти привычным путем

Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия , чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения . Эта работа называется составлением номенклатуры дел предприятия на следующий год .

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:

Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы.

Раньше их число было ограниченным. Достаточно было использовать в качестве справочников:

перечни документов с указанием сроков хранения, утвержденные Росархивом, и

типовые и примерные номенклатуры, которые часто разрабатывали по линии ведомств.

Когда «стабильное» советское время кануло в прошлое, нормативное регулирование, касающееся сроков хранения документов, стало усложняться и расплываться по бесчисленному количеству законов и подзаконных актов. И их единого утвержденного списка вам сейчас никто не даст!

Итак, посмотрим, как в настоящее время расширился первоначальный список документов, подлежащих анализу?

Перечни документов с указанием сроков хранения

Самым главным документом, на который мы должны опираться, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Он включает документы, которые образуются при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности. Сроки хранения документов , указанные в графе № 3, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Существуют и другие перечни:

ведомственные. Например:

• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»,

  «Перечень документов , образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»,

  «Перечень документов , образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.;

• «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», требования которого обязательны для исполнения всеми акционерными обществами;

  а вот успевший всем полюбиться «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения», который определял сроки хранения для специфической банковской документации, отменили, не введя взамен нового аналогичного документа. Поэтому кредитные организации продолжают пользоваться отмененным Переч­нем, но уже в качестве справочного пособия, ведь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ уже нельзя.

Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период (1 год, 5 лет, 75 лет и т.д.) или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Некоторые бумаги предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации людей и ценностей в случае чрезвычайных ситуаций). Во всех этих случаях мы сразу понимаем, что делать с описанными документами, подшитыми в дело.

Но существуют еще:

отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел

Типовые номенклатуры дел сейчас по-прежнему существуют.

Нам известны примеры их ведомственного использования: «Примерная номенклатура дел регионального таможенного управления», «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения системы Минобразования России», «Примерная номенклатура дел районных, городских служб занятости», «Примерная номенклатура дел территориального налогового органа Российской Федерации».

Некоторые крупные корпорации тоже разрабатывают свои примерные номенклатуры дел , на которые могут ориентироваться входящие в их состав организации. Это позволяет управляющей компании максимально обезопасить себя от ошибок при определении сроков хранения тех или иных документов на местах. Ведь, как мы покажем ниже, нормативная база по этому вопросу часто бывает недостаточна или даже противоречива.

В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов или когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Использование отметки «ЭПК» в примерных номенклатурах нужно свести к минимуму - лучше переформировать дела и установить для них конкретные сроки хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел , имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение.

Анализ действующего законодательства и подзаконных актов министерств и ведомств

Сейчас сроки хранения отдельных документов устанавливаются не только в специальных перечнях, но и в законодательных и подзаконных актах, состав которых не систематизирован и постоянно пополняется. Наши специалисты по управлению документами уже давно столкнулись с этой проблемой. Ситуацию усложняют и имеющиеся противоречия.

Так, сроки хранения бухгалтерских документов определены в нескольких законодательных актах. По Налоговому кодексу - 4 года, по закону о бухгалтерском учете документы должны храниться не менее 5 лет , а для акционерных обществ установлены еще более длительные сроки хранения. Постараемся разобраться в этой проблеме подробнее:

Фрагмент документа

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, расходы и уплаченные / удержанные налоги.

Для детализации положений статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» ФКЦБ России издал постановление от 16.07.2003 г. № 03-33/пс, которое утвердило «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее по тексту - Положение). Оно устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ , в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения . Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Поэтому все они постоянно, т.е. без ограничения сроков, должны хранить бухгалтерские балансы и годовые отчеты (хотя по закону ­о бухгалтерском учете, напомним, бухгалтерская отчетность должна храниться 5 лет).

Берем на вооружение риск-менеджмент

Самостоятельное снижение сроков хранения документов , установленных нормативными документами, чревато неприятными последствиями. А вот увеличивать для своих документов предписанный свыше срок жизни можно. Кроме того, чтобы перевести абстрактную формулировку «до минования надобности» в конкретное количество лет, без экспертизы ценности документов не обойтись.

Для ее осуществления в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав включаются наиболее опытные специалисты, хорошо знающие состав и содержание образующихся документов, а также значение и ценность заключенной в них информации. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии, как правило, назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) ­хранения для передачи в архив организации;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «до минования надобности», подлежащими дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Основная сложность по определению сроков хранения документов на этом этапе - учет всех ситуаций, в которых отсутствие документов может привести к материальным или иным потерям. Как сделать это наиболее рационально? Для работы в ситуации неопределенности разработана специальная методология управления. Мы предлагаем вам воспользоваться риск-менеджментом .

Классика жанра

Для понятия «риск» существует множество определений. В теории управления проектами под ним подразумевают событие, которое может наступить с определенной вероятностью и может повлечь как положительные, так и отрицательные последствия.

Риску присущи следующие атрибуты:

важность, которая обычно измеряется по 3- или 5-балльной шкале (чем выше балл, тем важнее);

степень вероятности тоже измеряется в числах (от 0 до 1, где 0 говорит о невозможности наступления события, а 1 - о его неотвратимости; тогда, например, 0,05 - это 5-процентная вероятность наступления события).

Сначала экспертным путем для каждого из них определяются важность и степень вероятности, а потом эти два числа умножаются. По полученным данным можно произвести ранжирование рисков, что позволит выявить наиболее приоритетные из них.

Управлять риском можно по-разному: вы можете затратить усилия на его устранение, минимизацию или сделать ставку на усиление (это актуально для рисков, приносящих положительный эффект). Борьба с рисками - дело затратное, поэтому в первую очередь следует управлять рисками , имеющими наибольший приоритет! По общему правилу, управление рисками проекта приводит к его удорожанию примерно на 15%.

Управление рисками в целом имеет своей целью решение следующих задач:

Выживание компании. Для достижения этой задачи стараются удержать издержки и другие параметры организации в границах, которые позволяют сохранить фирму как работающую и прибыльную. Грамотная работа с одними издержками не может гарантировать прибыльности. Например, утрата банкиром доброго имени и доверия клиентуры приводит к невозможности бизнеса, даже очень хорошо организованного и потенциально высокоэффективного.

Приемлемый уровень беспокойства. Иногда эту задачу называют еще «обеспечением покоя и нормального сна». Ее обычно ставят владельцы фирмы или высшее руководство. Хотя, конечно, все, кто так или иначе заинтересован в судьбе компании, должны спать по возможности спокойно. Это, в конечном счете, гарантирует социальный мир.

Стабильность доходов. Можно трактовать эту задачу как стабильность благосостояния всех сторон, заинтересованных в компании.

Приемлемая непрерывность работы (задача риск-менеджмента - не допустить сбоев и остановок, которые чреваты гибелью компании) и целесообразный темп роста фирмы .

Социальная ответственность. Некоторые обстоятельства могут подо­рвать способность компании быть достойным членом общества. И если маленькие предприятия не всегда задумываются об этом, ­то заметные игроки рынка уже уделяют этой задаче должное внимание.

Удовлетворение требований извне. При организации работы с документами эта задача включает подготовку и сохранение документов, необходимых для юридической защиты в случае судебных разбирательств, а также для предъявления контролирующим органам (налоговым, таможенным и др.).

Экономичность, т.е. удержание себестоимости риск-менеджмента на уровне, минимально достаточном для нормальной работы компании.

Управлять документами нужно так, чтобы свести к минимуму негативные последствия случайных и злонамеренных событий. И в момент проведения экспертизы ценности документов (по истечении законодательно определенного срока хранения) экспертной комиссией нужно всесторонне оценить важность дальнейшего хранения документов с точки зрения всех задач управления рисками .

Как показывает опыт, набор рисков индивидуален для каждой организации. Хотя можно выделить нечто общее. Итак, какие ситуации возникают достаточно часто?

Риски утраты бухгалтерских документов

При работе с бухгалтерскими документами необходимо решать практически все задачи риск-менеджмента. Но главная из них - документальное подтверждение законности и обоснованности доходов и расходов ­предприятия при проведении проверок налоговой инспекции.

Существуют ситуации, когда общий срок хранения бухгалтерских документов, определяемых законодательством, недостаточен для полного обеспечения защиты интересов организации.

Для начала поясним понятие «дебиторская задолженность», которое используется налоговым законодательством. В реальной практике нередко возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не имеет возможности взыскать долги с контрагентов. В этом случае и возникает дебиторская задолженность (не организация должна деньги, а ей должны). Бывает, что дебиторская задолженность «зависает» на долгие месяцы, а может быть, и годы.

Как правило, подобные ситуации возникают вследствие неплатеже­способности должника.

Но возможна и другая причина - недобросовестный предприниматель (налогоплательщик) таким образом может вывести довольно значительные денежные средства из-под налогообложения. Например, товар поставлен, но его оплата была сделана не на расчетный счет или в кассу предприятия, а «неофициально». В налоговом учете компании «убыток» от такой сделки уменьшает полученную предприятием прибыть - в результате размер налоговых платежей в бюджет снижается.

Казалось бы, такого рода ситуации должны встречаться как редкое исключение, но налоговые органы о них помнят - проявляют бдительность и недоверчивость, от которой страдают и добросовестные компании . Действующее законодательство о бухгалтерском учете и налогообложении содержит особые правила учета и списания дебиторской задолженности, которая в обозримом будущем не будет погашена.

Арбитражная практика показывает, что суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих возникновение дебиторской задолженности, даже если срок хранения таких документов (5 лет) уже истек. А если вы не сможете их предоставить, то, увы, придется платить доначисленный налог на прибыль, которую вы и в глаза не видели, а также штрафы и пени.

Предлагаем вспомнить обещанный законом о бухгалтерском учете срок хранения первичных бухгалтерских документов продолжительностью в 5 лет. А после этого произвести несложный арифметический подсчет, чтобы вычислить период, в течение которого вам могут понадобиться ­бухгалтерские документы.

Еще раз подчеркнем: сложность возникает, если в деятельности организации возник убыток. Согласно правилам налогового учета он списывается в течение 10 лет. Учитывая, что налоговая проверка может проводиться за 3 прошедших года, необходимый срок хранения таких документов ­вырастает до 13 лет.

А в ситуации, когда убыток возник вследствие списания дебиторской задолженности (а ее списание допускается не ранее, чем через 3 года после возникновения), срок возрастает до 16 лет! Реально может потребоваться еще больший срок хранения , т.к. 3-летний срок отсчета для определения срока списания дебиторской задолженности может откладываться, если дебитор хоть как-то ­подтверждает свои обязательства (например, ­подписывает акт сверки расчетов).

А если документов не будет - вывод налоговой инспекции о необоснованном списании расходов на себестоимость, занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, штрафы за неуплату налогов и пени за весь период неуплаты. Сколько же их набежит за 16-то лет?!

При оценке сроков хранения бухгалтерских документов следует ­учитывать также многофункциональность таких документов .

Например, счет-фактура, помимо использования при исчислении НДС, может содержать номер таможенной декларации, который понадобится таможенным органам.

Если предприятие закупило партию товара в качестве сырья для производства, в дальнейшем номер таможенной декларации ему не понадобится. Но если вы приобрели товар у импортера и со временем собиретесь его перепродать, то на вопросы таможенных органов об источнике поступления товара вы сможете ответить только при помощи счета-фактуры (лишь там останется номер ­таможенной декларации, по которой товар был ввезен на территорию России).

Риски утраты договоров

Даже такой относительно простой вид договоров, как договоры купли-продажи, создает немало проблем при определении сроков их хранения.

Эти документы необходимы для подтверждения права собственности.

Если анализировать договоры купли-продажи с точки зрения «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранении», то такие документы следует хранить 5 лет после перехода права собственности. Реально же данные договоры следует хранить все время владения приобретенным имуществом, а иногда и дольше. Все зависит от вида имущества и ситуации.

Если речь идет о недвижимости, то:

При налоговой проверке договор купли-продажи может потребоваться для подтверждения правильности расчета первоначальной стоимости основного средства и расчета амортизационных отчислений.

Когда эту недвижимость продают, документы необходимы для определения себестоимости операции продажи, расчета прибыли по сделке и обоснования расчета налога на прибыль. С этого момента на документ распостраняются требования о сроке хранения документов для документального подтверждения расходов в целях налогообложения. Если организация не сможет подтвердить цену, по которой куплено имущество, налог на прибыль придется платить со всей суммы дохода от продажи имущества без учета затрат на его приобретение.

Если объектом купли-продажи выступают ценные бумаги, то для этого вида собственности действительно все, сказанное о недвижимости.

Но есть и специфические моменты. Если ваша организация не сможет подтвердить свои права на владение акциями, то ее ожидают:

финансовые потери (это и стоимость самих акций, и доходы, которые по ним можно было бы получить),

утрата контроля над предприятием, акциями которого владеет организация.

В ситуации активного рейдерства, которая сложилась в нашей стране, утрата договора купли-продажи долей в уставном капитале общества или акций может быть успешно использована против вас.

Если объектом купли-продажи является транспортное средство , в любой момент эксплуатации могут потребоваться сведения о его истории, о стоимости покупки.

По поводу инвестиционных договоров в законодательстве присутст­вует пробел. Этот тип договора вы не найдете в Гражданском кодексе. ­Соответственно, он не упоминается и в других нормативных документах.

Срок хранения таких договоров необходимо устанавливать сугубо ­индивидуально и очень тщательно определять последствия утраты договора .

Фактически их нужно хранить все время, пока вложенные инвестиции не возвращены и не истек срок давности по всем видам взаимоотношений, возникших в ходе работы по такому договору.

Анализ рисков утраты всех видов договоров - тема отдельной статьи. Поэтому основное внимание мы уделили самым распространенным договорам купли-продажи. А сейчас переходим к рассмотрению рисков утраты следующих групп документов .

Риски утраты конкурсной документации

Если основной объем госзакупок идет через конкурсы и тендеры, конкурсная документация является дополнительной документацией, подтверждающей законность сделки. Кроме того, при возникновении каких-либо проблем с качеством приобретенных товаров или произведенных работ, при составлении судебного иска может потребоваться конкурсная документация для подтверждения соответствия или несоответствия закупленных товаров или услуг условиям проведения конкурса.

Срок хранения для такой документации определен законодательством 3 годами (см. статьи 28 и 37 Федерального закона от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»).

Риск утраты документов, необходимых при проверке или в ходе судебного разбирательства

Если установленный ранее срок хранения документов истек, но они могут понадобиться при проверке или в ходе судебного разбирательства, то такие документы уничтожать нельзя! Документ - это оружие в судебных разбирательствах и броня при проведении налоговых и иных проверок. Нельзя оставаться безоружными, когда речь идет о финансах и безопасности компании.

Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые бумаги из конкретной папки.

При определении сроков хранения документов , которые могут по­требоваться в судебных разбирательствах, необходимо отталкиваться ­от существующих сроков исковой давности.

А теперь предлагаем вашему вниманию забавную и при этом абсолютно реальную историю о том, как можно действовать, если при проверке все-таки обнаружилась нехватка каких-то документов.

Судебно-арбитражная практика

* * *

Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы - финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.

Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:

Как определить сроки хранения аудиовизуальной, звуковой и видеоинформации? Регламентирован ли срок хранения записей телефонных совещаний организации, переговоров?

Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?

1 Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел , законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что срок хранения документации организация определяет сама, но он не может быть менее 1 года.

2 От «бдительности» и недоверчивости налоговиков страдают и добросовестные налогоплательщики, которые не играют в «темные» игры, а действительно пали жертвой «неплатежа». И если тех, кому недоплатили миллионы рублей, может оказаться не так много, то тех, кому за несколько лет ведения хозяйственной деятельности кто-то что-то не полностью оплатил, - большинство!